In SharePoint zijn er eigenlijk weinig regels rond de naamgeving van bestanden.
Er zijn natuurlijk bepaalde tekens die niet gebruikt mogen worden, maar verder is de enige regel dat het adres inclusief de naam van een document niet langer mag zijn dan 400 karakters.

Sommige applicaties hebben of hadden in het verleden zelf ook problemen met lange namen van bestanden. Zo kan een Excel-werkboek niet geopend worden als de naam uit meer dan 216 tekens bestaat.

Hier zijn nog enkele tips:

• Beperk de namen van sites en bibliotheken tot maximaal een tiental tekens.
• Maak de namen van documentensets, mappen en bestanden niet langer dan zo’n 20 tekens.
• Indien een langere omschrijving nodig is, zorg dan dat deze info in de eigenschappen van het document staan. Overleg met de sitebeheerder de noodzaak om extra kolommen (eigenschappen) toe te voegen, bijvoorbeeld ‘dossierbeheerder’, ‘jaar’, ‘gemeente’….
• Gebruik geen “KamelenSchrift”; woorden die aan elkaar geplakt zijn, kunnen niet afzonderlijk gezocht worden via de zoekfunctie. Het document met de naam ‘VraagEnAntwoordSharePointOnline.docx’ zal je niet vinden als je zoekt op het trefwoord ‘antwoord’.

• Gebruik spaties, liggende streepjes en koppeltekens om woorden te scheiden.
• Spaties geven in dit opzicht de beste ervaring bij het zoeken, anderzijds maken ze het adres iets langer omdat elke spatie vertaald wordt naar ‘%20’. Met spaties zal je de maximale lengte van 400 tekens sneller bereiken, in vergelijking met een liggend streepje.