Bij de start van een reorganisatie denk je na over hoe, wat, wanneer, naar wie, … je zal communiceren tijdens het traject. Dit vormt de rode draad doorheen alle stappen in het proces.

Je moet als organisatie aandacht hebben voor een duidelijke en transparante communicatie met alle belanghebbenden. Breng dus je belanghebbenden in kaart en bepaal via welke communicatiekanalen je hen op de hoogte houdt van het reorganisatieproject.

Leg een goede projectstructuur en projecttiming vast. Dit is één van de 1ste zaken waarover je communiceert:

• Wie zijn de actoren in het project?
• Wie is de eindverantwoordelijke?
• Wie neemt de beslissingen?
• Wat is het doel van de reorganisatie?
• Welke informatie zal tegen wanneer gekend zijn?
• Waar vindt men de nodige informatie?
• Waar kan men terecht met vragen?

Het is belangrijk dat deze informatie van bij de start helder is en gedeeld wordt met alle belanghebbenden.

Een reorganisatie brengt een grote verandering met zich mee voor de medewerkers, werkomgeving, samenwerking met collega’s, externe belanghebbenden, … Het is dus belangrijk om aandacht voor verandermanagement te hebben. Probeer de impact van veranderingen op de betrokkenen goed in te schatten en hierover te communiceren.

Je kunt tijdens het reorganisatietraject externe ondersteuning aanvragen via een raamcontract. Ook kunnen de facilitatoren van de Vlaamse overheid ingezet worden voor het begeleiden van workshops.

Wat?
In een oprichtingsdecreet of -besluit wordt een agentschap opgericht en de taken, aansturing en leiding omschreven. Bij een reorganisatie moet dat decreet of besluit van de betrokken entiteit worden opgeheven, gewijzigd of moet er een nieuw worden opgemaakt. Die keuze hangt af van de aard van de fusie:

Wie?
De functioneel bevoegde minister zorgt voor de opheffing of wijziging van het oprichtingsdecreet of -besluit. De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet hiervoor het initiatief nemen. Voorzie de nodige doorlooptijd:

• Doorlooptijd van minimum 10 maanden na opmaak voor wijziging oprichtingsdecreet.
• Doorlooptijd van minimum 6 maanden na opmaak voor wijziging oprichtingsbesluit.

Wat?
Bij een reorganisatie moet de sectorale en generieke regelgeving over fusies van andere entiteiten aangepast worden.

Wie?
De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

Wat?
Is er een overdracht van personeelsleden? Dan moet er een nota Vlaamse Regering en overdrachtsbesluit opgemaakt worden. In die nota wordt onder andere verduidelijkt hoeveel ‘koppen’ (personeelsleden en vacatures) overgedragen worden en hoe de reorganisatie invloed heeft op de koppenbesparing.

Wie?
De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Modeldocumenten zijn hiervoor beschikbaar (zie onder). Voor het opmaken van een overdrachtsbesluit voorzie je een doorlooptijd van minimum 16 weken na aanlevering van gegevens tot agendering Vlaamse Regering.

Enkel voor de overdrachtsbesluiten van de gemeenschappelijke dienstverleners (overdrachten voor personeelsadministratie en talentprocessen, boekhouding en facility) staat AgO in voor de coördinatie van de opmaak en de goedkeuringsprocedure. Is je entiteit aangesloten op Vlimpers? Dan kan het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO een overzicht van de officiële namen bezorgen.

Ga aan de slag:

• modelbesluit voor overdracht personeel(Word bestand opent in nieuw venster)
• modelnota Vlaamse Regering voor overdracht personeel(Word bestand opent in nieuw venster)
• model van een bijlage(Word bestand opent in nieuw venster)
• proces agendering Vlaamse Regering

Wat?
Bij een reorganisatie moet eventueel een organisatiebesluit opgemaakt worden. Dit is een besluit van de leidend ambtenaar waarin de entiteit verder wordt ingedeeld in afdelingen en de taken van deze afdelingen worden omschreven.

Wie?
De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

Wat?
Bij een reorganisatie moet eventueel een delegatiebesluit opgemaakt worden. Dit is een besluit van de leidend ambtenaar waarbij bevoegdheden worden gedelegeerd naar afdelingshoofden en andere personeelsleden.

Wie?
De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

Wat?
Is je entiteit een agentschap met rechtspersoonlijkheid? Dan moet het Agentschapsspecifiek besluit (ASB) gescreend worden.

Wie?
AgO screent het agentschapsspecifiek besluit van je entiteit op arbeidsvoorwaarden zoals loon, vergoedingen, toelagen…. Dit nazicht is belangrijk omdat wijzigingen ook invloed hebben op de HR-systemen. Bijvoorbeeld aanpassing van Vlimpers-looncodes.

Wat?
Bij een reorganisatie zal in ook het arbeidsreglement van de betrokken entiteit aangepast moeten worden.

Wie?
De betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Een modeldocument is hiervoor beschikbaar.

Ga aan de slag:

• model van arbeidsreglement

Wat?
In het Ministerieel Besluit houdende oprichting van een tussenoverlegcomité en basisoverlegcomités in het beleidsdomein wordt per beleidsdomein het Beleidsdomeinoverlegcomité (BDOC) en de Entiteitsoverlegcomités (EOC) opgericht. Bij een reorganisatie moet dit Ministerieel Besluit worden aangepast.

Wie?
De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Een modeldocument is hiervoor beschikbaar. AgO zal hierbij ondersteunen.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘overlegorganen’ met model van Ministerieel Besluit en aanvullende informatie

Wat?
Soms zal er een nieuwe topambtenaar moeten worden aangesteld.

Wie?
Informatie volgt nog

Ga aan de slag:

• informatie volgt nog

Wat?
AgO en het Departement Financiën en Begroting adviseren om 1 januari als startpunt van de nieuwe reorganisatie te nemen. Omdat op die datum de budgettaire en de beleidscyclus kunnen samenvallen. Ook de gekozen rechtsvorm en de plaats in de organisatiestructuur binnen de Vlaamse overheid zijn bepalend voor de verdere opzet.

Wie?

• De betrokken entiteit moet de coördinerend HR-businesspartner van AgO zo snel mogelijk op de hoogte brengen van de ingangsdatum van de reorganisatie.
• AgO zorgt vervolgens bij de start van het traject voor een:
  • impactanalyse van de reorganisatie op de bestaande dienstverlening (wat is de impact op vlak van HR-systemen?)
  • tijdslijn om alle aspecten op te volgen
  • overzicht van wie welke rol opneemt

Zo verloopt alles correct tegen de startdatum van de nieuwe organisatie, zoals: doorstroming van Vlimpers-gegevens naar Orafin, goedkeuring van verlofaanvragen…

Wat?
De juiste codering is in het belang van de opmaak van de organisatiestructuur in Vlimpers. Dit is belangrijk met het oog op de doorstroom van Vlimpers-gegevens naar het boekhoudsysteem Orafin en de volledige opvolging van de beleids- en begrotingscyclus.

Wie?
AgO past de codering aan voor de betrokken entiteit. Mogelijke vragen hierbij zijn:

• Welke nieuwe financiële aanrekeningscodes moeten aangemaakt worden?
• Elk team heeft een standplaats in Vlimpers, komen er nieuwe locaties bij?

Wat?
Bij een reorganisatie tussen 2 of meerdere entiteiten is het belangrijk om na te gaan hoe deze entiteiten gebruik maken van de toepassingen en modules in Vlimpers. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden om Vlimpers uniform en optimaal te gebruiken na de reorganisatie.

Wie?
AgO overloopt samen met de betrokken entiteit de impact en de mogelijkheden voor het optimaal gebruik van de Vlimpers-toepassingen. Mogelijke vragen hierbij zijn:

• Zijn er nieuwe afspraken nodig over het gebruik van bepaalde modules (bijvoorbeeld: module arbeidsplaatsbeheer)?
• Wordt de module profielbeheer actief gebruikt?
• Kan data overgezet worden?

Wat?
Vlimpers is een belangrijke databron die gebruikt kan worden om de eigen IT-systemen te voeden.

Wie?
Wordt data uit Vlimpers gebruikt om de eigen IT-systemen te voeden? Dan besteedt de betrokken entiteit best ook aandacht aan de continuïteit van die processen. Informeer hierover AgO om na te gaan wat de mogelijkheden zijn.

Wat
Een heldere organisatiestructuur is een cruciale randvoorwaarde voor het goede verloop van alle processen, zoals: verlofaanvragen, toepassing van PLOEG-cyclus, goedkeuringen van vormingen, …

Wie
AgO begeleidt de betrokken entiteit in de opmaak van opzet van de organisatiestructuur en zorgt voor de technische invoer in Vlimpers. Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de impact van keuzes op de vervolgprocessen.

Lees meer:

• webpagina ‘Dienstverlening organisatieontwerp’
• webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers’
• huidig organogram raadplegen via HR-rapportering (Rapportenshop) > map 7: Security > Security-entiteit-supervisorgegevens > Rapport dienstcodes/organogram

Wat?
De contracten van de contractuele medewerker (inclusief jobstudenten en medewerkers met een contract bepaalde duur) moeten aangepast worden. Daarnaast moeten alle wijzigingen ook verwerkt worden in het betrokken personeelsdossier en/of arbeidsplaatsbeheer.

Wie?
AgO zorgt voor alle contractaanpassingen en legt de aangepaste contracten ter ondertekening voor aan de betrokken personeelsleden. AgO voert ook de nodige wijzigingen door in de betrokken personeelsdossiers en/of via de module arbeidsplaatsbeheer.

Wat?
Bij overdracht van personeelsleden is het belangrijk om afspraken te maken over onder andere telefonie- en internetabonnementen. Sommige beslissingen hebben een impact op de loonberekening (bijvoorbeeld aanrekening van een voordeel van alle aard).

Wie?
De betrokken entiteit bezorgt die beslissingen en afspraken aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO.

Wat?
Een belangrijke stap in elk reorganisatietraject is het helder krijgen waar de ‘nieuwe’ organisatie voor staat. Het is belangrijk om een duidelijke en actuele missie en visie te formuleren: wat zijn de strategische doelstellingen die gerealiseerd dienen te worden? Je kunt hierbij ook de belangrijkste belanghebbenden betrekken.

Aanbod
AgO heeft raamcontracten en een stappenplan om entiteiten te ondersteunen bij het helder krijgen van de missie, visie en strategie.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘dienstverlening missie, visie en strategie’
• webpagina ‘raamcontract strategisch management’
• webpagina ‘raamcontract belanghebbendenmanagement’
• stappenplan ‘strategie formuleren’

Wat?
Leidinggevenden, sleutelfiguren, betrokken projectleiders en het management hebben een belangrijke rol in een reorganisatietraject. Zij moeten de medewerkers meenemen in het traject door hen te informeren, een aanspreekpunt te zijn, … Ook kan de aansturing in sommige gevallen wijzigen en zullen nieuwe leiderschapsprofielen aangetrokken moeten worden.

Aanbod?
AgO heeft een gevarieerd aanbod om leidinggevenden te ondersteunen in hun rollen. AgO helpt ook bij de invulling van vacatures via een professioneel aanbod rond Rekrutering en Selectie. Voorzie voor een selectieprocedure een doorlooptijd van minimum 3 à 4 maanden.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘dienstverlening leiderschap’
• webpagina ‘leiderschapscoaching’
• webpagina ‘dienstverlening rekrutering en selectie’
• raamcontract ‘verandermanagement’
• startpagina ‘integriteit’

Wat?=
Een reorganisatie heeft een grote impact op de medewerker als individu, als lid van een team, als deel van een organisatie… Het is belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden zich betrokken voelen doorheen heel het traject. Mogelijke vragen die zij hebben:

• Wat gebeurt er met mijn functie?
• Blijf ik nog in hetzelfde team?
• Komen er vacatures waaraan ik kan of moet deelnemen?
• Behoud ik mijn leidinggevende?
• Behoud ik mijn (fysieke) werkplek
• Hoe kan ik mijn nieuwe werkplek en nieuwe collega’s leren kennen?
• Met wie kan ik praten over deze verandering?

• Wat betekent dit voor mijn loopbaan?

• Welke nieuwe uitdagingen en loopbaankansen brengt dit mee?

• Waar kan ik met loopbaanvragen terecht?

• Hoe kan ik mij voorbereiden op mijn nieuwe functie en werkomgeving?

Aanbod
AgO heeft een gevarieerd aanbod om entiteiten te ondersteunen die een HR-traject willen uitwerken voor medewerkers en leidinggevenden.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘dienstverlening menselijk potentieel’
• webpagina ‘veerkrachtcoaching’
• raamcontract ‘personeelsmobiliteit’
• webpagina ‘dienstverleningsaanbod loopbaan’
• startpagina ‘welzijn’
• startpagina ‘vzw Sociale Dienst’
• webpagina ‘loopbaan in eigen handen’
• webpagina ‘dienstverlening rekrutering en selectie’
• webpagina ‘outplacementbegeleiding’
• startpagina ‘diversiteitsbeleid’
• startpagina ‘integriteit’

Wat?
Organisaties moeten een duidelijke missie en visie hebben, en hiervoor hebben ze mensen nodig die zich betrokken voelen in het realiseren van die doelstellingen. Waar wil je als organisatie voor staan? Wat zijn de waarden en de identiteit van je organisatie? Hoe uit zich dat in concrete gedragingen van de medewerkers?

Hoe meer medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie, hoe meer ze dit zullen uitdragen naar de buitenwereld. In een reorganisatie is het zeker belangrijk om hier de nodige aandacht voor te voorzien, zodat er gewerkt kan worden aan een gezamenlijke nieuwe identiteit herkenbaar voor alle medewerkers.

Aanbod
AgO heeft een raamcontract en producten om entiteiten te ondersteunen bij de bepaling van de organisatiecultuur en -waarden.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘dienstverlening cultuur en waarden’
• raamcontract ‘verandermanagement’
• koerskaart (contacteer je coördinerend HR-businesspartner voor meer informatie)

Wat?
Een reorganisatie heeft meestal invloed op de organisatiestructuur en het personeelsplan. Die sluit best aan bij de strategie van de entiteit. Mogelijke vragen hierbij zijn:

• Hoe kun je je organisatie het best organiseren?
• Hoe dienen de communicatielijnen te lopen?
• Hoe verlopen de processen?

Aanbod
AgO heeft een gevarieerd aanbod om entiteiten te ondersteunen bij de organisatiebepaling.

Ga aan de slag:

• webpagina ‘dienstverlening organisatieontwerp’
• raamcontract ‘personeelsplanning’