Hybride werken VAC Antwerpen
Werkplekafspraken
Hieronder vind je de afspraken die gemaakt zijn op basis van de workshops met de ambassadeurs.
Flexibele werkomgeving
De werkomgeving is een ontmoetingsplek, gebruik ze om elkaar te zien, fysiek te vergaderen en (nieuwe) collega’s te leren kennen.
- Werkplekken delen: niemand heeft een vaste werkplek. Kies een werkplek die past bij je taken en voorkeuren.
- Afspreken: Is er geen plek naast je collega? Spreek af voor koffiepauze of lunch.
Clean desk en opruimen
Laat je werkplek leeg en proper achter voor de persoon na jou.
- Korte afwezigheid (<4 uur): Persoonlijke spullen mogen blijven liggen.
- Lange afwezigheid (>4 uur): Ruim je werkplek op voor anderen.
- Opslag: Gebruik een locker voor persoonlijke spullen, gebruik de kasten voor teammateriaal.
Telefonische permanentie
Maak onderling afspraken over de vaste plek voor permanentiediensten.
- Open werkplek: Voer telefonische permanentie vanaf een afgesproken plek in de open ruimte.
- Afgelegen zone: Kies een strategische plek voor de permanentie (bijvoorbeeld in een hoek van de vloer)
- Respect: Wees begripvol naar collega’s die vaak moeten bellen — hun werk is essentieel.
Vergaderen
In deze tijdelijke situatie hebben we een gelimiteerd aantal vergaderzalen.
- Tijdig plannen: Reserveer een ruimte zodra de vergadering vastligt, maar kies verstandig qua timing en grootte.
- Planning afstemmen: Maak afspraken met collega’s en andere teams over het gebruik van vergaderruimtes.
- Annuleren: Annuleer reserveringen als een vergadering niet doorgaat.
- Ruimtekeuze: Vermijd kleine groepen in grote ruimtes, kies alternatieven zoals cockpits of informele ruimtes.
Gesprekken in de open ruimte
Wees je bewust van je omgeving en verplaats je bij langdurige gesprekken naar een andere ruimte.
- Muziek luisteren? Draag een koptelefoon of oortjes als je in de open ruimte blijft zitten.
- Stiltehoek: Overleg met collega’s om een rustige hoek op de verdieping in te richten voor stiltewerk.
- Als je gestoord wordt door langdurige babbels, spreek collega’s rustig aan en zoek samen naar een oplossing.
Videovergadering (Teams)
Maak een logische keuze op het vlak van videovergaderingen.
- Actieve deelname: Gebruik een cockpit voor Teams-vergaderingen waarin je regelmatig spreekt.
- Meerdere aanwezigen: Kies een vergaderruimte als meerdere deelnemers in het gebouw zijn.
- Luisterend deelnemen: Gebruik je werkplek in de open ruimte met een headset om geluidsoverlast te voorkomen.
Hybride werken bij de Vlaamse overheid
We werken meer en meer samen met collega’s vanop verschillende locaties en op verschillende tijdstippen, waarbij het kantoorgebouw slechts één van de mogelijke werklocaties is. Om tegemoet te komen aan die nieuwe hybride werkrealiteit werden de huisvestingsprincipes in de gebouwen in beheer van Het Facilitair Bedrijf aangepast.
Wil je weten wat deze huisvestingsprincipes zijn? Neem dan zeker een kijkje op: Hybride werken - huisvestingsprincipes