Verdeling van niet-scanbare poststukken en pakketten
Het Facilitair Bedrijf plaatst in alle grote kantoorgebouwen slimme pakketautomaten van Bringme. De pakketpost zal rechtstreeks door de postdiensten geleverd worden in deze pakketautomaten.
Daarnaast worden ook de volgende zaken afgeleverd in deze pakketautomaten:
- alle niet-scanbare berichten die toekomen in de centrale scankamer.
- de berichten waarvan het analoge origineel is opgevraagd door de entiteit.
Wat scannen we niet in?
Volgende zaken beschouwt de scankamer als niet-inscanbaar:
- Poststukken waarop op de enveloppe ‘vertrouwelijk’ vermeld wordt;
- Poststukken met krasvakken (vb voor pincode);
- Magazines, kranten en geadresseerde reclame;
- Wenskaarten: geboortekaartjes etc;
- Poststukken met fysieke objecten, vb brief met een USB-stick;
- Verlijmde dossiers
- Andere niet-inscanbare poststukken (vb tankkaart)
Deze niet-inscanbare poststukken worden gebundeld door het scanningsteam in Conscience en twee keer per week afgeleverd in de BringmeBox ten aanzien van de BringmeBox-verantwoordelijke van de entiteit.
Toegang tot de pakketautomaten
Elke medewerker (als zodanig gekend in IDM) krijgt toegang tot deze pakketautomaten en ontvangt een notificatie als er een pakket in de automaat is afgeleverd.
Elke entiteit dient in elk gebouw waarin het gehuisvest is één of meerdere personen als Bringmebox-verantwoordelijke aan te stellen voor de pakketautomaten. Op die manier beschikt Het Facilitair Bedrijf steeds over een duidelijk aanspreekpunt.
Werkwijze paketten
De pakketten worden rechtstreeks door de postbode/koerierdienst geleverd via de pakketautomaat:
- Pakketten die bestemd zijn voor een persoon en waarop de naam van de bestemmeling is vermeld, worden rechtstreeks aan die persoon toegekend;
- Pakketten die bestemd zijn voor een entiteit en waarop geen persoon als bestemmeling is vermeld worden steeds toegekend aan de Bringmebox-verantwoordelijke van de entiteit.
Werkwijze niet-inscanbare post en opgevraagde documenten
Het scanningsteam in Conscience bundelt alle niet-inscanbare poststukken. Ze steken ook de opgevraagde poststukken in de bundel met niet-inscanbare post. Op het opgevraagde poststuk staat duidelijk wie het originele poststuk heeft opgevraagd.
De volledige bundel van niet-inscanbare post en opgevraagde poststukken wordt in zijn geheel geleverd in de pakketautomaat ten aanzien van de BringmeBox-verantwoordelijke van de entiteit. Deze laatste verdeelt de poststukken verder in de organisatie.
SLA
Minstens 2 maal per week
- Niet-scanbare post afleveren in pakketautomaat in het gebouw van de bestemmeling
- Originele documenten afleveren in pakketautomaat in het gebouw van de bestemmeling