Het dienstencentrum van Het Facilitair Bedrijf
Het Facilitair Bedrijf biedt de mogelijkheid om jouw entiteit maximaal te ontzorgen als je van onze diensten gebruik wil maken. Dit wil zeggen dat je voor die diensten enkel je nood kenbaar dient te maken en dat al de rest van bestelling tot betaling verder opgevolgd wordt door Het Facilitair Bedrijf.
Bestellingen worden probleemloos geplaatst en snel geleverd, betalingen verlopen vlot.
Welke diensten kan je afnemen via het dienstencentrum?
Je bepaalt zelf voor welke diensten je wilt aansluiten. Je kunt eerst voor enkele diensten aansluiten en kennismaken met het dienstencentrum en zo ervaren wat de effectieve meerwaarde is. Zo kun je later steeds voor bijkomende diensten aansluiten. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om meteen voor alle diensten aan te sluiten en je maximaal te laten ontzorgen.
Wie kan aansluiten bij het dienstencentrum
Alle entiteiten die gebruik maken van OraFin(opent in nieuw venster) kunnen aansluiten bij het dienstencentrum. OraFin is het boekhoudsysteem van de Vlaamse overheid en van verschillende rechtspersonen die mee ingestapt zijn. Gebruikt jouw entiteit nog geen OraFin? Dan moet dat eerst in orde zijn.
Kan jouw entiteit of organisatie geen gebruik maken van OraFin? Dan kun je niet aansluiten bij het dienstencentrum van Het Facilitair Bedrijf. Je kunt uiteraard steeds via selfservice van onze diensten genieten.
Waarom zou je aansluiten bij het dienstencentrum?
- Wij nemen al je zorgen van je over en zoeken naar de best mogelijke oplossing rekening houdend met al jouw voorwaarden.
- Er is altijd iemand beschikbaar met de nodige kennis en expertise. Afwezigheden worden bij ons altijd opgevangen.
- Wij gebruiken zoveel mogelijk de beschikbare raamcontracten. Geen raamcontract dat voldoet? Dan zoeken wij verder op de markt. Indien er voor jouw optimale oplossing meerdere diensten, raamcontracten of bestellingen nodig zijn, voorzien wij de ideale combinatie.
- Wij kijken na of alles in lijn is met alle mogelijke regelgeving terzake, en zeker conform is met de regelgeving op overheidsopdrachten.
- We zorgen voor rapportering over jouw afname van de diensten.
- Indien er recurrente kosten of verbruikskosten zijn: monitoren we je verbruik, je data, … zodat we altijd het meest optimale pakket aanbieden, dat jouw abonnement op tijd wordt verlengd, … We nemen hier uiteraard ook steeds vooraf contact op met jou om je hier een proactief voorstel van te doen.
- Indien het nodig is dat bepaalde beheerstools worden bijgewerkt naar aanleiding van een bestelling dan zorgen wij hier ook voor.
- Wij maken voor jouw entiteit een inkooporder in het financieel systeem. Het inkooporder volgt de gangbare goedkeuringsflow in OraFin. We zorgen dat de leverancier bovendien aan alle voorwaarden voor e-invoicing voldoet.
- Garanties, storingen, dienst na verkoop: breng ons op de hoogte en wij doen het nodige om met de leverancier te kijken naar een correcte oplossing.
- Via Facilipunt kan je:
- Je aanvraag in realtime opvolgen
- Je vindt er de gegevens van de contactpersoon voor een bepaalde bestelling zodat je steeds bij iemand terecht kunt.
- Je kunt makkelijk opmerkingen of feedback toevoegen over een bepaalde bestelling.
Hoe werkt het dienstencentrum?
- Stap 1
Wij controleren voor elke vraag of deze conform de gemaakte afspraken is. Wij nemen al je zorgen van je over om te zoeken naar de best mogelijke oplossing rekening houdend met alle voorwaarden.
Als je vraag nog niet helemaal helder is, dan nemen wij het initiatief om dat samen met jou verder uit te klaren
- Stap 2
Wij gebruiken uiteraard zoveel mogelijk de beschikbare raamcontracten. Voldoet het aanbod in de raamcontracten niet aan jouw nood? Dan zoeken wij verder op de markt, conform de regelgeving op overheidsopdrachten om jou toch de best mogelijke oplossing te bezorgen.
Als er verschillende mogelijkheden zijn, dan nemen wij het initiatief om die mogelijkheden met de voor- en nadelen met jou af te stemmen zodat je de beste keuze kunt maken die het dichtst aansluit bij jouw nood.
Als we jouw nood kennen en weten welke mogelijke oplossingen er zijn, zullen wij die ook nog steeds verifiëren of die in lijn zijn met alle mogelijke regelgeving terzake. (duurzaamheidsbepalingen, allerhande omzendbrieven die relevant kunnen zijn, adviezen van de preventiedienst, …)
Al deze informatie delen we ook met jou wanneer we de verschillenden mogelijkheden aan je voorleggen, zodat jij een gefundeerde keuze kunt maken.
- Stap 3
Wij maken voor jouw entiteit een inkooporder in het financieel systeem. Het inkooporder volgt de gangbare goedkeuringsflow in OraFin. De budgethouder bij jouw entiteit dient steeds zijn goedkeuring te geven (of niet).
Nadat we de goedkeuring hebben voor een bepaalde bestelling dan zorgen wij dat het ook effectief wordt besteld.
- Wij geven duidelijke instructies naar de leverancier zodat jij zeker krijgt wat je verwacht.
- We zorgen dat de leverancier bovendien aan alle voorwaarden voor e-invoicing voldoet.
- Wij volgen actief op dat de bestelling bij jou wordt geleverd volgens de gemaakte afspraken.
- Stap 4
3-wegsafstemming
Voor elke factuur dien je te bevestigen of de goederen goed zijn geleverd bij jou, pas dan geven we de ontvangstbevestiging in, in OraFin. Zo betalen we niets ten onrechte en bewaken we dat de facturen ook tijdig betaald worden. - Stap 5
Laat ons weten wat er niet in orde is en wij doen het nodige om met de leverancier te kijken naar een correcte oplossing. Ook voor bestellingen die we doen buiten onze raamcontracten. Als je een opmerking hebt, dan meld je die aan ons en zorgen wij voor de rest. Dit geldt voor de volledige garantieperiode.
Wat is de kostprijs om aan te sluiten bij het dienstencentrum?
- Tijdens een aansluitingstraject plannen we een werklastmeting voor elke dienst die je op deze manier wilt afnemen. Op basis van die meting spreken de klantentiteit en Het Facilitair Bedrijf een personeels- en/of budgetoverdracht af.
- De verbruiks- of eventuele recurrente kosten (zoals abonnementskosten) worden aangerekend op de kredieten van de klantentiteit.