Ondersteuning bij informatiebeheer
Het Facilitair Bedrijf biedt met deze dienstverlening entiteiten van de Vlaamse overheid projectmatige ondersteuning bij hun archief- en informatiebeheer. Concreet bieden we de mogelijkheid om opgeleide profielen van de Cluster Documentbeheer gericht en voor een langere periode in te zetten op specifieke projecten.
Voor wie
Alle entiteiten van de Vlaamse overheid (volgens artikel I.3.1° van het Bestuursdecreet) kunnen een beroep doen op deze dienstverlening.
Dienstverlening
Via deze dienstverlening schakel je consulenten van Het Facilitair Bedrijf in voor het uitvoeren van specifieke projecten. Deze ondersteuningstrajecten inzake informatiebeheer nemen minimaal 6 maanden in beslag en kunnen zowel vol- als halftijds ingevuld worden. De consulenten worden binnen Het Facilitair Bedrijf opgeleid en zijn vertrouwd met de werking van de Vlaamse overheid, de applicaties van Digitaal Archief Vlaanderen en het Archiefdepot in Vilvoorde.
Onderstaande opsomming geeft een beeld voor welke projecten ondersteuning op maat aangevraagd kan worden:
- Opmaken van series in het Serieregister;
- Begeleiden van verhuisprojecten;
- Overdrachten begeleiden of uitvoeren naar DAV (concreet omvat dit bv. data-analyse, datamapping, pre-ingest acties, datamigratie, ...);
- Overdrachten begeleiden of uitvoeren naar het Archiefdepot;
- Implementatie en beheer van softwarepakketten (bv. SharePoint, dossiersystemen …);
- Adviseren en analyseren voor het opzetten van archiveringsstromen richting DAV;
- Uitwerken van een informatiebeleid voor de klant;
- Omzetten van het informatiebeleid van de klant, naar concrete richtlijnen en handleidingen;
- Inzetten van de nodige Microsoft 365 componenten;
- Uitvoeren van analyses in het kader van archiving-by-design;
- Optimaliseren en actueel houden van het Serieregister;
- Begeleiden en ondersteunen van de klant bij het digitaliseren van zijn werking;
Kostprijs
De kosten voor de projectondersteuning van de consulenten zijn steeds in functie van het ingezette profiel doordat het Facilitair Bedrijf enkel de reële loonkost doorrekent, naast een jaarlijkse forfaitaire kost voor transport en opleiding.
Voordelen
- Een flexibele inzet van opgeleide profielen die vertrouwd zijn met de Vlaamse overheid, Digitaal Archief Vlaanderen en het Archiefdepot in Vilvoorde.
- Entiteiten vermijden dat zij tijdelijke consultants inzetten die een dure oplossing betekenen, en waarbij dat de kennis en ervaring na afloop van het project verdwijnt uit de Vlaamse overheid.
- Door de profielen op regelmatige basis te laten samenzitten met de andere consulenten en met de experten informatiebeheer van de Cluster Documentbeheer, is er een goede uitwisseling van kennis en expertise.
Hoe aanvragen?
Elke aanvraag voor een ondersteuningsproject gebeurt via mail(opent in uw e-mail applicatie) waarna een intakegesprek gepland wordt.