Ergonomisch werken met beeldschermen: beleid en procedure bij individueel advies
Ergonomie staat voor gezond, veilig en efficiënt werken door de taken en de werkplek zo goed mogelijk op de werknemer af te stemmen. Standaard kan je daarvoor al op heel wat hulpmiddelen rekenen, maar indien nodig kan je ook steunen op extra individueel advies.
Voor wie?
- Je bent aan de slag bij de Vlaamse overheid.
- Je werkt als beeldschermwerker (minstens 2 uur per dag)
Ergonomiebeleid van je entiteit
Je werkgever is verantwoordelijk voor je welzijn. Je hebt recht op een gezonde, veilige werkplek. Hoe die er precies moet uitzien in het geval van beeldschermwerk? Dat is bepaald in de Codex over het welzijn op het werk(PDF bestand opent in nieuw venster) (titel 2, boek VIII).
De entiteit waarbinnen jij aan de slag bent besteedt bij de opmaak van haar globlaal preventieplan en jaaractieplannen de nodige aandacht aan jouw ergonomie. Elke entiteit werkt daarvoor een intern afsprakenkader uit. Om hun ergonomiebeleid vorm te geven kunnen ze altijd steunen op de preventieadviseurs van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB).
Standaard voorzien
Om efficiënt en gezond te kunnen werken op je beeldschermwerkplek moet die aangepast zijn aan jou en je specifieke takenpakket. Daarvoor is minstens deze standaarduitrusting aanwezig:
- Een comfortabele bureaustoel (die minstens aan de eisen uit de Europese norm NBN-EN-1335 voldoet)
- Een in de hoogte verstelbare, voldoende grote werktafel (minstens 160 cm breed en 80 cm diep).
- Een of meerdere kwalitatieve, in hoogte verstelbare en voldoende grote beeldschermen en - indien nodig - een laptophouder.
- Een extern toetsenbord en externe muis.
- Een in de hoogte verstelbare documentenhouder als je regelmatig met papieren documenten werkt.
- Een laptoprugzak of -trolley als je op verschillende locaties werkt.
Individueel ergonomisch advies
Heb je last van fysieke of mentale, werkgerelateerde overbelastingsletsels of oogvermoeidheid? Dan is individueel ergonomisch advies aangewezen. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
- Stap 1
Informatie en zelfscreening
- Optimaliseer je kennis over beeldschermergonomie: volg een infosessie over kantoorergonomie, of check de informatie op intranet.
- Screen zelf je werkplek, werkwijze, werktaken, werktijden en werkdruk. Haal daarvoor de vragenlijst bij de GDPB. (Vulde je recent de vragenlijst ‘risicoanalyse beeldschermwerk’ van de GDPB in? Dan kan deze dienen als zelfsscreening.)
- Bespreek de resultaten van de zelfscreening (of risicoanalyse beeldschermwerk) met de ergocoach of de contactpersoon welzijn.
- Blijkt je werkpost niet te voldoen aan de standaarduitrusting? Dan volgt je entiteit dit verder op, conform het interne afsprakenkader.
- Voldoet je werkpost wel aan de standaarduitrusting, maar houden je klachten, ondanks het ergonomisch advies, aan? Dan raadpleeg je best de arbeidsarts.
- Stap 2
Consultatie bij de arbeidsarts
- Vraag om een spontane consultatie bij de arbeidsarts van de externe dienst voor preventie en bescherming (EDPB).
- Neem de resultaten van de zelfscreening of het individuele feedbackrapport van de risicoanalyse beeldschermwerk, foto’s van je werkplek en je werkhouding op je bureaustoel, en eventuele medische verslagen mee.
- Op basis hiervan stelt de arbeidsarts de nodige maatregelen voor :
- voorzien van specifieke ergonomische arbeidsmiddelen
- aanpassingen in de werkorganisatie
- ergonomisch advies van de preventieadviseur ergonomie
- De arbeidsarts noteert dit advies op het formulier voor de gezondheidsbeoordeling (FGB) en bezorgt dit aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie.
- Stap 3
Terugkoppeling van het advies
- Het Dienstencentrum Personeelsadministratie geeft het advies van de arbeidsarts door aan jouw directe leidinggevende.
- Jij of je leidinggevende koppelt het advies van de arbeidsarts ook terug aan het aanspreekpunt van de entiteit.
- De entiteit onderneemt, volgens het interne afsprakenkader, actie voor de maatregelen rond de aanpassingen van je werkorganisatie of de aankoop van specifieke ergonomische arbeidsmiddelen.
- Stap 4
Ergonomisch advies van de preventieadviseur ergonomie
- Gaf de arbeidsarts ‘ergonomisch advies van de preventieadviseur ergonomie’ aan op het formulier voor de gezondheidsbeoordeling? Dan zal het Dienstencentrum Personeelsadministratie deze informatie vertrouwelijk uitwisselen met het team ergonomie van de GDPB.
- De preventieadviseur ergonomie zal jou dan om de resultaten van de zelfscreening (of risicoanalyse beeldschermwerk) en foto’s van je werkplek vragen.
- Op basis hiervan beslist de preventieadviseur ergonomie welke acties nodig zijn: telefonisch advies, een werkplaatsbezoek, het testen van bepaalde arbeidsmiddelen, … Je kunt rekenen op advies over de inrichting en uitrusting van je werkplek, je werkwijze en de werkorganisatie.
- De preventieadviseur informeert daarna het aanspreekpunt van je entiteit en de arbeidsarts over het gegeven advies. De arbeidsarts zal dit dan noteren in je medisch dossier.
Let op: deze procedure voor individueel ergonomisch advies bij beeldschermwerk is niet van toepassing voor:
- de aanvraag van standaardarbeidsmiddelen voor je standplaats
- het voorzien van ergonomische arbeidsmiddelen bij telewerk
- het vervangen van defecte arbeidsmiddelen (zowel standaardmateriaal als eerder geadviseerde middelen)
- de aanvraag van specifieke arbeidsmiddelen voor werknemers met een erkende arbeidshandicap of chronische ziekte via een integratieprotocol.
In het interne afsprakenkader van je entiteit ontdek je tot welke persoon je je in deze gevallen moet richten.
Extra ergonomische arbeidsmiddelen
Raadde de arbeidsarts of de preventieadviseur ergonomie je tijdens een individueel ergonomisch advies arbeidsmiddelen op maat aan? Dan kan je die eerst komen testen, zodat we ze op jouw specifieke noden kunnen afstemmen.
- Ergonomische bureaustoel op maat
In het ergonomielokaal van de GDPB kan je ergonomische bureaustoelen op maat testen. De preventieadviseur ergonomie zal de stoel dan op jouw lichaamsmaten afstemmen en de verschillende functies en zitmechanismen uitleggen. Na de test geeft de preventieadviseur het meest geschikte model door aan het aanspreekpunt van je entiteit. - Ergonomisch IT-materiaal
Elke entiteit heeft zijn eigen interne procedure om ergonomische toetsenborden, muizen, … te laten testen. Dat kan bijvoorbeeld via de IT-dienst verlopen. Het team ergonomie volgt op welke ergonomische arbeidsmiddelen er op de markt zijn en adviseert de entiteiten erover in de informatiebrochure ‘ergonomisch werken met beeldschermen voor logistieke diensten’.
Jouw entiteit volgt de adviezen rond het aan te kopen ergonomisch materiaal op volgens het eigen interne afsprakenkader. Het aanspreekpunt van je entiteit houdt een overzicht bij van de adviezen en de genomen maatregelen en koppelt hierover tweemaal per jaar terug aan het team ergonomie van de GDPB.