Tewerkstellingsondersteunende maatregelen - info voor HR

Op deze pagina lees je meer over deze redelijke aanpassingen, ook wel tewerkstellingsondersteunende maatregelen of TOM genoemd. Ontdek hoe je ermee aan de slag gaat in je entiteit.

Voor wie

Je bent HR-professional.
Je wil meer weten over het toekennen van redelijke aanpassingen (tewerkstellingsondersteunende maatregelen of TOM)

Toepassingsgebied

Personeelsleden in je entiteit kunnen een beroep doen op ondersteuning op maat wanneer:

ze beantwoorden aan de definitie van personeelsleden met een handicap of chronische ziekte en dit kunnen aantonen aan de hand van een erkenningsbewijs;
je entiteit valt onder het toepassingsgebied van de dienst Diversiteitsbeleid(opent in nieuw venster) (DDB).

Toekenning redelijke aanpassingen

Als HR-professional houd je zelf de toekenning van tewerkstellingsondersteunende maatregelen in handen. De dienst Diversiteitsbeleid heeft een adviserende rol, maar de uiteindelijke beslissing ligt bij je entiteit.

Consultatiegesprek TOM

Je kan een consultatie inboeken bij 1 van de experten handicap van de dienst Diversiteitsbeleid om specifieke cases en vragen te bespreken. De experten handicap geven op basis van hun expertise meer inzicht in de mogelijkheden voor personeelsleden en onderstrepen de belangrijke aspecten, zodat het overleg met alle betrokkenen vlotter kan verlopen.

Boek een online consultatiemoment met een expert handicap via onderstaande knop:

Maak een afspraak met de Dienst Diversiteitsbeleid

Stappenplan TOM

Om je op weg te helpen, vind je hieronder het stappenplan voor de toekenning van tewerkstellingsondersteunende maatregelen (TOM).

Stap 1
Je ontvangt van een personeelslid een vraag naar redelijke aanpassingen.
Ga in een persoonlijk gesprek na of het personeelslid voldoet aan de definitie van een personeelslid met een handicap (of chronische ziekte) en verken of diens vraag al voldoende concreet is.
Laat het personeelslid diens verhaal doen.
Ga na of het personeelslid erkend is als een persoon met een handicap (of chronische ziekte) en een erkenningsbewijs van de handicap (of chronische ziekte) heeft
Ga dieper in op de gevraagde redelijke aanpassingen:
Heeft het personeelslid een goed inzicht in diens persoonlijke situatie en het voorstel van oplossing? Probeer het personeelslid te heroriënteren als dat nodig is. Stel zeker andere aanpassingen voor die jou geschikt lijken.
Schat de redelijkheid van de vraag in.
Ga na welke (welzijns)actoren betrokken waren of welke je nog moet betrekken.
Sluit het gesprek af met een toelichting over het verdere verloop van de procedure. Schep de juiste verwachtingen.
Vuistregel: geef jouw meervoudige partijdigheid aan. Dat betekent dat je aan ieders kant (leidinggevende, personeelslid, andere betrokkenen,...) staat. Je hebt een bemiddelende rol.
Meer info vind je op de webpagina ‘Een medewerker met een gezondheidsprobleem, wat nu?’ op de website van de VDAB.
Welke drempels ervaar je?
Wat heb je nodig voor een duurzame tewerkstelling?
Welke oplossing qua redelijke aanpassingen zie je hier zelf voor?
Hoe zal jouw situatie verbeteren met de redelijke aanpassingen die je voorstelt?
Wat is er al voorafgegaan aan deze stap? Heb je al contact gehad met artsen, specialisten of andere interne/externe experten omtrent je vraag?
Wil je graag weten welke mogelijke aanpassingen er zijn?
Heb je een erkenning van handicap of andere bewijsstukken?
Welke zaken wil je graag op het overleg met je leidinggevende aan bod laten komen? Welke zaken zijn vertrouwelijk en wil je enkel met HR bespreken?
Laat iedereen aan het woord.
Neem notities van de belangrijkste punten.
Blijf zoveel mogelijk bij de concrete vraag van het personeelslid.
Luister naar de input van de leidinggevende over de mogelijkheden.
Breng zelf VO- en entiteitsspecifieke kaders of richtlijnen in die relevant kunnen zijn.
Probeer zoveel mogelijk te bemiddelen en tot een compromis te komen.
Probeer te eindigen met concrete en haalbare tewerkstellingsondersteunende maatregelen die het personeelslid kunnen ondersteunen.
Heeft het personeelslid een onduidelijke of vage vraag? Dan kan die terecht bij een gratis jobcoach. Die helpt het personeelslid om een concrete vraag te formuleren en kan ook ondersteunen bij de aanvraag van een erkenning.
Waarbij kan jobcoaching ondersteunen?
Een jobcoach helpt met algemene vaardigheden zoals je inwerken in een nieuwe functie, het aannemen van een passende werkhouding en het creëren van een zo goed mogelijke samenwerkingsrelatie met je leidinggevende en collega’s.
Jobcoaches ondersteunen ook personeelsleden met een handicap of chronische ziekte en hun leidinggevenden. Deze jobcoaches kunnen onmiddellijke ondersteuning bieden aan iedereen met een gezondheidsprobleem op de werkvloer: door mee na te denken over oplossingen en personeelsleden te ondersteunen bij de aanvraag van een erkenning van handicap of chronische ziekte.
Jobcoaching kan op verschillende momenten in het proces van redelijke aanpassingen worden ingezet:
Gratis gespecialiseerde jobcoaching via VDAB(opent in nieuw venster) voor personeelsleden die nog geen erkenningsbewijs van handicap (of chronische ziekte) hebben: deze jobcoaching biedt onmiddellijke ondersteuning aan iedereen met een gezondheidsprobleem op de werkvloer: door mee na te denken over oplossingen en personeelsleden te ondersteunen bij de aanvraag van een erkenning van handicap of chronische ziekte.
Je kan ook gespecialiseerde jobcoaching aanvragen als er nog geen concrete vraag is, of voor ondersteuning bij de bepaling van redelijke aanpassingen (‘functionele analyse’). Deze ondersteuning kan je aanvragen door een e-mail te sturen naar onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Gespecialiseerde jobcoaching via inclusieprotocol: bij wijze van redelijke aanpassingen kan de dienst Diversiteitsbeleid betalen voor een gespecialiseerde jobcoach nadat personeelsleden deze maatregel hebben aangevraagd en deze maatregel is opgenomen in het ondertekende inclusieprotocol. Deze coaching biedt een traject op maat voor personeelsleden met een handicap of chronische ziekte en desgevallend hun leidinggevenden.
Bij indiensttreding voor een functie bij de Vlaamse overheid: als een laureaat voorafgaand aan de aanvaarding van de functie vragen heeft rond mogelijke ondersteuningsnoden of nog twijfels heeft om de functie op te nemen, kan een gesprek met een jobcoach nuttig zijn. Die helpt om eventuele drempels en specifieke noden in kaart te brengen, zodat het nieuwe personeelslid met vertrouwen van start kan gaan in de nieuwe rol. Deze vorm van gespecialiseerde jobcoaching kan worden aangevraagd bij de selectieverantwoordelijke en wordt betaald door de dienst Diversiteitsbeleid.
Wellicht is het zinvol om ook in overleg te gaan met de leidinggevende van het personeelslid of met andere betrokkenen.
Stap 2
Maak een afspraak met een TOM-expert van de dienst Diversiteitsbeleid zodra de problematiek duidelijk is.
Als de vraag nog niet concreet is, dan kan je als HR-professional ook begeleiding krijgen bij het in kaart brengen van de noden en behoeften van een personeelslid met een handicap (of chronische ziekte) door de expert.
De expert zal je ondersteunen met uitgebreide technische en medische kennis over redelijke aanpassingen en je helpen om je vraag helder te formuleren.
Stap 3
Vul samen met het personeelslid het aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen in. Gebruik daarvoor het sjabloon voor het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier omvat een gedetailleerde analyse van de problematiek en van de mogelijke oplossingen en aanpassingen.
Als bijlage voeg je de nodige stavingstukken toe, zoals het erkenningsbewijs van handicap (of chronische ziekte) en een eventueel advies van de preventieadviseur-arbeidsarts of andere relevante documenten.  
Opgelet: zodra het aanvraagformulier is ingevuld begint de wettelijke periode voor de toekenning van redelijke aanpassingen van 30 kalenderdagen te lopen.  
Stap 4
Samen met het personeelslid ga je verder in dialoog over de redelijke aanpassingen die zijn gevraagd via het aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen. Je betrekt daarbij eventueel de lijnmanager, die het finale inclusieprotocol zal tekenen.
Alle nodige redelijke aanpassingen worden opgenomen in een ontwerp-inclusieprotocol dat ook nog eens beknopt de afspraken bevat over redelijke aanpassingen tussen de lijnmanager en het personeelslid. Je vindt het sjabloon van dit inclusieprotocol onderaan op deze pagina.   
Bezorg een voorstel van inclusieprotocol of addendum aan het personeelslid en de leidinggevende voor feedback. 
Stap 5
Je lijnmanager maakt het ontwerp-inclusieprotocol voor een niet-bindend advies over aan de Vlaams Diversiteitsambtenaar samen met het aanvraagformulier en relevante stavingstukken zoals het erkenningsbewijs van de handicap (of chronische ziekte) via onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Stap 6
Na ontvangst van het advies van de Vlaams Diversiteitsambtenaar finaliseer je  het inclusieprotocol:
Lees het niet-bindend advies van de dienst Diversiteitsbeleid na en beslis of jouw entiteit dit volgt. Je entiteit neemt uiteindelijk de beslissing.  
Breng het personeelslid op de hoogte van de beslissing (=start van de 2e termijn voor uitvoering (of motivering verlenging) van 60 dagen). 
Het inclusieprotocol moet uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van het ingevulde aanvraagformulier ondertekend zijn door de lijnmanager en het personeelslid en doorgestuurd zijn naar de dienst Diversiteitsbeleid (onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)).   
De beslissingstermijn kan uitzonderlijk met 30 dagen worden verlengd als daar een motivatie voor is. Die moet je meedelen aan het personeelslid.
Stap 7
Vertel het personeelslid dat die zich verplicht moet registreren in Vlimpers als personeelslid met een handicap. Meer info vind je terug op de webpagina ‘Ik ben een personeelslid van de Vlaamse overheid en heb een handicap , inclusief chronische ziekte’. 
Is je entiteit niet aangesloten op Vlimpers? Sla de documenten op en registreer het personeelslid volgend het interne afsprakenkader, en bezorg deze ook aan de Dienst  Diversiteitsbeleid.(onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie))  
Stap 8
Na ondertekening van het inclusieprotocol moeten de redelijke aanpassingen (minstens gedeeltelijk) worden uitgevoerd binnen de 60 kalenderdagen. Die uitvoeringstermijn kan binnen die 60 kalenderdagen uitzonderlijk verlengd worden. Die verlenging moet je motiveren en het personeelslid daarvan op de hoogte brengen.
De dienst Diversiteitsbeleid bestelt de materiële hulpmiddelen.
Materiële hulpmiddelen waarover de dienst Diversiteitsbeleid geen positief advies heeft gegeven, betaalt je entiteit zelf.
Stap 9
Jouw entiteit is verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de redelijke aanpassingen.  
Voor bepaalde redelijke aanpassingen moet je een werkwijze volgen, raadpleeg hiervoor de werkwijzen verder op deze webpagina. 
Jouw entiteit voert de niet-materiële maatregelen die overeen zijn gekomen zelfstandig uit   
Let op: maakt het personeelslid kenbaar dat die wenst in te stappen in verlof voor deeltijdse prestaties wegens handicap inclusief een chronische ziekte? Bekijk dan de stappen op de infopagina over het verlofstelsel. Dit verlof kan opgenomen worden in een inclusieprotocol, maar dit is niet noodzakelijk.  
De situatie van een personeelslid kan altijd veranderen of de impact van de handicap of de werkomgeving (bijvoorbeeld functie, taakinvulling, werkplaats,..) kan evolueren.
Zijn er nieuwe tewerkstellingsondersteunende maatregelen nodig? Stel dan een addendum (voor kleine toevoegingen) of een nieuw inclusieprotocol op.
Tip: stimuleer de leidinggevende en het personeelslid om de huidige aanpassingen en eventuele bijkomende aanpassingen op regelmatige tijdstippen te bespreken.
Stap 1: plan een overleg met het personeelslid dat nood heeft aan een wijziging van de toegekende redelijke aanpassingen uit het inclusieprotocol, in geval van evoluerende noden van het personeelslid of gewijzigde werkomstandigheden. Het inclusieprotocol vind je in het e-dossier van het personeelslid.
Stap2: vul samen met het personeelslid het aanvraagformulier in.
Stap 3: maak samen een overzicht van de benodigde aanpassingen en bespreek die met de lijnmanager. Onderaan deze pagina vind je het sjabloon voor het addendum.
Stap 4: je lijnmanager legt het ontwerp van het addendum bij het inclusieprotocol voor aan de Vlaams Diversiteitsambtenaar voor een niet-bindend advies. Dat doet die door een e-mail te sturen naar onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Stap 5: na ontvangst van het advies van de Vlaams Diversiteitsambtenaar finaliseer je het addendum binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag voor de herziening van het integratieprotocol of inclusieprotocol.
De beslissingstermijn kan uitzonderlijk met 30 dagen verlengd worden. Die verlenging moet je motiveren en die motivatie meedelen aan het personeelslid.
Bezorg het finale addendum aan de dienst Diversiteitsbeleid.
Stap 6: de dienst Diversiteitsbeleid bestelt de materiële hulpmiddelen. Materiële hulpmiddelen waarover de dienst Diversiteitsbeleid geen positief advies heeft gegeven, betaalt je entiteit zelf.
De uitvoeringstermijn van 60 dagen kan uitzonderlijk met 30 dagen verlengd worden. Die verlenging moet je motiveren en die motivatie meedelen aan het personeelslid.

Sjablonen

Je vindt hier de nodige sjablonen om je te helpen bij het opmaken van een inclusieprotocol:

Regelgeving

Enkele vuistregels

Ontwikkel een vertrouwensband met het personeelslid. Wees open en luister goed. 
Wees eerlijk tegen het personeelslid en schep realistische verwachtingen. Geef jouw meervoudige partijdigheid aan. Dit betekent dat je aan ieders kant staat (leidinggevende, personeelslid, andere betrokkenen …). Je hebt een bemiddelende rol. 
Communiceer altijd helder, duidelijk en tijdig (binnen de aangegeven termijnen). 
Detecteer tijdig de noden van het personeelslid en plaats die zo snel mogelijk in het juiste traject.
Verwijs correct door en schakel nodige betrokkenen in. Hou de welzijnskaart steeds bij de hand. 
Houd het overzicht en de opgelegde timing voor ogen. Plan alles tijdig in.

Contact

Dienst Diversiteitsbeleid
Team TOM
Havenlaan 88, bus 33
1000 Brussel

Algemene vragen: diversiteitsbeleid@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
Vragen in verband met een individueel dossier: onbeperktaandeslag@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)

HR-professionals ontvangen wekelijks een overzicht van de verschenen nieuwsberichten in hun mailbox.

Lees alle nieuws

Suggesties?

Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina?

Meld je suggestie(s)

HR-bouwstenen

Tools

Vlaanderen Intern voor HR

door Agentschap Overheidspersoneel opent in nieuw venster

Informatie voor HR-professionals

Tewerkstellingsondersteunende maatregelen - info voor HR

Voor wie

Toepassingsgebied

Toekenning redelijke aanpassingen

Consultatiegesprek TOM

Stappenplan TOM

Vertrek vanuit de vraag van het personeelslid

Plan een consultatiegesprek met een expert handicap

Vul het aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen in samen met het personeelslid

Maak een ontwerp-inclusieprotocol op met het personeelslid

Je lijnmanager vraagt een niet-bindend advies over de voorgestelde redelijke aanpassingen aan de Vlaams Diversiteitsambtenaar

Finaliseer het inclusieprotocol en laat het ondertekenen

Registratie in Vlimpers

De dienst Diversiteitsbeleid bestelt de materiële hulpmiddelen

Je entiteit voert de redelijke aanpassingen uit