Fysiek, digitaal of hybride vergaderen
Als personeelslid bij de Vlaamse overheid kun je op verschillende manieren samenwerken en vergaderen met je collega’s. De manier waarop je dat doet, hangt af van een aantal criteria. Op deze webpagina vind je tips en handvaten om je vergaderingen zo optimaal en efficiënt mogelijk in te plannen.
Voor wie?
- Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je bent op zoek naar handvaten om een fysieke, digitale of hybride vergadering te organiseren.
Efficiënt vergaderen
Vergaderen is één manier waarop je kunt samenwerken met collega’s. Maar vergaderen kan ook veel werktijd in beslag nemen. Denk daarom altijd goed na of een vergadering wel de juiste methodiek is. Stel jezelf de volgende vragen:
- Over welke taken of opdrachten gaat het?
- Over welke (digitale) hulpmiddelen beschik je?
- Wat wil je samen bereiken?
- Hoe belangrijk is interactie?
Als je de inzichten/invalshoeken van verschillende collega’s nodig hebt, dan kun je misschien beter asynchroon samenwerken (elk op het tijdstip dat het best voor die persoon past). Als je die inzichten extra wil verrijken met een ‘live’ gesprek, kun je vervolgens vergaderen.
Keuzemodel
Als je beslist dat een vergadering een goede optie is, doe je dit dan best fysiek, digitaal of hybride?
Dit keuzemodel helpt je hierbij op weg(PDF bestand opent in nieuw venster).
Algemene vergadertips
- Bepaal op voorhand waarom je vergadert. Een vergadering zonder doel is tijdverlies.
- Spreek op voorhand af welke vergaderingen fysiek, digitaal of hybride zullen plaatsvinden. Houd je hieraan en communiceer dit ook duidelijk naar de deelnemers, bijvoorbeeld bij het inplannen van de vergadering.
- Nodig de juiste deelnemers uit. Laat deelnemers die maar voor één agendapunt ‘nodig’ zijn alleen voor dit agendapunt aansluiten.
- Bezorg de agenda en documenten op voorhand aan de deelnemers van de vergadering.
- Geef de deelnemers op voorhand al een opdracht. Vraag hen expliciet om ‘output’ (commentaar, aanvullingen, opmerkingen, …) en vraag hen die te delen met de andere deelnemers.
- Begin stipt en laat een vergadering niet uitlopen of nodeloos lang duren. Als voorzitter van een vergadering houd je in het oog dat de kostbare tijd van de deelnemers optimaal gebruikt wordt.
- Zorg voor een pauze na ongeveer 50 minuten.
- Evalueer bij terugkerende vergaderingen regelmatig of alle deelnemers wel synchroon moeten deelnemen.
- Als de keuze gemaakt wordt voor een terugkerende vergadering, dan hoeft die keuze niet voor alle vergaderingen dezelfde te zijn. Een mooie oplossing kan zijn om de ene keer fysiek samen te komen en de andere keer digitaal. Punten die meer interactie vereisen kunnen gebracht worden tijdens de fysieke vergadering.