De functionele chef van de betrokken ambtenaar(1) (art. VIII 7 VPS) formuleert schriftelijk een voorstel van tuchtstraf (art. VIII 9) wegens overtreding van de beroepsplichten, bepaald in deel II VPS of eventueel na een strafrechtelijke veroordeling (art. VIII 1) en voegt eventueel de verantwoordingsstukken toe:

• hij vermeldt welke tuchtstraf hij voorstelt, te kiezen uit de opsomming in artikel VIII 2 VPS;
  De aantekeningen in het persoonlijk dossier kunnen zonder tijdsbeperking in aanmerking genomen worden voor het bepalen van de aard van de tuchtstraf.
• hij vermeldt alle feiten die aan de betrokken ambtenaar ten laste worden gelegd;
  De tuchtvordering mag alleen betrekking hebben op feiten die werden vastgesteld binnen zes maanden voorafgaande aan de datum van het voorstel van tuchtstraf (dus ongeacht het tijdstip waarop ze zich hebben voorgedaan).
• hij vermeldt de redenen waarom hij de voorgestelde tuchtstraf wil opleggen: overtreding van bepaalde plichten van de ambtenaar;
• hij dateert en ondertekent het voorstel.

De functionele chef bezorgt een afschrift van het voorstel van tuchtstraf aan de betrokken ambtenaar. Het is niet verplicht om dit te doen bij aangetekende brief maar dit kan. Ook afgifte aan de betrokkene tegen ontvangbewijs is mogelijk.

Tezelfdertijd (= op dezelfde datum) bezorgt de functionele chef het voorstel van tuchtstraf aan de functionele chef die de tuchtstraf zal uitspreken (= de functionele chef van het personeelslid dat het voorstel van tuchtstraf heeft gedaan, moet minstens een personeelslid van rang A1 zijn).

De functionele chef die de tuchtstraf uitspreekt(2) stuurt binnen 15 kalenderdagen volgend op de datum van het voorstel met een aangetekende brief een uitnodiging aan de betrokken ambtenaar om hem te horen in zijn verdediging (art. VIII 10, §1).

De oproeping om gehoord te worden, dient melding te maken van:
1° de ten laste gelegde feiten;
2° de tuchtstraf die wordt voorgesteld;
3° de plaats, de dag en het uur van het verhoor;
4° het recht van de betrokkene om zich te laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze, raadgever te noemen, of zich te laten vertegenwoordigen door deze persoon bij gewettigde verhindering;
5° de plaats waar en de termijn van ten minste vijftien kalenderdagen na ontvangst van de oproepingsbrief waarbinnen het tuchtdossier kan worden ingezien door de belanghebbende en/of zijn raadgever en het recht om gratis fotokopieën te maken.

Op te merken valt dat:

• het verhoor zelf niet moet plaats vinden binnen 15 kalenderdagen volgend op de datum van het voorstel;
• de datum van het verhoor maar kan vastgesteld worden nadat de voormelde termijn voor de inzage van het dossier is afgelopen.

Er wordt een PV gemaakt van het verhoor (art. VIII 10, § 2). Er wordt geen volledig verslag gemaakt van het verhoor doch enkel een korte notulering van de feiten: plaats, datum van verhoor, wie verschenen zijn, dat de functionele chef de ten laste gelegde feiten uiteenzet, dat betrokkene of zijn raadgever zijn verdediging uiteenzet, ..

De functionele chef bezorgt een kopie van het PV aan de betrokken ambtenaar of zijn raadgever.

Binnen 15 kalenderdagen na de datum van het mondelinge verhoor kan de betrokken ambtenaar of zijn raadgever schriftelijk al de middelen ter zijner verdediging op papier zetten en bezorgen aan de functionele chef die de tuchtstraf uitspreekt. Dit verweerschrift wordt bij het dossier gevoegd, als het tijdig werd ingediend.

De functionele chef(3) spreekt de tuchtstraf uit binnen 20 kalenderdagen na het verhoor van de betrokken ambtenaar (art. VIII 11). De uitspraak van de tuchtstraf gebeurt in de vorm van een besluit of beslissing.

De uitspraak vermeldt welke tuchtstraf wordt opgelegd, de ten laste gelegde feiten en de motieven waarom de tuchtstraf wordt opgelegd, de datum.

De tuchtstraf gaat in op de derde werkdag volgend op de datum van het aangetekend schrijven, behalve ingeval van afzetting en ontslag van ambtswege (art. VIII 11, tweede lid)(4).

De uitgesproken tuchtstraf wordt door de functionele chef betekend (= meegedeeld) aan de betrokken ambtenaar met een aangetekende brief binnen de twee werkdagen na de uitspraak.

In deze brief moet ook vermeld worden dat de betrokken ambtenaar overeenkomstig artikel VIII 13 VPS tegen de uitspraak een gemotiveerd beroep kan instellen bij de raad van beroep, eerste kamer, Havenlaan 88 bus 31, 1000 Brussel binnen 15 kalenderdagen ingaande de dag volgend op de ontvangst van de aangetekende brief houdende mededeling van de uitspraak.

Indien er een advies van de raad van beroep is (in geval er geen eenparigheid is), neemt de bevoegde overheid (5) binnen 15 kalenderdagen na ontvangst van het advies van de raad van beroep een beslissing over de tuchtstraf (art. VIII 16).

De definitieve uitspraak kan in de vorm van een beslissing of een besluit.
Zij kan geen andere feiten ter sprake brengen dan de feiten die als motief gediend hebben voor het advies van de raad van beroep.

De bevoegde overheid kan bij de definitieve uitspraak geen zwaardere tuchtstraf opleggen dan de straf die uitgesproken is vóór beroep (art. VIII 19).
Zij mag slechts de feiten in aanmerking nemen die de tuchtprocedure gerechtvaardigd hebben (art. VIII 19).
Een tuchtstraf kan geen uitwerking hebben over een periode vóór de uitspraak (art. VIII 19).

De afzetting en het ontslag van ambtswege worden, na advies van de raad van beroep, definitief uitgesproken door het hoofd van de entiteit, raad of instelling waaronder de betrokken ambtenaar ressorteert. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden (art. VIII 8, § 2).

Indien het hoofd van een entiteit, raad of instelling de afzetting of het ontslag van ambtswege heeft voorgesteld, wordt ze uitgesproken door het managementorgaan van het beleidsdomein.
Indien het hoofd van een entiteit, raad of instelling de afzetting of het ontslag van ambtswege heeft uitgesproken, wordt ze definitief uitgesproken door het managementorgaan van het beleidsdomein.

De overheid bevoegd voor de definitieve uitspraak verstuurt de beslissing of het besluit bij aangetekende brief binnen twee werkdagen aan de betrokken ambtenaar en deelt deze ter informatie mee aan de secretaris van de raad van beroep (art. VIII 16, derde lid).

Volgens art. 19, tweede lid van de gecoördineerde wetten op de Raad van State moet de kennisgeving van een beslissing of akte met individuele strekking melding maken van de beroepsmogelijkheid bij de Raad van State (wegens overtreding van hetzij substantiële, hetzij op straffe van nietigheid voorgeschreven vormen, overschrijding of afwending van macht) en van de daarbij in acht te nemen beroepstermijn en vormvoorschriften. Indien niet werd voldaan aan de verplichting tot kennisgeving van de beroepsmogelijkheid en van de in acht te nemen beroepstermijn en vormvoorschriften neemt de verjaringstermijn een aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van beslissing of akte met individuele strekking (art. 19, tweede lid).

Volgende formulering kan hiervoor worden gebruikt:
“U kunt binnen de 60 dagen na deze kennisgeving nog een beroep tot schorsing van de tenuitvoerlegging of vernietiging van de hierbij gevoegde beslissing van de Vlaamse Regering indienen bij ter post aangetekende brief, gericht aan de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel.”