E-facturen kunnen verzonden worden zonder dat er een formele overeenkomst moet zijn tussen verzender en ontvanger. Aangezien de Vlaamse overheid het gebruik van e-facturatie wil opleggen, is een specifieke bepaling echter noodzakelijk. Mede ook omdat de opdrachtnemer op een paar belangrijke details moet gewezen worden, is het belangrijk om dit op punt te stellen.

Een versie in het Engels kan je hier terugvinden.

Nieuwe opdrachten

Wanneer je als overheid start met e-factureren bij de aanvang van een nieuwe overheidsopdracht, gebruik je deze modelbepaling in het bestek als bepaling voor de wijze van factureren.

Je dient onder c), 1. enkele toevoegingen te doen. Zie de desbetreffende instructies. Deze bepaling heeft als bedoeling om de opdrachtnemer alle informatie die hij nodig heeft om e-facturen te versturen voor jouw opdracht.

a) Wijze van factureren

De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Elektronische facturatie (e-invoicing) is sinds 1 januari 2017 de standaard werkwijze voor de ontvangst van facturen binnen de Vlaamse overheid.

Met e-invoicing bedoelen we geen PDF-factuur, maar een e-factuur in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform. Facturen die ingediend werden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet aanvaard.

Zie: E-invoicing voor leveranciers

b) Inhoud van de factuur

De elektronische factuur dient, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW-wetboek, volgende gegevens te bevatten:

• KBO-nummer van de aanbestedende overheid: ...
  Opm: bij gebruik van het Mercuriusportaal dient u ... te selecteren als ontvanger (Vul hier de naam in van uw entiteit zoals die in het Mercuriusportaal gekend is. Voor entiteiten zonder eigen rechtspersoonlijkheid is dit ‘Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap’.)
• Inkooporder: dit nummer wordt medegedeeld bij sluiting van de opdracht, of in het aanvangsbevel of op de factuuraanvraag.
  (Schrap al naargelang hetgeen van toepassing is op je opdracht.)
• (Eventuele andere gegevens die je op de factuur wil zien.)

De bovenvermelde gegevens dienen ingevuld te worden overeenkomstig de business afspraken van de Vlaamse overheid. Zie: Peppol en Mercurius (onderaan)

Het is ook aangewezen om vooraan het bestek of op het voorblad ervan de inschrijvers te wijzen op de verplichting inzake e-invoicing:

De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Vanaf 1 januari 2017 moeten alle facturen die in het kader van deze opdracht worden ingediend op een elektronische manier in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol.
Meer info over e-invoicing is terug te vinden via https://vlaanderen.be/e-invoicing.

Lopende opdrachten

Wanneer je als overheid effectief start met e-facturen in de loop van de overheidsopdracht, is het raadzaam een bijakte op te stellen.

Bijakte

De opdrachtnemer start met het verzenden van e-facturen in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol vanaf (datum).
De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies.
Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd.

Leveranciers worden geïnformeerd en begeleid naar elektronische facturatie. Vanzelfsprekend is het ook belangrijk dat de naleving van het elektronisch aanleveren van facturen ook opgevolgd wordt. Daarom zullen papieren facturen of PDF-facturen die toekomen op het centrale boekhoudkantoor of bij inhoudelijke medewerkers ook geweigerd worden.

Wanneer wordt een papieren (PDF-) factuur geweigerd?

• Wanneer de factuur kadert in een overheidsopdracht of bestelling die gelanceerd werd na 1 januari 2017,
• én waarbij in de opdrachtdocumenten (of bestelbon) vermeld werd dat e-facturatie verplicht was,
• én waarbij de verzender van de factuur (de leverancier) niet tot de uitzonderingen (een micro-onderneming of overheidsorganisatie) behoort.

Voorbeeldbrief (aan te passen)

Beste,Wij weigeren je factuur met nummer [x] met als datum [xx/xx/xxxx] om de volgende reden. De bepaling over de facturatiewijze in de opdrachtdocumenten of de bestelbon van de onderliggende overheidsopdracht stelt dat je een elektronische factuur moet aanleveren via Peppol. Meer informatie vind je op https://vlaanderen.be/e-invoicing. Als bijlage vind je de originele factuur terug. Deze weigering werd je gestuurd onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis.

Hoe verzenden?

De regelgeving staat je toe te weigeren op de wijze die je zelf kiest:

• per mail/gewone brief
• via aangetekende zending (indien je meer zekerheid wenst over het vaststaan van de precieze datum van weigering van de factuur)

Je kan als entiteit zelf kiezen welke verzendwijze je gebruikt. De regelgeving laat je immers vrij.

E-invoicing kan slechts slagen als leveranciers aangemoedigd en begeleid worden bij het digitaliseren van hun facturatie. Omwille van de grote verscheidenheid in factuurvolume en maturiteit bij bedrijven is de informatieverstrekking ook erg verschillend.

Informatie over het verzenden van een e-factuur door de leverancier.

• Overzicht financiële systemen en entiteiten(Excel bestand opent in nieuw venster) Vlaamse overheid die in staat zijn e-facturen te ontvangen via Mercurius. Deze lijst wordt steeds actueel gehouden.
• Database van alle Belgische ontvangers van PEPPOL-documenten