Gedaan met laden. U bevindt zich op: Digitaal samenwerken zonder stress Digitale tools, ICT-hulp en digitale veiligheid

Digitaal samenwerken zonder stress

Werk jij geregeld van thuis? Ben je op zoek naar meer informatie over digitaal samenwerken vanop afstand? Op deze webpagina lees je hoe je optimaal en stressvrij (samen)werkt met digitale IT-toepassingen.

Voor wie?

Tips voor personeelsleden

  • Stap 1

    Maak gebruik van digitale handleidingen, webinars en opleidingen om vlot aan de slag te gaan met IT-toepassingen:

    • Breng een bezoekje aan de digitale werkplek van de Vlaamse overheid en het leerplatform ‘Find, Watch, Do’(opent in nieuw venster). Hier vind je informatie en Nederlandstalige instructiefilmpjes over hoe je niet alleen met Teams, maar ook met alle andere onderdelen van de Office 365-omgeving aan de slag gaat.
    • Volg opleidingen in de module Leren van Vlimpers: communiceren met Teams, anders vergaderen, online samenwerken, ...
    • Gebruik de juiste toepassing op het juiste moment. Met Teams, Yammer en SharePoint kun je vlot en plaatsonafhankelijk werken, en is er toch verbinding over de grenzen van teams, afdelingen en organisaties heen. Maar wanneer gebruik je welke applicatie?
      • Teams gebruik je binnen je eigen team.
      • Yammer gebruik je over de teamgrenzen heen. Zo kun je informatie delen met andere collega's binnen de Vlaamse overheid.
      • SharePoint gebruik je voor het vinden en delen van waardevolle documenten.

    Leer in deze video meer over hoe je bovenstaande toepassingen optimaal inzet.

  • Stap 2

    Aarzel niet om hulp te vragen als het niet lukt om bepaalde applicaties te gebruiken.

    • Het Facilitair Bedrijf biedt ondersteuning bij het gebruik van Teams. Je kunt voor zowel functionele als technische vragen terecht bij de servicedesk(opent in nieuw venster).
    • Zoek een digicoach die jou op weg kan helpen en stap voor stap kan begeleiden, bijvoorbeeld telefonisch of via Teams. Dit kan bijvoorbeeld een collega van je zijn die goed overweg kan met IT-toepassingen.
  • Stap 3
    • Plan niet alle overlegmomenten vlak na elkaar in. Neem telkens de tijd om het overleg te verwerken.
    • Plan ook offline werkmomenten in. Tijdens deze momenten werk je niet samen met collega’s en doe je aan ‘singletasken’. Je werkt gedeconnecteerd en geconcentreerd aan 1 taak.
    • Plan regelmatig beweegmomenten en (micro)pauzemomenten in. Tijdens een korte beweegpauze kun je je hoofd weer leegmaken.
    • Zet na het einduur van je thuiswerkdag je digitale toepassingen bij voorkeur uit.
  • Stap 4
    • Bereid het overleg en de nodige documenten voor.
    • Zit tijdig aan je laptop en controleer of de gekozen overlegtool werkt.
    • Kies een rustige overlegplek. Vermijd achtergrondlawaai.
    • Verwittig je huisgenoten, zodat er op de achtergrond geen kinderen of andere huisgenoten in beeld komen/lawaai maken.
    • Draag neutrale, professioneel ogende kledij.
    • Als blijkt dat (een deel van) de vergadering niet relevant is voor jou, meld dit dan en vraag om de vergadering te verlaten.

    Goed om te weten: controleer vooraf je internetverbinding. Heb je een zwak contact?

    • Blijf in de buurt van je modem of gebruik indien mogelijk een kabel.
    • Schakel je camera uit.
    • Ga na of je huisgenoten ook online zijn.
  • Stap 5
    • Zorg dat je elkaar goed kunt horen. Geluid is belangrijker dan beeld.
      • Maak gebruik van een koptelefoon. Zo verminder je ruis en echo’s in de vergadering, en heb je een betere geluidskwaliteit.
      • Demp het geluid als je zelf niet aan het woord bent.
    • Stel je vragen via chat, of vraag het woord via handopsteking, zoals aangegeven door de gespreksleider.
    • Zorg voor een neutrale achtergrond, of vervaag die (in Teams).
    • Vermijd dat je gezicht over- of onderbelicht is. Je zit best niet voor een raam, maar het licht mag ook niet van recht achter je komen.
    • Zit dicht genoeg bij de webcam. Kijk in het oog van je camera, op ooghoogte, en niet naar jezelf.
  • Stap 6

    Als je je collega's gedurende langere tijd niet ziet, is ook digitaal, informeel contact belangrijk.

    • Plan samen met je collega’s informele overlegmomentjes in. Denk aan een start to work, koffiepauze, begin en einde van de werkweek, …
    • Je kunt privéweetjes die je anders aan de koffiemachine vertelt ook delen via Messenger of Whatsapp-groepjes. Houd er wel rekening mee dat er mogelijks veel collega’s meelezen.
  • Stap 7
    • Gebruik een hoofdtelefoon indien mogelijk.
    • Positioneer de camera optimaal bij een videogesprek: zet de laptop op een goede hoogte en afstand en vermijd voorover buigen.
    • Probeer regelmatig van houding te wisselen.
    • Houd ook af en toe een kort ‘stand-up’ overleg waarin je rechtstaat. Je kunt je laptop op een strijkplank of het keukenaanrecht plaatsen of rond wandelen.
    • Las regelmatig een beweegpauze in. Aangeraden wordt om na 30 minuten even recht te staan. Motiveer je collega’s om hetzelfde te doen.

    Lees meer over gezond telewerken.

  • Stap 8

    Reageer niet te snel of impulsief via e-mail. Zo vermijd je dat er zaken worden geschreven die harder of anders overkomen dan bedoeld, zeker wanneer er verschillende collega’s in cc staan. Telefoon kan in sommige gevallen een goed alternatief zijn.

Tips voor gespreksleiders

Onderstaande tips bevatten de belangrijkste principes om efficïent vanop afstand te vergaderen.

  • Beslis of een digitaal overleg nodig is

    • Beperk het aantal vergaderingen en vergader alleen wanneer dit nodig is. Vraag je af of een digitaal overleg nodig is. Overweeg ook e-mailalternatieven: informatieve punten kunnen bijvoorbeeld via mail verspreid worden met de vraag om te antwoorden indien gelezen. Ook een suggestieronde kan via mail plaatsvinden door middel van een kettingmail waarbij de ene collega de mail doorstuurt naar de andere.

    Houd rekening met de deelnemers

    • Plan het overleg in de Outlook-agenda tijdig in, met een link naar Teams.
    • Nodig de juiste collega’s uit. Houd het aantal beperkt, maar stuur het verslag achteraf door naar alle andere betrokkenen. Zijn mensen slechts nodig voor 1 agendapunt? Plan dit dan eerst in en laat de persoon de vergadering nadien verlaten.
    • Ga na bij je gesprekspartners via welk medium zij het liefst overleggen: Teams? Chat of video? Vergeet zeker niet de klassieke communicatiemedia zoals e-mail en telefoon.
    • Bekijk op voorhand of uitgenodigden het vergaderverzoek kunnen aanvaarden of niet, op basis van hun agenda en dagplanning.

    Bereid het overleg inhoudelijk voor

    • Bepaal het doel van het overleg (ter informatie, ter besluitvorming, …).
    • Stuur vooraf een agenda door en geef bij elk agendapuntje een korte uitleg. Waarover gaat dit punt? Wil je informeren en snelle feedback verkrijgen via een discussie, verwacht je een beslissing of is het een rondvraag?
    • Stuur voorbereidende documenten ruim vooraf door.
    • Zorg ervoor dat documenten die gedeeld worden tijdens het overleg vlot beschikbaar zijn.

    Leid het overleg in goede banen

    • Duid een gespreksleider aan. Die zorgt ervoor dat ieder agendapunt aan bod komt en dat er goede afspraken gemaakt worden. De gespreksleider treedt ook op als timekeeper.
    • Stel iemand aan die de vragen opvolgt en aan de gespreksleider voorlegt.
    • Vraag aan een collega om op afstand de kwaliteit van het geluid te controleren en feedback te geven.

    Extra tip: mogelijke invulling van een resultaatgericht teamoverleg
    Plan in het begin van de week een overleg in met je collega's. Laat iedereen via de chat 3 taken vermelden voor die week. Vraag elk teamlid om 1 tip te geven aan een collega om die bepaalde taak af te werken.

  • Houd rekening met de timings

    • Start op tijd. Wees als gespreksleider 5 minuten voor aanvang aanwezig om de deelnemers te verwelkomen.
    • Houd je aan de vooropgestelde tijd. Voor een digitale vergadering is 1 uur voldoende. Voorzie de eerste 5 minuten voor technische checks en afspraken.
    • Behandel de belangrijkste punten eerst of de punten met ad hoc deelnemers. Begin dus zeker niet met infopunten. Bespreek enkel wat relevant en zinvol is en een meerwaarde kan zijn. Parkeer minder relevante vragen en discussies, of bespreek ze als variapunt.

    Heb oor voor elkaar

    • Stel jezelf en alle sprekers voor bij het begin van een nieuwe toelichting.
    • Vraag aan de deelnemers om het geluid te dempen en enkel vragen te stellen via de chat of na handopsteking.
    • Luister goed naar elkaar en laat elkaar uitspreken. Merk je dat een collega moeilijk aan het woord komt? Help elkaar.
    • Heb je een vraag voor iemand specifiek? Begin je vraag dan met het noemen van diens naam. Zo weet die persoon dat de vraag aan hem/haar geadresseerd is, en weten de andere deelnemers aan het gesprek dat zij beter even stil zijn.
    • Voor overleg tot 10 deelnemers: voorzie een incheckmoment. Vraag bijvoorbeeld aan alle aanwezigen om met 1 woord aan te geven hoe ze zich voelen. Voorzie ook een uitcheckmoment en doe de ronde: wie wil kan nog een variapunt aanbrengen of even afscheid nemen.
    • Voor grote vergaderingen: voorzie een duidelijke rolverdeling. Duid een gespreksleider, timekeeper, technisch ondersteuner en moderator aan. Ga interactief te werk door gebruik te maken van de chatfunctie.

    Extra tip: als dit technisch mogelijk is, kun je een poll opstellen die de deelnemers invullen. Aan het einde van je uiteenzetting bespreek je de poll.

    En ook dit nog

    • Gebruik digitale applicaties om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten, … op te schrijven. Je kunt bijvoorbeeld je scherm delen of gebruikmaken van SharePoint.
    • Beëindig elk agendapunt en ook het overleg zelf met het overlopen van de gemaakte afspraken en wie wat doet.
    • Bedank de deelnemers voor hun inbreng en vraag naar feedback over de aanpak en het verloop van de vergadering. Gebruik die om in een volgend overleg toe te passen.
    • Maak na het overleg een verslag (verslag, besluitenlijst, actielijst) en stuur dit naar alle deelnemers en andere betrokkenen.
    • Spreek af waar het verslag en de bijhorende documenten worden opgeslagen (bijvoorbeeld: ontwerp in Teams, definitief verslag in SharePoint).
    • Stuur een to-do-lijst door binnen 24 uur. Gebruik die lijst als voorbereiding van het volgend overleg, en controleer ook tussentijds naar opvolging toe.

Contact

Agentschap Overheidspersoneel
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 - bus 50, 1000 Brussel