Deontologische code opmaken
Ben je als integriteitsactor binnen de diensten van de Vlaamse overheid op zoek naar handvaten om een aanvullende gedragsode op te maken voor je departement of agentschap? Dan kun je gebruik maken van deze stappen en praktische richtlijnen.
Voor wie?
- Je bent integriteitsactor bij de diensten van de Vlaamse overheid (bijvoorbeeld: contactpersoon integriteit, vertrouwenspersoon, HR-businesspartner, HR-specialist, ankerpunt organisatiebeheersing, leidinggevende, …).
- Je wilt een aanvullende deontologische code opstellen voor je organisatie.
Wat?
Een deontologische code bundelt gedragsregels voor personeelsleden. Het bundelt concrete richtlijnen rond allerlei thema's.
Stap 1: praktische en inhoudelijke voorbereiding
Voor je een deontologische code opstelt, bereid je je eerst voor.
Hoe voorbereiden?
- Stap 1
Je zoekt eerst steun en draagvlak bij het management om een deontologische code op te stellen.
- Stap 2
De projectleider wordt aangeduid door het management en stelt een multidisciplinaire werkgroep op. De werkgroep bevat collega’s:
- uit verschillende delen van de organisatie
- met verschillende functies
- met kennis over en inzicht in de organisatie
- Stap 3
De werkgroep maakt een lijst van opvattingen en dilemma’s binnen de organisatie.
- Stap 4
De werkgroep gaat na wat er wel en niet bestaat in de organisatie. Als blijkt dat de bestaande regelgeving en afspraken voldoen binnen de organisatie, dan is het opstellen van een nieuwe deontologische code niet nodig en stopt het project hier.
Goed om te weten: je hoeft geen specifieke code te maken als het al beschreven staat in de algemene deontologische code van de Vlaamse overheid.
Stap 2: code opmaken en valideren
Op basis van de voorbereiding schrijf je een ontwerpcode. Hoe beter de stijl, inhoud en lay-out van de code, hoe aantrekkelijker die is voor de lezer.
Hoe een code opmaken?
- Stap 1
Je kunt gebruik maken van deze structuur:
- engagement van het topmanagement
- informatie over het toepassingsgebied, doel, gevolgen niet-naleving, gerelateerde instrumenten, ...
- codetekst met waarden en gedragsregels
- verwijzing naar andere regelgeving
- overzicht van meldpunten voor niet-integer gedrag
- sanctionering
- Stap 2
Zo creëer je draagvlak en zorg je ervoor dat de nodige afspraken in de code staan.
- Stap 3
Je gaat na welke ambtelijke of politieke overlegorganen hun toestemming moeten geven.
- Stap 4
Zo geef je aan dat je als organisatie de individuele en collectieve belangen behartigt van de werknemers.
Stap 3: code implementeren
Na de opmaak en validatie van de code maak je een implementatie- en communicatieplan op.
Hoe de code implementeren?
- Stap 1
Het is belangrijk dat de politieke en ambtelijke top achter de code staan en er zelf naar handelen.
Goed om te weten: voorzie op regelmatige basis interne communicatie over de nieuwe code. Zo blijft ze levendig bij de personeelsleden.
- Stap 2
In de dilemmatrainingen worden situaties besproken waarbij normen en waarden in het geding zijn en waarbij een keuze moet gemaakt worden tussen verschillende reacties.
- Stap 3
De deontologische code is pas effectief wanneer je ze integreert in het ruimer integriteitsbeleid. De code moet gebruikt worden in de praktijk en gekoppeld worden aan andere instrumenten.
Het is ook aan te raden de code te integreren in de HR-cyclus, financiële processen en processen betreffende overheidsopdrachten.
- Stap 4
De deontologische code extern communiceren draagt bij tot het vertrouwen dat klanten hebben in de overheid en vormt een ethisch visitekaartje.
- Stap 5
Wanneer afspraken in de code niet worden nageleefd, moeten sancties consequent worden toegepast. Een zichtbare aanpak van integriteitsschendingen heeft een preventieve werking en toont ook dat integriteit ernstig wordt genomen.
Stap 4: vervolgtraject
Ook na de implementatie is het belangrijk om aandacht te besteden aan integriteit en de deontologische code. Je moet de code actualiseren naarmate de gewijzigde regelgeving, cultuur, organisatiestructuur, … Zo blijft ze actueel en speelt ze in op reële situaties in de organisatie.