De bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten is niet eenduidig toegewezen in de regelgeving. Er kan aangenomen worden dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij de eerste voorzitter ligt.

Wel vermeldt het artikel 9 van het Decreet betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges van 4 april 2014(opent in nieuw venster):

‘De eerste voorzitter is belast met de algemene en dagelijkse leiding van de Vlaamse bestuursrechtscolleges.

De eerste voorzitter is tevens hoofd van de dienst van de Bestuursrechtscolleges.

De eerste voorzitter kan bevoegdheden inzake het dagelijks beheer delegeren aan de beheerder.

Het dagelijks beheer omvat het technisch en financieel beheer, het beheer van de infrastructuur, de communicatie en het personeelsmanagement van de bestuursrechters en van de personeelsleden van de dienst van de Bestuursrechtscolleges.’.

Departementen en IVA’s (zowel zonder als met rechtspersoonlijkheid): de Vlaamse Regering heeft in een delegatiebesluit de bestuurlijke verantwoordelijkheid impliciet toegewezen aan de hoofden van deze overheidsinstanties.

• Artikel 10 in het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen’ van 30 oktober 2015(opent in nieuw venster) vermeldt: ‘Het hoofd van het departement of agentschap heeft delegatie om beslissingen te nemen over de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van het departement of agentschap, met inbegrip van de indeling in subentiteiten, de vaststelling van het organogram, het procesmanagement en het communicatiemanagement.’.
• Artikel 12 van datzelfde Besluit van de Vlaamse Regering(opent in nieuw venster) vermeldt daarnaast: ‘Voor het facilitair management heeft het hoofd van het departement of agentschap delegatie om beslissingen te nemen over de huisvesting, de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen, en de werking van het departement of agentschap.’.

Publiekrechtelijke EVA’s en strategische adviesraden: de bestuurlijke verantwoordelijkheid berust voor de publiekrechtelijke EVA’s en de strategische adviesraden in principe bij de Vlaamse Regering, aangezien deze momenteel niet een delegatiebesluit aan een ander orgaan is toegewezen.

Privaatrechtelijke EVA’s: de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten is afhankelijk van de dwingende bepalingen van het private vennootschaps- of verenigingenrecht.

Het college van burgemeester en schepenen draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de algemeen directeur instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

• Artikel 56 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur(opent in nieuw venster) vermeldt in paragraaf 5: ‘Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de zorg voor het gemeentearchief waaronder de titels’.
• Artikel 173 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur(opent in nieuw venster) vermeldt: ‘De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

Het vast bureau draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de algemeen directeur instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

• Artikel 84 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur(opent in nieuw venster) vermeldt in paragraaf 5 ‘Het vast bureau is verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefdocumenten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, waaronder de titels’.
• Artikel 173 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur(opent in nieuw venster) vermeldt: ‘De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

De deputatie draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de provinciegriffier instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

• Artikel 57 van het Provinciedecreet van 9 december 2005(opent in nieuw venster) vermeldt in paragraaf 4 ‘De deputatie is verantwoordelijk voor de zorg voor het provinciearchief waaronder de titels.’.
• Artikel 86 van het Provinciedecreet van 9 december 2005(opent in nieuw venster) vermeldt: ‘De provinciegriffier organiseert de behandeling van de briefwisseling. Onverminderd artikel 57, § 4, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

Als bestuurlijk verantwoordelijken voor de bestuursdocumenten in regelgeving worden vermeld: (de secretarissen van) de kerkraad (rooms-katholieke eredienst en anglicaanse eredienst), bestuursraad (protestantse eredienst en Israëlitische eredienst), centrale kerkbesturen (protestantse eredienst, anglicaanse eredienst en orthodoxe eredienst), centraal bestuur (Israëlitische eredienst en islamitische eredienst), kerkfabriekraad (orthodoxe eredienst), comité (islamitische eredienst) en kathedrale kerkraad (kathedrale kerkfabriek).

• Artikel 13(opent in nieuw venster) en artikel 129 van het Decreet van 7 mei 2004 (opent in nieuw venster)betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en met het bewaren van het archief’.
• Artikel 29(opent in nieuw venster), artikel 109(opent in nieuw venster), artikel 145(opent in nieuw venster) en artikel 217 van het Decreet van 7 mei 2004(opent in nieuw venster) betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermelden: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen, met het bewaren van het archief, en met de boekhouding van het centraal kerkbestuur’.
• Artikel 93(opent in nieuw venster) en artikel 165 van het Decreet van 7 mei 2004(opent in nieuw venster) betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de bestuursraad en met het bewaren van het archief’.
• Artikel 181(opent in nieuw venster) en artikel 260 van het Decreet van 7 mei 2004(opent in nieuw venster) betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van het centraal bestuur, met het bewaren van het archief, en met de boekhouding van het centraal bestuur’.
• Artikel 201 van het Decreet van 7 mei 2004(opent in nieuw venster) betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkfabriekraad en met het bewaren van het archief’.
• Artikel 244 van het Decreet van 7 mei 2004(opent in nieuw venster) betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van het comité en met het bewaren van het archief’.

De ontvanger-griffier draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten.

• Artikel 56 van de Wet van 5 juli 1956 betreffende de wateringen(opent in nieuw venster) zegt: ‘Hij [de ontvanger-griffier] is verantwoordelijk voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer alsook het archief van de watering’.
• Artikel 56 van de Wet van 3 jun 1957 betreffende de polders(opent in nieuw venster) zegt: ‘Hij [de ontvanger-griffier] is verantwoordelijk voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer alsook het archief van de polder’.

• Interlokale vereniging: de archiefzorg blijft meestal berusten bij de schepencolleges van de deelnemende gemeenten. Afhankelijk van de aard van het document in kwestie is enkel het schepencollege van de gemeente die het document heeft opgesteld bevoegd , of meerdere schepencolleges samen indien het document door meerdere gemeenten samen in opgesteld. Indien er echter in de statuten van de interlokale vereniging een beherende gemeente is aangeduid, dan berust de archiefzorg voor alle archiefdocumenten van de vereniging bij het schepencollege van de beherende gemeente.
• Projectvereniging: de archiefzorg blijft meestal berusten bij de schepencolleges van de deelnemende gemeenten, tenzij de archiefzorg in de oprichtingsakte of het huishoudelijk reglement van de projectvereniging aan de raad van bestuur van de projectvereniging is toegewezen.
• Dienstverlenende vereniging: hier gelden dezelfde principes als voor de archiefzorg van de projectvereniging, omdat er geen beheersoverdracht vanuit de gemeenten is.
• Opdrachthoudende vereniging: de archiefzorg zal meestal berusten bij de raad van bestuur van de vereniging, tenzij die in de statuten aan de algemene vergadering is toegekend.

• Intern verzelfstandigd agentschap: het college van burgemeester en schepenen of de Deputatie.
• Autonome gemeente- of provinciebedrijven: de raad van bestuur is verantwoordelijk voor de archiefzorg, tenzij dit in de statuten van het autonoom gemeente- of provinciebedrijf aan de gemeente- of provincieraad is voorbehouden.
• Gemeentelijke of provinciale extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm: afhankelijk van de bepalingen uit de statuten, rekening houdend met de relevante bepalingen uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.