Beleid gebruik werkpost voor persoonlijk gebruik
Gebruikers van de werkplek diensten Digitaal Vlaanderen hebben de toestemming om hun werkstation, aangeboden door Digitaal Vlaanderen te gebruiken voor persoonlijke doeleinden.
Dit document schept duidelijkheid in wat er bedoeld wordt onder persoonlijk gebruik en onder welke voorwaarden dit persoonlijk gebruik valt.
In België wordt het privégebruik van materiaal dat ter beschikking wordt gesteld door de werkgever, beschouwd als een voordeel van alle aard voor de werknemer. Dit voordeel wordt belastbaar geacht en moet dus worden opgenomen in de belastingaangifte van de werknemer. Deze fiscale bijdrage geldt niet als een eigendomsrecht, maar wel als een gebruiksrecht waarbij de medewerker geacht wordt te handelen volgens het beleid van de werkgever.
Handelingen die afwijken van het professioneel gebruik van het toestel zijn bijgevolg niet toegestaan.
Persoonlijk gebruik
Onder persoonlijk gebruik, vallen alle activiteiten die effectief ten goede komen aan de persoonlijke levenssfeer van een medewerker (als individu) en bij uitbreiding ook aan zijn directe gezinsleden. Hierbij sluiten we de inzet van het werkstation uit voor andere organisaties (bv. sportclubs) maar ook voor professionele doeleinden die vallen buiten de opdracht van de Vlaamse overheid.
Het is hierbij toegestaan om het werkstation met -zijn door de werkgever ter beschikking gestelde software- voor persoonlijk doeleinden te gebruiken.
Hier zijn wel een aantal beperkingen aan verbonden.
Beperkingen
Het werkstation blijft in elk gebruik een professioneel toestel met als primaire functie het invullen van de persoonlijke professionele opdracht binnen de Vlaamse overheid.
Het is niet toegestaan om de configuratie van het werkstation te wijzigen.
Wat begrijpen we hieronder?
- Het deactiveren of wijzigen van beheer en veiligheidsfunctionaliteiten
- Het uitbreiden met andere functionaliteiten door de -niet geautoriseerde- installatie van een extra besturingssysteem, van functionaliteiten en toepassing, of de installatie van- niet geautoriseerde- besturingssystemenen, functionaliteiten of toepassingen
- Het inrichten van server functionaliteiten via gedeelde folders/printers of typische server functionaliteiten (bv. web- en file transfert services)
- Het installeren van incorrect gelicentieerde software
- Het installeren van software en functionaliteiten die kunnen gebruikt worden voor illegale activiteiten, waaronder streamen of downloaden van bv. films, software vanaf niet officiele distrubutiekanalen voor de betrokken media, …
- Elke activiteit die de gebruiker of werkgever (als derde) schade kan berokkenen. (Waaronder juridisch, reputatie, onbeschikbaarheid van dienstverlening en het lekken van gegevens)
Ondersteuning software distributie en installatie
Er mag enkel correct gelicentieerde software gebruikt worden.
De installatie ervan gebeurt enkel met expliciete toestemming van de Leidend ambtenaar, of een door de leidend ambtenaar gedelegeerde derde met advies van de IT- coördinator en indien noodzakelijk de directe leidinggevende van de betrokken gebruiker.
Rollen en verantwoordelijkheden
De organisatie zorgt voor correcte afspraken met de dienstverlener wat betreft de installatie en ondersteuning voor alle software die valt buiten het basisaanbod van de werkplekken. Digitaal Vlaanderen dringt er sterk op aan om software enkel in een beheerde context aan te bieden.
Dit houdt de distributie in via het softwarecenter met een correcte opvolging van veiligheidsrisico’s en herstelsoftware (patching).
In uitzonderlijke omstandigheden zoals bv. unieke installaties voor een beperkte doelgroep, kan er overgegaan worden op de zelf installatie via een tijdelijke administrator toegang. Digitaal Vlaanderen en de dienstverlener kunnen geen garantie bieden op het correct functioneren van de software, als de betrokken software in conflict treedt met de veiligheidsinrichting van het werkstation.
Ook als er vanuit de dienstverlener een aanpassing aan het werkstation dient te gebeuren waarbij de betrokken sofware niet meer correct functioneert, kan dit niet ten laste gelegd worden van de dienstverlener. Door de installatie buiten de centrale software distributiekanalen, verbindt de opdrachtgever zich er bovendien toe om de herstelsoftware correct op te volgen.
Schending van de voorwaarden
Als deze voorwaarden worden geschonden kan de dienstenleverancier overgaan tot het verwijderen van de software en een gedwongen herstel afdwingen op kosten van de opdrachtgever. Dit kan o.a. leiden tot een herinstallatie van het werkstation. In extreme gevallen kan de dienstverlener overgaan tot het wegnemen van rechten of het schrappen van de dienstverlening voor het betrokken werkstation. Bij introductie van cyberrisico’s of enige twijfel over de integriteit van de configuratie van het toestel, zullen dezelfde maatregelen onverwijld worden uitgevoerd.
De dienstverlener gebruikt zijn beheerstools om een inventaris op te maken van alle risico’s die genomen worden bij het gebruik van de werkstations binnen de dienstverlening.