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Vous travaillez avec un système ERP

Les entreprises qui traitant beaucoup de factures disposent souvent d’un système ERP.  “XML” et “UBL” ne sont pas des concepts inconnus pour les collaborateurs IT de ces entreprises. Vous travaillez peut-être déjà avec un prestataire de services pour votre facturation électronique?

Passez en revue la feuille de route pour vous assurer que vous pouvez envoyer des factures électroniques correctes.
Choisissez le scénario qui s’applique à votre entreprise, puis commencez par l’étape indiquée sur la feuille de route:

  • Mon entreprise applique elle-même la norme Peppol et choisit elle-même son point d’accès (commencez à l’étape 1).
  • Mon entreprise confie la conception de la facture Peppol à un tiers, avec ou sans le choix du point d’accès à utiliser (allez directement à l’étape 2).

Mon entreprise applique elle-même la norme Peppol et choisit elle-même son point d’accès

  • Stap 1

    Si votre entreprise applique la norme Peppol, il est important que toutes les données requises soient correctement indiquées et dans la bonne version, c’est-à-dire la norme PEPPOL BIS V3. Cette condition permet notamment de s’assurer que la facture électronique peut être lue et traitée par toutes les parties prenantes.

    Pour vérifier que votre XML est bien conforme à la norme Peppol BIS V3, validez-le en ligne cet XML Peppol en ligne :

    Mon XML Peppol n’a pas été validé avec succès. Examinez les messages d’erreur, procédez aux ajustements nécessaires et recommencez le processus de validation.

    Mon XML Peppol a été validé avec succès. Examinez les points d’attention repris ci-dessous et passez à l’étape suivante.

    Vérifiez également les autres données qui doivent être indiquées correctement dans votre fichier XML !

    En plus des données obligatoires pour être conforme à Peppol, vous devez également prendre en compte les éléments suivants :

    • Les données légales belges qui s’appliquent à toute facture, indépendamment de la forme:

    Vérifiez sur e-factuur.belgium.be(opent in nieuw venster)

    • Les exigences commerciales de votre client. Il s’agit de données supplémentaires que votre client vous demandera, en consultation avec vous, d’inclure dans votre dossier dans ses documents de mission. Le numéro de commande obligatoire est un bon exemple de ce type d’information. Pour savoir quelles « exigences commerciales » vous devez appliquer, contactez votre personne de contact auprès de votre client gouvernemental
  • Stap 2

    Un point d’accès est indispensable pour communiquer via Peppol. Nous recommandons ce qui suit :

    1. Les points d’accès reconnus par Peppol sont disponibles en ligne

    Consultez les points d’accès reconnus(opent in nieuw venster)

    Sachez également qu’au lieu d’opter pour un point d’accès externe, en tant que grande entreprise et expéditeur fréquent, vous pouvez également choisir de devenir vous-même un point d’accès.

  • Stap 3

    Vous serez invités à :

    • Passer le test de conformité Peppol
    • Envoyer des documents au point d’accès de l’autorité

    Ces tests sont effectués sous la coordination de BOSA. Prenez contact avec BOSA via l’adresse e-mail Peppol@bosa.fgov.be(opent in uw e-mail applicatie).

    Ces tests ont été réalisés avec succès. Passez alors à l’étape 4.

  • Stap 4

    Il est recommandé d’effectuer un test « de bout en bout » afin de s’assurer que les factures électroniques sont bien reçues. Ce test consiste à envoyer correctement une facture, une note de crédit et éventuellement une pièce jointe.

    Bien que la directive européenne sur la facturation électronique vous permette d’envoyer une facture électronique immédiatement sans faire de test, des tests préalables vous permettent de vous assurer que l’envoi de factures électroniques sera couronné de succès. Si les tests sont concluants, vous pouvez commencer à envoyer des factures électroniques ! Des milliers de fournisseurs des pouvoirs publics le font également.

    J’ai EFFECTIVEMENT réalisé un test de bout en bout

    Super! Vous avez passé toutes les étapes et vous êtes maintenant sûr de pouvoir envoyer correctement des factures électroniques à l’Autorité flamande.

    Je n’ai PAS encore réalisé de test de bout en bout

    Passez à l’étape 5

  • Stap 5

    Vous contactez votre client final et lui indiquez que vous souhaitez effectuer un test, qui consistera toujours à envoyer une facture, une note de crédit et éventuellement une pièce jointe. Vous recevrez des informations et des conseils supplémentaires.

    J’ai réalisé le test de bout en bout avec succès.

    Super! Vous avez passé toutes les étapes et vous êtes maintenant sûr de pouvoir envoyer correctement des factures électroniques à l’Autorité flamande.