De opdracht wordt opgedeeld in drie percelen:

1. Digitalisering van inkomende post

2. Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving (bv. omgevingsvergunningen of stedenbouwkundige vergunningen)

3. Digitaliseringsprojecten voor andere (bestuurs)documenten (bv. sociale dossiers, subsidiedossiers, bevolkingsregisters of politiereglementen)

Het Facilitair Bedrijf treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale en dit ten aanzien van een breed spectrum aan entiteiten, waaronder de Vlaamse overheid in ruime zin, de lokale besturen in ruime zin en instellingen met een publieke taak, die lid zijn bij Digitaal Archief Vlaanderen.

De raamovereenkomst heeft een looptijd van drie jaar en kan eenmaal worden verlengd met een periode van een jaar.

De plaatsing van de opdracht gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandelingen.

1. Centrale coördinatie: het digitaliseringsproces verloopt gestandaardiseerd en gestroomlijnd, zorgt voor schaalvoordelen en een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten.
2. Bundeling van expertise, zowel op het vlak van overheidsopdrachten als digitalisering en archivering.
3. Focus op langetermijnbewaring via het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen.

Deze opdracht kadert ook in de opzet van het transformatief ontwikkelings- en implementatietraject “Dienst Omgeving – Samen bouwen aan dienstverlening!”, onderdeel van het relanceproject ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ van de Stad Mechelen.

Naast Het Facilitair Bedrijf werken ook Digitaal Vlaanderen, Departement Omgeving, Agentschap Binnenlands Bestuur en meer dan 70 lokale besturen mee aan dit traject. Het project wil Vlaamse bouwblokken ontwikkelen en/of verfijnen om de processen van de ‘Dienst Omgeving’ efficiënter te maken voor zowel burgers, ondernemers, verenigingen, lokale besturen en Vlaamse overheden.

Door in te zetten op generieke Vlaamse bouwstenen verbetert de kwaliteit van de dienstverlening van een lokale omgevingsdienst significant, zowel qua doorlooptijd, consistentie, opvolgbaarheid en werklast. Om te komen tot een toekomstig Centraal Vergunningenregister dienen de lokale besturen bovendien sterk in te zetten op het digitaliseren van bestaande dossiers en het kwalitatief krijgen van hun digitale registers. Ook Lokaal Digitaal ondersteunt deze aanpak met een gerichte cofinanciering.

Naast de raamovereenkomst is het ook de bedoeling om generieke integraties op te zetten tussen het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen en Omgevingssoftware die de lokale besturen gebruiken voor de opvolging van dossiers.

Zo kunnen de gedigitaliseerde (bestuurs)documenten in het E-depot meteen vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s geraadpleegd worden. Daarnaast kan digitale, afgesloten informatie vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s eenvoudig doorstromen naar het E-depot voor archivering. Doel is om het archiveringsproces zo onzichtbaar mogelijk te maken voor de lokale besturen, geïntegreerd in de eigen werkomgeving.