Alle entiteiten zijn automatisch ingeschreven. Uitschrijven kan tot 7 september 2024 door een e-mail te sturen naar personeelspeiling@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De bevraging wordt uitgestuurd op 7 oktober 2024. Deelnemers hebben 5 weken de tijd om deze in te vullen. Op 8 november 2024 wordt de bevraging afgesloten.

De resultaten van de Personeelspeiling worden na afloop bezorgd aan de leidend ambtenaar, de HR-businesspartner en de contactpersonen van elke entiteit.

Goed om te weten: Een entiteit heeft enkel toegang tot de eigen resultaten, vergeleken met de gemiddelde resultaten van de Diensten van de Vlaamse overheid (DVO) en de (eventuele) eigen resultaten van de twee vorige edities.

De DVO-resultaten worden op de webpagina Personeelspeiling 2024 gepubliceerd nadat ze in een nota op de Vlaamse Regering zijn gepasseerd.

Waarom
Als je tijdig communiceert over de Personeelspeiling, creëer je draagvlak voor het invullen van de bevraging. Maar het vormt ook de basis voor engagement en medewerking aan verbeteracties nadien. Begin daarom 3 tot 4 weken voor de bevraging te communiceren.

Wie
De eerste communicatie over deelname aan de Personeelspeiling vertrekt best vanuit de leidend ambtenaar en de leidinggevenden (bijvoorbeeld via: mailing, personeelsvergadering, teamoverleg, intranet, personeelsblad, nieuwsbrief, …). Vervolgcommunicatie kan vanuit de contactpersoon Personeelspeiling of het interne communicatieteam gebeuren (bijvoorbeeld via: affiches, mailing, intranet, personeelsblad, nieuwsbrief, …)

Tips

• Communiceer over de beslissing tot deelname van je entiteit (wat).
• Communiceer over de concrete planning en over de communicatiemomenten (wanneer).
• Communiceer over het kader en de doelstellingen van deelname voor je entiteit en hoe de Personeelspeiling kadert in een bredere HR- en kwaliteitsbeleid (waarom).
• Communiceer over het praktische verloop, maak eventueel een visuele voorstelling van het traject (hoe).
• Maak duidelijk wie welke rol opneemt, wie binnen je entiteit de contactpersoon is voor de Personeelspeiling. Creëer de mogelijkheid aan personeelsleden om bij de contactpersoon of via een andere wijze vragen te stellen en verwachtingen te delen. En deel die antwoorden binnen de entiteit (wie).
• Verwijs eventueel naar vorige deelnames, resultaten, acties, getuigenissen, quotes, … als extra motivatie.
• Denk na over mogelijke weerstand en neem dit weg in je communicatie:
  • Bevraag de weerstand: vraag naar feitelijkheden die deze weerstand veroorzaken. Probeer de werkelijke oorzaak van de weerstand te onderscheiden van vooroordelen.
  • Vraag aan de betrokkenen of je de oorzaken van de weerstand mag bespreken in een teamoverleg, zo kunnen collega’s eventueel samen naar een oplossing zoeken.
  • Bespreek de weerstand zo nodig met jouw management.
  • Let ook op negatieve commentaren die je eventueel in de wandelgangen hoort. Spreek de betreffende medewerkers aan en vraag naar de achtergrond en reden van hun negatieve commentaar.

Waarom
Als je op regelmatige tijdstippen blijft communiceren, houd je het proces dynamisch.

Wie
Ipsos bezorgt personeelsleden die nog niet of slechts gedeeltelijk geantwoord hebben, automatisch een herinnering. Daarnaast krijgt de contactpersoon Personeelspeiling en de leidend ambtenaar van je entiteit tijdens de bevragingsperiode 3 keer de responscijfers. Dit laat je toe om eventueel ook zelf tussentijds acties te ondernemen om de respons te verhogen.

Tips

• Communiceer de responscijfers naar de personeelsleden, zo wordt het engagement van collega’s zichtbaar wat anderen kan aansporen om hetzelfde te doen.
• Communiceer de responscijfers naar het management, zo maak je het management warm voor bijkomende acties.
• Laat leidinggevenden de responscijfers eventueel als een puntje op een teamoverleg brengen.
• Maak er een leuke wedstrijd van. Bijvoorbeeld ‘Indien we een respons van 80% hebben, trakteert het management op taart.’
• Respecteer de gecommuniceerde deadlines.

• voorbeeldmail aankondiging Personeelspeiling 2024 door leidend ambtenaar (Word bestand opent in nieuw venster)
• voorbeeldmail responsverhoging tijdens Personeelspeiling 2024 (Word bestand opent in nieuw venster)
• voorbeeldmail laatste oproep invullen Personeelspeiling 2024 (Word bestand opent in nieuw venster)