Basisprincipes, juridisch kader en mogelijke belemmeringen
Basisprincipes
Een aantal basisprincipes bepalen de grote lijnen voor de verdeling van de bestuursdocumenten bij grote organisatorische wijzigingen.
- Stap 1
Er blijven geen bestuursdocumenten verweesd achter. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor alle betrokken informatie (die al dan niet overgedragen wordt) is geregeld en het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het goed beheer ervan. Onbeheerde informatie wordt al gauw moeilijk terugvindbaar en ontoegankelijk, onoverzichtelijk, … Hierdoor komt niet alleen de goede werking van de overheid, maar vooral de rechten van de recht- en informatiezoekende burger in het gedrang.
- Stap 2
Er wordt een regeling getroffen voor alle bestuursdocumenten van de overheidsinstanties die deel uitmaken van de reorganisatie. Het uitgangspunt is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten naar die overheidsinstantie gaat die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak/het proces, waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Dit basisprincipe geldt zowel voor de Vlaamse overheid als voor de lokale besturen.
Er wordt, wat de bestuurlijke verantwoordelijkheid betreft, geen onderscheid gemaakt naargelang de levensfase waarin de bestuursdocumenten zich bevinden (afgesloten vs. lopende dossiers). Bij het operationele informatiebeheer, kan er om praktische redenen en mits duidelijke afspraken wel een onderscheid worden gemaakt tussen afgesloten en lopende dossiers.
- Stap 3
Er wordt geen onderscheid gemaakt naar drager. Zowel bestuursdocumenten op analoge dragers als op digitale dragers zijn in scope. Bij reorganisaties levert op korte termijn vooral de overdracht van digitale bestuursdocumenten uitdagingen op. Deze bevinden zich immers vaak op allerhande soorten dragers (servers, harde schijven, mailservers,...) of platformen (bv. in toepassingen in de cloud) en zijn minder tastbaar dan analoge, papieren dossiers. Wees als informatiebeheerder aandachtig voor alle soorten informatie, ongeacht het praktische beheer ervan bij de verschillende partijen. Let er ook op dat afgesloten digitale informatie wordt meegenomen.
Wat zegt het Bestuursdecreet?
Een overheidsinstantie die onder het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet valt, is zelf bestuurlijk verantwoordelijk voor alle informatie die voortvloeit uit de taken die ze uitvoert. De organisatie draagt de volledige eindverantwoordelijkheid maar kan (delen van) het beheer van deze bestuursdocumenten (het praktische informatiebeheer) delegeren naar een deskundige of uitbesteden. Over wie het effectieve beheer opneemt of waar dit gebeurt, doet het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in art. III.80.(opent in nieuw venster) geen uitspraak.
De verantwoordelijke voor het informatiebeheer zet de bestuurlijke verantwoordelijkheid om in de praktijk. Dit omvat o.a. alle maatregelen om de bestuursdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden.
Organisatorische wijzigingen hebben een impact op deze bestuurlijke verantwoordelijkheden en het praktische beheer. Het Bestuursdecreet van 8 december 2017 legt daarom in artikel III.83. regelingen vast voor de rechtsopvolging ten gevolge van organisatiewijzigingen. Het Bestuursdecreet geeft daarbij voornamelijk een antwoord op de vraag ‘wie is er bestuurlijk verantwoordelijk voor de informatie?’. Wanneer overheidsinstanties samen gaan of taken worden overgedragen moet er niet alleen een regeling voorzien worden voor de bestuurlijke verantwoordelijkheid, maar moeten er ook concrete afspraken gemaakt worden over het informatiebeheer. De bestuurlijke verantwoordelijkheid en het informatiebeheer hoeven niet door dezelfde organisatie uitgevoerd worden.
Mogelijke belemmeringen in de praktijk
Bij grote organisatiewijzigingen zijn er een aantal theoretische scenario’s te onderscheiden (zie ook deel 3 van de leidraad). In de praktijk is om verschillende redenen niet altijd evident om deze scenario’s toe te passen in de praktijk:
De opheffing van een overheidsinstantie wordt geregeld in wet- en regelgeving. Dit besluit geeft idealiter ook aan wat er met de roerende goederen, waaronder de informatie, moet gebeuren. Dit gebeurt in de praktijk zelden.
België is een complex land. Sommige overheidsinstanties vallen voor hun archief (en informatie) volledig onder hetzij de Archiefwet, hetzij het Bestuursdecreet. Anderen vallen bijvoorbeeld voor wat het beheer van hun statische informatie betreft onder de Archiefwet en voor dynamische informatie (lopende dossiers) onder het Bestuursdecreet. Bij samenvoegingen, opheffingen, taken die overgaan, … zijn vaak heel wat partijen betrokken die onder een andere regelgeving vallen
De betrokken partijen denken in de praktijk veelal pas op het einde van dergelijke trajecten aan een regeling voor de informatie waarvoor ze bestuurlijk verantwoordelijk zijn of worden. Daardoor worden soms belangrijke kansen gemist en moet overdracht vaak veel te snel gebeuren, met alle gevolgen van dien: informatie die zoek raakt, ongestructureerde informatie, …
De meeste overheidsinstanties hebben onvoldoende expertise in huis om een goede regeling voor hun informatie bij dergelijke organisatiewijzigingen te treffen. Deze leidraad bied je een eerste oriëntatie op het onderwerp.