Afsprakenkader hybride werken opstellen
Om de principes van het hybride werken door te vertalen naar de eigen context van je entiteit, is het belangrijk om een aantal afspraken te maken. Deze afspraken leg je vast in een afsprakenkader. Op deze webpagina lees je hoe je zo’n afsprakenkader opmaakt, en welke tools je hierbij kunt inzetten.
Voor wie?
- Je bent HR-verantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je bent mee verantwoordelijk voor organisatieontwikkeling en zoekt ondersteuning op het vlak van hybride werken voor je departement of agentschap.
Wat?
De omzendbrief ‘Hybride werken binnen de Vlaamse overheid’(opent in nieuw venster) geeft je entiteit de verantwoordelijkheid om de principes uit de omzendbrief door te vertalen naar de specifieke context van je organisatie. Concreet betekent dit dat je als entiteit een eigen afsprakenkader rond hybride werken opstelt dat eenvoudig raadpleegbaar is voor alle personeelsleden.
Onderstaand stappenplan helpt je hierbij.
- Stap 1
Breng de huidige situatie in kaart door een antwoord te formuleren op de volgende vragen:
- Welke afspraken bestaan er?
- Wie mag/kan telewerken?
- Welke ervaringen neem je mee uit de periode van verplicht/maximaal thuiswerk?
- Welke afspraken zijn er op het vlak van werken op andere locaties (kwantitatief/kwalitatief)?
- Is er nog een vorm van tijdsregistratie?
- Welke vorm van tijdsregeling wordt toegepast?
Beantwoord deze vragen samen met het management, maar ook met een ruimere groep van medewerkers.
Ondersteunende tools
- Stap 2
Ga aan de slag met het inspiratiedocument. Dit biedt je een structuur en reikt je een aantal handvaten aan om een afsprakenkader rond hybride werken op maat van je entiteit op te maken. Stel je hierbij onder andere de volgende vragen:
- Welke afspraken dienen aangepast of bijgestuurd te worden?
- Rond welke principes ga je afspraken maken?
Ondersteunende tools
- Stap 3
Bespreek de doorvertaling op het entiteitsoverlegcomité (EOC) van je entiteit.
Heeft de aanpassing van het bestaande afsprakenkader een impact op de werktijdregeling van je entiteit? Dan volg je de specifieke procedure voor het wijzigen van het arbeidsreglement.
- Stap 4
Maak op basis van de resultaten van stap 2 en na de dialoog met de vakorganisaties een nieuw afsprakenkader op en laat dit bekrachtigen door het hoogste managementorgaan van je entiteit.
Ondersteunende tools
- Stap 5
Zorg gedurende het volledige traject voor een duidelijke communicatie naar het personeel. Houd hen op de hoogte van de verschillende stappen. Zorg er ook voor dat het nieuwe afsprakenkader makkelijk raadpleegbaar is voor iedereen en neem het op in het onboardingsbeleid van je entiteit.
- Stap 6
Soms kan het nodig zijn om bepaalde afspraken verder te verfijnen op het niveau van bepaalde afdelingen of teams. Bepaal samen met het management van je entiteit welke afspraken nog verder moeten geconcretiseerd worden. Ga nadien aan de slag met de betrokken afdelingen en/of teams.
Ondersteunende tools
- Stap 7
Bespreek op voorhand wanneer je het afsprakenkader gaat evalueren. Beantwoord tijdens de evaluatie onder meer de volgende vragen:
- Strookt het afsprakenkader (nog) met de dagelijkse realiteit?
- Hoe kijken de medewerkers hiernaar?
- Welke bijsturingen zijn nodig?