Tijdens de opstart baken je het doel en de krijtlijnen af en bepaal je een projectstructuur met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.

Je kunt hiervoor gebruik maken van volgende sjablonen:

• projectplan(Excel bestand opent in nieuw venster)
• stakeholderanalyse en communicatieplan(Excel bestand opent in nieuw venster)

Op het einde van deze stap valideert een stuurgroep een plan van aanpak. Die stuurgroep bestaat meestal uit het directiecomité van het departement of agentschap.

De afzonderlijke processen toewijzen aan functiefamilies is wenselijk met het oog op draagvlak, validatie, …

Je houdt hierbij rekening met deze vragen:

• Mogen de nieuwe of bijgewerkte functies anders ingedeeld worden in het team, de afdeling, het agentschap of het departement?
• Mogen nieuwe functies ontstaan?
• Mogen processen die verspreid zijn over meerdere teams geclusterd worden?
• Mag functiedesign of zijn kleinere bijsturingen van bestaande functies wenselijker?

Afhankelijk van de vorige stap filter je de processen en voltijdse equivalenten (VTE) uit een team of afdeling en sorteer je die per functiefamilie. Je kijkt hierbij welke combinaties een optimaal takenpakket vormen.

Naast de functiefamilies bieden andere organisatieprincipes (clustering volgens output, proces, klant, …) inspiratie.

Je gaat op basis van de beschikbare VTE na of dit voorlopig takenpakket geschikt is om er een volwaardige functie van te maken.

Je houdt hierbij rekening met deze vragen:

• Kan het functiepakket aangevuld worden met andere (sub)processen?
• Kunnen er (sub)processen geschrapt worden uit het functiepakket?

Je verdeelt, indien nodig, de beschikbare VTE over de verschillende profielen in de functie en je geeft die een passende functietitel.

De indelingscriteria van de functiefamilie helpen je hierbij.

Om een functiestructuur op te maken, koppel je de inventaris van de verder uit te werken functies aan de (nieuwe) structuur van de organisatie zodat duidelijk is:

• welke functie hiërarchisch of functioneel wordt aangestuurd door welke functie
• welke processen opgenomen worden binnen welke deelentiteit
• hoe de verschillende deelentiteiten met elkaar samenwerken
• …

Je laat de functiestructuur valideren door het directiecomité.

Je verzamelt informatie op basis van oude beschrijvingen, gesprekken met functiehouders en leidinggevenden, informatie over de processen waarvoor de functie verantwoordelijk is, …

Je wijst de clusters toe aan een functiefamilie. De beslissingsboom van de wegingsmethodiek kan je hierbij helpen.

Je definieert binnen een cluster de verschillende niveaus van functioneren en wijst die toe aan een klasse. Je maakt hiervoor gebruik van de wegingsmethodiek van de Vlaamse overheid.

Je maakt een ontwerp functiebeschrijving op basis van de toegewezen functiefamilie en functieklasse. Op de webpagina ‘Overzichten documenten en sjablonen functieclassificatie’ vind je per functiefamilie sjablonen om functiebeschrijvingen op te maken.

Maak de functiebeschrijving voldoende specifiek en hou rekening met de opgelegde kwaliteitscriteria. Je kunt hiervoor gebruik maken van de handleiding ‘functiebeschrijving opmaken'(Word bestand opent in nieuw venster).

In het ontwerp vermeld je verplicht de functiefamilie waarbinnen de functie is ingedeeld. Daarbij kun je een indicatie van het functieklasse meegeven.

Voor de opmaak van de definitieve functiebeschrijving geven de functiehouder(s) en leidinggevend(en) hun opmerkingen. Zij zijn, samen met de leidend ambtenaar, verantwoordelijk voor de juiste en volledige informatie. De managementondersteunende dienst (MOD), personeelsdienst of HR-professional van het departement of agentschap speelt in de kwaliteitscontrole een belangrijke rol.

De functiehouder(s) en leidinggevend(en) valideren en dateren de functiebeschrijving.

Je maakt een formele indeling van functies in functiefamilies en -klassen op basis van de eerdere indeling (zie hoger).

Functies waarvan de functiebeschrijving sterk gewijzigd is, deel je best opnieuw in. Je kunt hierbij gebruik maken van de handleiding ‘functie-indelingen overzichtelijk weergeven’(Word bestand opent in nieuw venster).

• Je houdt een kwaliteitscontrole per functie en functiefamilie, of je laat dit voorbereiden door een gedelegeerde werkgroep. Je kunt hierbij gebruik maken van de handleiding ‘kwaliteitscontrole op functie-indelingen’(Word bestand opent in nieuw venster).
• Je toetst de finale indelingen af met de leidinggevenden. Kleine aanpassingen zijn nog mogelijk.
• Je bereidt de validatie door het directiecomité voor. Het directiecomité kan een laatste bijsturing vragen voor de indeling te valideren.

Je laat de indelingen valideren door het directiecomité.

Je communiceert zo transparant mogelijk over de functieclassificatie.

Organisatie-ontwerp
Functiefamilies maken duidelijk welke takenpakketten procesmatig verwant zijn. Dit is een hulpmiddel als de organisatie ervaringen en competenties wil bundelen of de uitvoering van gelijkaardige processen wil opnemen binnen 1 deelentiteit.

Werving en selectie
Het traject functieclassificatie maakt duidelijk welke functies geworven of bevorderd moeten worden. De opgestelde functiebeschrijving of de functieklasse geeft de nodige competenties weer voor de functie.

Leren en ontwikkelen
De functiebeschrijving bevat een vereist competentieprofiel voor de functie. Door dit profiel te vergelijken met het feitelijke competentieprofiel van de medewerker, wordt duidelijk welke competenties verder ontwikkeld moeten worden (in het kader van PLOEG, maar ook met het oog op doorgroeien naar een andere functie of het opnemen van nieuwe taken en verantwoordelijkheden).

Loopbaanbeleid
De indeling in functiefamilies toont het niveau van de functies en hoe groot de stap is van de ene functie naar de andere. Dit maakt duidelijk welke loopbaanpaden mogelijk zijn en biedt input voor het opstellen van een bevorderingsprofiel.

Prestatiemanagement
De functiefamilies zijn een hulpmiddel voor individuele functiebeschrijvingen. Een goede individuele functiebeschrijving maakt duidelijk wat er van de medewerker verwacht wordt en vormt de basis voor de planning, evaluatie en waardering.

Beloningsbeleid
De functie heeft een invloed op het basissalaris van de medewerker. Dankzij het competentieprofiel in de functiebeschrijving kan een koppeling gebeuren met de huidige rangen en graden (vereist voor het PEP).