Stappenplan bij reorganisaties
Ongeacht of de reorganisatie volgens de drie scenario’s verloopt of niet, er moeten afspraken worden gemaakt omtrent de informatie die voortvloeit uit deze taken. Een informatiebeheerder is op dat moment ook vaak druk bevraagd. Om je te helpen bij het structureren van je aanpak raden we je aan om dit stappenplan te volgen:
- Stap 1
Bij grote organisatiewijzigingen gaat het vaak om grote, complexe veranderingen met veel verschillende betrokkenen, risico’s en afhankelijkheden. Stel je hierbij steeds volgende vragen: Wat is de huidige situatie op het vlak van de bestuurlijke verantwoordelijkheid; de visie en strategie; het informatiebeheer op de werkvloer?
De toewijzing van de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt onder andere bepaald door de aard van de reorganisatie. Dit is belangrijk omdat het ‘orgaan’ dat bestuurlijk verantwoordelijk is, bijvoorbeeld ook de nodige middelen voor het informatiebeheer zal moeten voorzien.
Bij een reorganisatie gaat het om een traject waarbij tegen een afgesproken tijdstip organisaties fuseren, taken worden overgedragen of organisaties of taken worden stopgezet. Om geen informatie verloren te laten gaan en het beheer ervan te organiseren, is er op korte termijn een stand van zaken nodig over het informatiebeheer. Namelijk, hoe werd de bestuurlijke verantwoordelijkheid tot dusver en voor de reorganisatie omgezet in de praktijk?
Bij een reorganisatie gaat het om een traject waarbij tegen een afgesproken tijdstip organisaties fuseren, taken worden overgedragen of organisaties of taken worden stopgezet. Om geen informatie verloren te laten gaan en het beheer ervan te organiseren, is er op korte termijn een stand van zaken nodig over het informatiebeheer. Namelijk, hoe werd de bestuurlijke verantwoordelijkheid tot dusver omgezet in de praktijk?
- Stap 2
Op basis van de bevindingen in de eerste stap kan je prioriteiten bepalen voor de reorganisatie.
Hiervoor heb je een goed beeld van de situatie voorafgaand aan de reorganisatie nodig. Je hebt ook al zicht op de elementen waarmee je moet houden na de reorganisatie. Ook onderstaande factoren kunnen je prioriteiten nog beïnvloeden:
- Uitstroom van personeelsleden na de reorganisatie. Voorzie de nodige tijd en ruimte, zowel voor het overdragen van expertise als voor het afhandelen van afgesloten dossiers.
- Een gesloten organisatiecultuur waardoor delen of overdragen van informatie niet vanzelfsprekend is, is sowieso niet aangenaam om te werken. Na een reorganisatie kan deze cultuur nog versterkt worden. Denk na over hoe om te gaan met weerstand. Probeer zowel van bovenuit als van onderuit medewerking te creëren door concrete initiatieven te nemen waarbij een resultaat direct zichtbaar is. Een voorbeeld is de dossiers die van de nieuwe organisatie werden ontvangen zo snel mogelijk digitaal beschikbaar stellen.
- Initiatieven om de werking na de reorganisatie op punt te stellen, waarbij je tegelijkertijd ook informatiebeheer in de kijker kan zetten. Werk hiervoor multidisciplinair.
De prioriteiten bepalen doe je aan de hand van verschillende criteria. Afhankelijk van de situatie en jouw analyse zal het ene criterium zwaarder doorwegen dan het andere, zoals:
- Waar zitten de grootste risico’s?
- Zijn er quick wins?
- Welke acties hebben een lange termijn effect?
- Zijn er acties waarmee je verschillende doelstellingen of risico’s tegelijkertijd afdekt?
- Waarvoor kan je samenwerken met andere diensten?
- Zijn er acties die eerst moeten gebeuren vooraleer je met andere kan starten?
Daarna kan je de prioriteiten verder aanvullen met verwachte resultaten, beoogde timing, eventuele randvoorwaarden, … Voor sommige acties zal je hulp van anderen (bv. medewerkers van de betrokken diensten, verhuisfirma, …) of een beslissing nodig hebben (bv. bij een vernietigingsaanvraag). Stem dit tijdig met de betrokkenen af.
Laat je planning met prioriteiten en tijdspad valideren door het management, de projectleiding van de reorganisatie, werkgroepen informatiebeheer, e.d.… Kies voor een manier die past bij jouw organisatie: een uitgebreide nota, een beperkte presentatie, … Op deze manier zijn je initiatieven geruggesteund door het management.
- Stap 3
Stapsgewijs kan je de gekozen aanpak beginnen realiseren. Rapporteer over de voortgang, evalueer regelmatig en stuur bij waar nodig. Denk ook tijdig na over welke elementen je na het afronden van de reorganisatie in de dagelijkse werking dient op te nemen.
Verzamel tijdens de realisatie regelmatig cijfermateriaal. Als er bijvoorbeeld bepaalde diensten geïntegreerd worden en er wordt archief vernietigd, kan het interessant zijn om bij te houden hoeveel (papier of digitaal) er vernietigd wordt. Gebruik dit om te rapporteren naar je management en andere betrokkenen of extrapoleer de cijfergegevens voor andere, gelijkaardige situaties.
Neem regelmatig foto’s of zorg voor ander beeldmateriaal. Misschien krijgt je je communicatiedienst wel zover om een handje toe te steken.
Rapporteer naar aanleiding van belangrijke mijlpalen en communiceer je successen binnen je organisatie. Neem de realisatie van je planning regelmatig kritisch onder de loep. Aarzel niet deze bij te sturen wanneer nodig.
Denk ook al vooruit en ga na welke elementen na de reorganisatie nog van belang zijn. Procedures, richtlijnen sjablonen die je opstelt om de reorganisatie in goede banen te leiden, kan je later (deels) hergebruiken. Onderhoud de contacten die je met de diensten hebt opgebouwd. Misschien kan je deze wel optillen naar een formeel of informeel netwerk van informatiebeheerders per dienst.
Hou overzichten bij van welke informatie de diensten beheren in de aanloop naar de reorganisatie, voorbeelden zijn voorbereidingen voor depotlijsten, vernietigingslijsten, series in het Serieregister, …