Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met de Vlaamse overheid samenwerken, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, …

Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ in het verlengde van de ruime definitie van ‘onregelmatigheid’ in onze huidige rechtspositieregeling. Alle inbreuken op wetgeving die in Vlaanderen van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat dan om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.

• De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
• De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.

De regelgeving voorziet veilige meldkanalen binnen en buiten de organisatie.

• De interne meldkanalen zijn de lijnmanagers van de entiteiten en Audit Vlaanderen.
• Het externe meldkanaal is de Vlaamse Ombudsdienst.
• Klokkenluiders kunnen de informatie ook openbaar bekendmaken.

Als lijnmanager fungeer je als primair intern meldkanaal voor het ontvangen van klokkenluidersmeldingen. Het intern meldkanaal is het kanaal bij voorkeur. Deze rol ligt vast op basis van het Bestuursdecreet waarin een cascadesysteem is voorzien:

• Kan de inbreuk doeltreffend intern worden behandeld? En is de klokkenluider van mening dat er geen risico op represailles bestaat? Dan wordt de melding bij voorkeur intern gemaakt.
• Is dit niet het geval, dan kan de melding gemaakt worden bij de Vlaamse Ombudsdienst.

Audit Vlaanderen is hierbij een belangrijke partner. Audit Vlaanderen neemt, naast de lijnmanagers, ook de rol van intern meldingskanaal op voor de entiteiten van de Vlaamse overheid die onder het audituniversum vallen, en kan die entiteiten ondersteunen met uitgebreide onderzoeksbevoegdheden in het geval van mogelijke onregelmatigheden.

De rol van intern meldpunt is delegeerbaar. Je neemt die best op in het delegatiebesluit. Het is daarnaast verplicht om op de website van je entiteit duidelijk kenbaar te maken wie het aanspreekpunt is voor het intern meldkanaal. Je hebt hierbij de mogelijkheid om te werken met een algemeen e-mailadres, postadres en telefoonnummer.

Let wel: er zijn strenge vereisten voor gegevensbescherming. Daarom mag de rol slechts aan een beperkt aantal personen worden gegeven.

De invulling van het meldkanaal ligt formeel vast:

• Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail en brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. De melder heeft hierbij recht op een verslag.
• Binnen de 7 kalenderdagen dient de melder een ontvangstmelding te krijgen, binnen de 3 maanden de feedback.
• Het Bestuursdecreet geeft duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.
• Het intern meldpunt is verplicht om Audit Vlaanderen zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van ontvangen meldingen.