Deontologisch kader Personeelspeiling
Hoe gaat Agentschap Overheidspersoneel (AgO) om met antwoorden, persoonsgegevens en andere informatie? Hoe worden de resultaten verwerkt? De organisatie van de Personeelspeiling binnen de Vlaamse overheid gebeurt volgens een strikt deontologisch kader.
Voor wie?
- Je werkt bij de Vlaamse overheid.
- Je bent op zoek naar informatie over het deontologisch kader van de Personeelspeiling.
Deontologische garanties
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) werkt steeds aan zo kwaliteitsvol mogelijke dienstverlening binnen de grenzen van de wetgeving over de bescherming van persoonsgegevens. Alle informatie in dit verband vind je op de webpagina “Privacy en klachten”.
Vertrouwelijkheid
In de Personeelspeiling wordt zorgzaam omgegaan met persoonsgegevens en andere informatie. De resultaten worden steeds anoniem verwerkt en vertrouwelijk behandeld. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) is er zich sterk van bewust dat een succesvol onderzoek staat of valt met deze garanties. Alle personen die intern en extern bij de uitvoering van de Personeelspeiling betrokken zijn, ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring(Word bestand opent in nieuw venster).
Voor de externe opdrachtnemers of dienstverleners waarmee AgO in de Personeelspeiling samenwerkt gelden gelijkaardige regels, opgenomen in het bestek, de offertes en de verwerkersovereenkomsten van de raamovereenkomsten met Het Facilitair Bedrijf. Aangevuld in specifieke verwerkersovereenkomsten voor de Personeelspeiling, indien nodig.
Externe opdrachtnemers of dienstverleners
AgO werkt momenteel in de Personeelspeiling samen met Ipsos:
- voor de standaardbevragingen en facultatieve extra vragen van entiteiten voor medewerkers (Personeel) en managers (Management) van de Personeelspeiling via de raamovereenkomst ‘Belanghebbendenonderzoek op basis van kwalitatieve en kwantitatieve methoden’
Belangrijke toepassingen deontologische garanties
- Stap 1
- Deelnemende entiteiten krijgen vanuit de mening van hun werknemers input over het reilen en zeilen in de eigen organisatie. De resultaten van de bevraging kunnen aanleiding geven tot een verbetertraject.
- Het beleid van de Vlaamse overheid evalueren en bijsturen op basis van de geaggregeerde resultaten (toepassingsgebied diensten van de Vlaamse overheid): de resultaten leveren AgO input voor het beleid van de minister bevoegd voor Bestuurszaken.
- Stap 2
Entiteiten kunnen beslissen om niet deel te nemen aan de Personeelspeiling.
AgO levert de entiteiten de volgende gegevens ter controle aan: de contactgegevens van de respondenten, aangevuld met enkele basisvariabelen die relevant zijn voor de rapportering.
Deze gegevens worden bezorgd aan de externe opdrachtnemer of dienstverlener via een beveiligde server.
Het projectteam Personeelspeiling van AgO en de externe opdrachtnemer of dienstverlener controleren samen de deelnemersgegevens in functie van de rapporteringsafspraken die tussen het projectteam en de entiteiten gemaakt werden.
Identificatiegegevens (naam, voornaam, e-mailadres, adres of telefoonnummer) van deelnemers zijn nodig om hen uit te nodigen voor deelname en hen eraan te herinneren (bij geen of gedeeltelijke respons).
De door de entiteiten doorgegeven gegevens over zichzelf kunnen steeds opgevraagd worden door de individuele deelnemers. Het recht op inzage, wijziging en schrapping is van toepassing. Individuele deelnemers kunnen hiervoor in de Personeelspeiling contact opnemen met externe opdrachtnemer of dienstverlener.
Zodra de deelnemersgegevens aangeleverd zijn, krijgt elke voor de bevragingen uit te nodigen persoon door de externe opdrachtnemer of dienstverlener een code toegekend die gebruikt wordt voor de opvolging en het registreren van de beantwoording. Zeer vroeg in het proces worden identificatiegegevens losgekoppeld van de kenmerken en de ‘antwoorden’ van mogelijke respondenten, of geanonimiseerd.
Ook informatica-technisch bieden de externe opdrachtnemers of dienstverleners garanties in verband met de veiligheid en bedrijfszekerheid van de servers waarop de bevragingen lopen en waarop de antwoorden geregistreerd worden (zie verwerkersovereenkomsten externe opdrachtnemers of dienstverleners in gelijknamige bovenstaande rubriek).
Ook over open antwoorden wordt (per definitie) anoniem gerapporteerd, maar wel letterlijk. Respondenten worden hiervoor telkens gewaarschuwd en gevraagd een neutraal taalgebruik te hanteren, hun antwoord constructief te formuleren en niemand persoonlijk aan te vallen.
- Stap 3
- Wanneer antwoorden geregistreerd worden is dat steeds op het niveau van de toegekende code (zie ‘deelname aan Personeelspeiling). Analisten of onderzoekers van het team Personeelspeiling en de externe opdrachtnemer of dienstverlener hebben geen weet van de identiteit van de respondent.
- Na het einde van het veldwerk worden alle persoonsgegevens door de externe opdrachtnemers of dienstverleners vernietigd. Antwoorden kunnen dan ook niet anders dan anoniem verwerkt worden in de rapportering.
- Er wordt enkel (en dus per definitie anoniem) gerapporteerd op geaggregeerd niveau. In de rapportering worden resultaten opgesplitst volgens een aantal variabelen. Daarbij gelden strikte responsgrenzen om individuele respondenten extra te beschermen. Slechts als 10 of meer personen binnen een bepaalde categorie (bijvoorbeeld leeftijdsgroep of afdeling) antwoorden, wordt er gerapporteerd. Voor de categorie ‘management’, veel kleiner in aantal, ligt de rapporteringsgrens op 5 respondenten.
- Iedereen die bij dit rapporteringsproces betrokken is, werkt met duidelijke deontologische afspraken (zie deontologische garanties).
Elke entiteit ontvangt de eigen rapportering.
AgO ontvangt een gelijkaardige rapportering op niveau van de Vlaamse overheid die online wordt gepubliceerd op Vlaanderen Intern en BIVO.
- Stap 4
- De externe opdrachtnemer of dienstverlener van de standaardbevragingen (momenteel Ipsos NV) levert aan AgO bij het einde van het project, naast alle andere projectproducten een anonieme dataset en een responsbestand op. Het doel hiervan is om historische vergelijking, een belangrijk element van de rapportering op entiteitsniveau en op niveau van de Vlaamse overheid, bij een volgende editie en specifieke beleidsanalyses door AgO mogelijk te maken.
- AgO staat in voor de veilige bewaring van de projectproducten van de Personeelspeiling.
- Entiteiten kunnen hun eigen ruwe dataset opvragen na gevalideerde doelstellingen en getekende verwerkersovereenkomst.