Personeelsplanning kan worden omschreven als het voorbereiden, vormgeven en implementeren van een strategisch beleid met betrekking tot de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel, zodat een doeltreffende en doelmatige allocatie van arbeid tot stand wordt gebracht. Een doelmatige allocatie van arbeid is het voorzien in het noodzakelijk aantal medewerkers (kwantiteit) met de juiste competenties (kwaliteit), op de juiste plaats, in het juiste proces en met het oog op het bereiken van het juiste resultaat.

Personeelsplanning is dus het proces waarbij het management van een organisatie:

• de bestaande personeelsmiddelen in kaart brengt,
• de toekomstige personeelsbehoeften om de doelstellingen te realiseren inschat,
• de acties bepaalt om die personeelsbehoeften te realiseren.

Het personeelsplan is een hulpinstrument dat de lijnmanagers en P&O-verantwoordelijken toelaat de personeelsbehoeften in functie van de organisatievereisten in te schatten, te plannen, te realiseren en op te volgen. Naast een focus op de hoeveelheid medewerkers die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren, wordt ook gekeken naar de benodigde kwaliteiten van het personeel, hun competenties. Belangrijk bij een personeelsplan is dat men vertrekt vanuit de processen en taken waarin de organisatie actief is en/of actief wenst te zijn.

Het personeelsplan is verder:

• een essentieel onderdeel van het ondernemingsplan van een entiteit met het oog op een afstemming van de personeelsbehoeften op de opdrachten van een entiteit binnen de ter beschikking gestelde budgetten,
• een opvolgingsinstrument omdat het toelaat te rapporteren over de beschikbare personeelsmiddelen,
• een cyclisch instrument omdat het proces jaarlijks wordt doorlopen en het plan wordt telkens geactualiseerd bij de opstelling van het ondernemingsplan. De elementen uit het personeelsplan hebben geen statisch, maar een evolutief karakter.

Om helemaal volledig te zijn moet ook worden verwezen naar de definitie van personeelsplanning binnen het Vlaams personeelsstatuut (VPS). Artikel I 2. 15° van het VPS definieert personeelsplanning als volgt: het overzicht van de functies nodig om in een bepaalde entiteit via welomschreven processen een vooropgesteld doel te bereiken.

Volgend document geeft een overzicht van beslissingen van de Vlaamse Regering en van nota’s aan/van het CAG(Word bestand opent in nieuw venster) rond personeelsplannen. Dit document geeft tevens meer informatie over enkele lopende initiatieven en projecten die interessant kunnen zijn of implicaties kunnen hebben voor personeelsplannen.

In overeenstemming met artikel I 4 van het Vlaams personeelsstatuut (13 januari 2006) bepaalt de lijnmanager de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoeften van zijn/haar entiteit, in een personeelsplan, onverminderd de procedure van administratieve en begrotingscontrole.

Het personeelsplan komt tot stand op basis van een aantal algemene processtappen:

• het opstellen van een personeelsinventaris: het vaststellen van het feitelijk personeelsbestand gebaseerd op minimum de kerntaken en doelstellingen, en via een verder gefaseerde implementatie ook op de processen
• het bepalen van de personeelsbehoeften gebaseerd op de kerntaken en te realiseren doelstellingen, en via een verder gefaseerde implementatie ook op de processen. Het personeelsplan bevat een kloof van de feitelijke en gewenste situatie
• de gewenste situatie vastgesteld en hoe die bereikt zal worden

De lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor het opstellen van een personeelsplan voor hun departement of agentschap en het verzekeren van de uitvoering ervan. Dezelfde verantwoordelijkheid dragen zijn ook voor het beheer van hun bedrijfsprocessen en het verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening. Beide zijn sterk aan elkaar verbonden.

In 2009 werden een aantal principes en procedures rond het besluitvormingsproces dat moet worden doorlopen bij een (wijziging van een) personeelsplan vastgelegd.

Er zijn echter tot vandaag nog onduidelijkheden over zowel de positionering als over de toepassing van personeelsplanning. In het auditrapport van het Rekenhof(PDF bestand opent in nieuw venster) (27 oktober 2009) is gewezen op aandachtspunten en mogelijke verbeterpunten voor de personeelsplanning bij de diensten van de Vlaamse overheid.

De Vlaamse minister bevoegd voor Bestuurszaken gaf de opdracht aan het College van Ambtenaren-generaal om de personeelsplanning bij de diensten van de Vlaamse overheid verder te optimaliseren. Tijdens de vergadering van 8 september 2010 stemde het CAG in met het voorstel rond het personeelsplan(Word bestand opent in nieuw venster). Het voorstel werd op 4 oktober 2010 door de voorzitter van het CAG bezorgd aan de Vlaamse minister bevoegd voor Bestuurszaken.

De procedure voor het opmaken van een personeelsplan staat uitgewerkt in de nota aan de Vlaamse Regering van 24 april 2009(PDF bestand opent in nieuw venster). Volgende tabel geeft een samenvattend overzicht:

Naast de opmaak van een personeelsplan, moet ook de uitvoering van het personeelsplan worden opgevolgd. De verschillende elementen van een personeelsplan evolueren doorheen de tijd waardoor het personeelsplan geen statisch, maar een evolutief karakter heeft. In de realiteit variëren de middelen immers voortdurend.

Departementen of agentschappen werken ook in een dynamische omgeving en juist daarom is het belangrijk dat managers continu overzicht hebben van de benodigde kwantiteit en kwaliteit van het personeelsbestand. In deze context is het dus noodzakelijk regelmatig de werkelijke situatie met de gewenste situatie van het personeelsplan te vergelijken en te evalueren.

De opvolging van de personeelsplannen gebeurt veelal manueel, ofwel door het departement of agentschap, ofwel door de bevoegde personeelsdienst. Daardoor is opvolging en rapportering over het personeelsplan zeer arbeidsintensief en weinig gebruiksvriendelijk voor het management. Met digitale instrumenten is het perfect toepasbaar in omgevingen die snel veranderen. Door gebruik te maken van de module arbeidsplaatsbeheer kan een departement of agentschap het personeelsplan opvolgen in het personeelsbeheerssysteem Vlimpers. De module laat toe om een geautomatiseerde opvolging en rapportering over de invulling van het personeelsplan te realiseren. De personeelsaantallen worden, in het kader van de besparingsronde, van nabij opgevolgd.

Lees meer over PEP opvolgen in arbeidsplaatsbeheer(Powerpoint bestand).

Personeelsplan opmaken: procedure voor de goedkeuring of wijziging van een personeelsplan geldt voor volgende departementen of agentschappen:

• departementen
• intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid
• intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid
• publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen
• strategische adviesraden
• Gemeenschapsonderwijs

De publiekrechtelijke EVA’s volgen een analoog schema waarbij de regeringsafgevaardigden voor Financiën en Begroting de rol vervullen van de Inspectie van Financiën.