Stappenplan elektronische handtekening
Een digitaliseringsproject kiest best de meest geschikte soort handtekening om slimme digitalisering te realiseren. Niet elke elektronische handtekening is namelijk geschikt voor om het even welk document en omgekeerd vereist niet elk document een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Stappen
Dit stappenplan onderscheidt 4 stappen die je kan volgen om te bepalen of een ondertekening in een bepaald geval noodzakelijk en/of wenselijk is en welke soort elektronische handtekening je het best kiest.
Dit stappenplan is slechts een hulpmiddel voor digitalisering. Het neemt geen verantwoordelijkheid weg in jouw finale keuze voor de ene of de andere handtekening. We illustreren ook met enkele voorbeelden uit de praktijk.
- Stap 1
Aanpak
- Bepaal de scope waarvoor je wil nagaan of er handtekeningvereisten werden bepaald. Meestal is dit beperkt tot één proces. Hiervoor kan je bv. een administratief handboek raadplegen waarin processen worden uitgeschreven.
- Ga na of de bestuursinstantie waarvoor je werkt de volledige bevoegdheid heeft voor dit proces. Indien dat niet het geval is, ga dan na of het mogelijk is om de bevoegde instellingen te betrekken.
- Ga na welke regelgeving (wetten, decreten, KB’s, omzendbrieven...) voor dit proces geldt.
- Ga na of die regelgeving handtekeningsvereisten bevat, meer bepaald of de regelgeving een handtekening verplicht en of er bepaalde vormvereisten zijn voor het gebruik van die handtekening (bv. het gebruik van een specifiek soort elektronische handtekening).
- Indien de regelgeving een handtekening vereist, ga naar stap 2. Indien niet, ga naar stap 3.
- Stap 2
Als uit stap 1 blijkt dat een handtekening wettelijk vereist is, kan een risicoanalyse een helder antwoord bieden op de vraag hoe die vereiste nageleefd kan worden.
Aanpak
Om de meest geschikte keuzes bij de plaatsing van een handtekening te maken, is een beknopte risicoanalyse nodig.
Tijdens zo’n analyse plaatst men de verschillende risico’s (bv. op financieel of op reputationeel vlak) in een diagram, op basis van de impact van een gebeurtenis en de kans dat die gebeurtenis voorvalt.
- Stap 3
De handtekening kan een bepaalde functie vervullen, ondanks dat ze niet wettelijk vereist is of de vereiste genuanceerd kan worden. Het achterhalen van de functie kan ook een hulp zijn bij het kiezen van een geschikte handtekening.
Deze rol of functie is eigen aan het proces, maar kan verschillen in een digitale of analoge omgeving.
Bij de omzetting van de papieren documentstroom in een digitale documentstroom zal dan ook steeds moeten worden nagegaan hoe er zal worden omgegaan met de nieuwe vorm van handtekeningen en of deze nog dezelfde functie vervult als voorheen.
Aanpak
Om de functie van de handtekening te achterhalen, kunnen de volgende vragen worden gesteld:
- Is het vanuit bewijsrechtelijk perspectief relevant om het document te laten ondertekenen vanwege de bewijskracht of bewijswaarde? Is rechtszekerheid nodig?
- Heeft de handtekening nog een andere functie? Zoals bijvoorbeeld:
- Identificatiefunctie: de handtekening kan naar de identiteit van de ondertekenaar verwijzen (bv. naam, een deel van de naam, of een gewoonlijk pseudoniem).
- Toe-eigeningsfunctie: de wil om de handtekening op een bepaald geschrift te plaatsen, duidt op de intentie om zich te binden aan de inhoud van het geschrift (“animus signandi”).
- Beveiligingsfunctie: het manuele, eigenhandige, creatieve en continue karakter van de handtekening leidt ertoe dat men meer zekerheid krijgt over de identiteit van de ondertekenaar en dat deze niet bedrieglijk door een derde persoon werd geplaatst. Zo is het bijvoorbeeld gemakkelijker om een origineel van een kopie te onderscheiden en bakent het plaatsen van de handtekening de neergeschreven informatie fysiek af. Het ongezien toevoegen of verwijderen van gegevens is daardoor moeilijker.
- Bescherming tegen overhaasting: om de betrokkene te doen beseffen dat een activiteit wordt ondernomen die belangrijke rechtsgevolgen kan hebben.
- Een louter ceremoniële functie: als louter symbolische handeling.
Volgende stap?
- Heeft de handtekening een bepaalde functie? Dan ga je verder naar stap 4.
- Heeft de handtekening geen bepaalde functie én geen wettelijke vereiste, dan is een handtekening niet nodig.
- Heeft de handtekening geen bepaalde functie, maar is ze wettelijk vereist, dan bekijk je het risico van niet-ondertekening. Bij een hoog risico ga je naar stap 4. Bij een laag risico kies je zelf of je verder naar stap 4 gaat.
- Stap 4
Aanpak
Risicoanalyse
Om te bepalen welke soort handtekening er dient te worden gebruikt bijvoorbeeld in het geval van een wettelijke handtekeningvereiste zonder verdere bepaling of bijvoorbeeld in het geval dat er geen handtekeningvereiste is maar de handtekening wel nog een bepaalde functie vervult, zal een nieuwe risicoanalyse moeten worden uitgevoerd.
De invulling van het diagram (zie ook stap 2: maak een risicoanalyse)gebeurt op basis van de beoogde soort handtekening en aan de hand van de impact die wordt ingeschaald en de kans op gevolgen op financieel vlak en op het vlak van reputatie.
Op basis van de grafische weergave van de risicoanalyse wordt visueel weergegeven of er eerder een onaanvaardbaar/hoog risico bestaat (rode/oranje kleur), aanvaardbaar/laag risico bestaat (groene kleur) dan wel een eventueel aanvaardbaar/gemiddeld risico bestaat (gele kleur) en dus of er bepaalde risico’s kunnen worden genomen bij het gebruik van een bepaalde handtekening.
Beslissing
Op basis van de risico’s die worden ingeschat, zal een bepaalde vorm van handtekening worden gekozen die het meest geschikt is voor een bepaald document in een bepaalde fase van een proces. Naast de risicoanalyse zal ook de organisatiecultuur een bepaalde rol spelen bij het al dan niet nemen van het risico.
De uiteindelijke beslissing over de keuze van een handtekening, wordt genomen door het management van je organisatie. Dit stappenplan is slechts een hulpmiddel voor digitalisering. Het draagt geen verantwoordelijkheid in jouw finale keuze voor de ene of de andere handtekening.
Opleiden en communiceren
Het digitaliseren van een proces waarin de handtekening een rol speelt, moet gepaard gaan met sensibilisering, opleiding en communicatie.
Je kan veel nieuwe initiatieven nemen, maar als je dit niet communiceert en begeleidt, hervallen vele mensen in de oude gewoontes.
Houd dus ook in de planning rekening met opleiding en communicatie rond de nieuwe werkwijzen en procedures.
Hierna volgen een aantal voorbeelden van hoe je dit kan doen:
- Houd nauwe contacten met de procesbeheerder en de informatici en leid hen intensief op. Initiatieven voor de vereenvoudiging van processen of de digitalisering van werkstromen komen meestal via deze collega’s. Begeleid hen bij hun projecten.
- Organiseer opleidingen voor het management, sensibiliseer en informeer. Kritische vragen kunnen in de twee richtingen leiden tot een beter en welafgewogen resultaat. Het management zal de eindbeslissing nemen en dus ook bepalen of een risico wordt genomen of niet.
- Communiceer naar een dienst of naar de ganse organisatie dat processen gewijzigd werden. Communiceer vanaf wanneer deze nieuwe processen in voege treden.
- Herevalueer de gebruikte processen op gezette tijdstippen en wanneer bepaalde problemen of inefficiënties zich zouden voordoen.
Regelgeving bijsturen
Als de handtekening niet kan afgeschaft worden vanwege de regelgeving, kan het een oplossing zijn de regelgeving bij te sturen. Digitaal Vlaanderen en Het Facilitair Bedrijf ontwikkelden een uitgebreid aanbod om regelgeving digitaalvriendelijk te maken. Decreten, besluiten, reglementen of verordeningen kunnen baat hebben bij zo’n aanpassing.
Indien bij stap 2 werd vastgesteld dat er een mogelijkheid bestaat om af te wijken van regelgeving die bepaalde handtekeningvereisten oplegt, kan een wijziging van deze regelgeving worden doorgevoerd. De manier waarop een wijziging kan worden doorgevoerd, is afhankelijk van het feit of deze regelgeving onder de bevoegdheid van de organisatie valt of niet.
- De basisprincipes van digitaalvriendelijke regelgeving werden alvast vastgelegd.
- Indien de regelgeving onder de bevoegdheid valt van de eigen organisatie, kan je ze aanpassen.
- Indien de regelgeving niet onder de eigen bevoegdheid valt, kan je dit aankaarten bij de bevoegde overheid.
Voorbeelden van één specifieke stap
Voorbeelden waarbij het stappenplan volledig doorlopen is
We pasten het stappenplan toe op een aantal cases en formuleerden een conclusie over de rol van de handtekening.