Wat zijn lijsten en waarom zou je ze gebruiken?
SharePoint draait doorgaans rond het opslaan van documenten, maar we kunnen ook lijsten met informatie opslaan. Zo ken je waarschijnlijk wel de Excellijsten die gebruikt worden om informatie, bijvoorbeeld adressen of inschrijvingen, op te slaan en terug te vinden.
En dat werkt, maar het heeft ook een aantal nadelen, vooral als je met meerdere personen aan zo’n lijst werkt. Wie heeft die lijn toegevoegd? Of aangepast? Wie heeft dat adres verwijderd?
Maar ook, hoe zorg je ervoor dat de invoer juist is? Een kolom met de startdatum zou bijvoorbeeld altijd echt een datum moeten bevatten, maar dat kan je in Excel niet echt afdwingen. Dus wanneer een collega “voorjaar” intypt in een kolom waar een datum zou moeten staan, werken het sorteren, het filteren maar ook een aantal formules niet meer.
Microsoft Lists
Microsoft Lists of “Lijsten” zijn het antwoord op bovenstaande verzuchtingen. Door het aanmaken van lijsten, kan je perfect sturen wat voor informatie wordt opgeslagen: een datum, de naam van een collega of toch gewoon tekst. En doordat iedere lijn als apart item wordt beschouwd, kan een beheerder versiegeschiedenis activeren en kan je koppelingen versturen naar specifieke lijnen uit de lijst.
Dit kan allemaal in de tool die beschikbaar is binnen de Microsoft 365-suite. Het is een flexibele toepassing waarmee gebruikers aangepaste lijsten kunnen maken om gegevens te organiseren, te volgen en te delen. Met Microsoft Lists kunnen gebruikers eenvoudig informatie beheren en samenwerken met hun teamleden.
Waarvoor kan Microsoft Lists gebruikt worden?
Microsoft Lists is bedoeld om gebruikers te helpen bij het beheren van verschillende soorten informatie en processen. Het kan worden gebruikt voor uiteenlopende doeleinden, zoals het bijhouden van projecttaken, het beheren van inventarissen, het volgen van problemen en incidenten, het organiseren van evenementregistraties, het beheren van workflows en nog veel meer. Met Microsoft Lists kunnen teams hun werk stroomlijnen, gegevens gestructureerd houden en de samenwerking verbeteren.