Hoe publiceer je een SharePoint document vanuit Word, Excel of PowerPoint?
In SharePoint kan je gebruik maken van primair en secundair versiebeheer. Indien dit is geactiveerd voor je bibliotheek, is er een duidelijk onderscheid tussen een secundaire versie (0.1 - 0.6 - 2.59) en een primaire versie (1.0 - 2.0 - 15.0). Dit is een grote hulp om later de juiste versie terug te vinden.
Om een secundaire versie te promoveren naar een primaire versie moet je de secundaire versie publiceren.
Publiceren vanuit Word, Excel of PowerPoint
Publiceren, of bewaren als een primaire versie, is enkel mogelijk als het document is uitgecheckt.
Eerst uitchecken
Indien het bestand nog niet is uitgecheckt, check het dan eerst uit:
- Stap 1
Open het bestand in Word, Excel of PowerPoint.
- Stap 2
Klik op Bestand > Info.
- Stap 3
Selecteer Document beheren (Word), Werkmap beheren (Excel) of Presentatie beheren (PowerPoint) > Uitchecken.
Je kan een document enkel uitchecken als niemand anders het document aan het bewerken is.
Inchecken en publiceren
Als het bestand is uitgecheckt, kan je het tegelijk inchecken en publiceren:
- Stap 1
Klik op Bestand > Info.
- Stap 2
Klik op Inchecken.
- Stap 3
Selecteer de optie Primaire versie (publicatie).
- Stap 4
Voeg een opmerking toe over de versie (optioneel).
- Stap 5
Vink aan of je de uitgecheckte versie wilt bewaren nadat je het bestand ingecheckt hebt.
- Stap 6
Klik op OK om op te slaan en te sluiten.
