Hoe maak je een bibliotheek?
Bibliotheken gebruiken we om bestanden die thematisch bij elkaar horen, samen te voegen. Bijvoorbeeld Procedures of Dossiers of...
Een bibliotheek kan tot 30 miljoen bestanden bevatten, maar een weergave kan "maar" maximaal 5000 bestanden weergeven. Indien u van plan bent om veel bestanden op te slaan in een bibliotheek, dan is het belangrijk dat u dat op voorhand goed plant.
Vooraf
- Stap 1
Bepaal het doel van de bibliotheek.
- Stap 2
Bepaal samen met de andere gebruikers, hoe jullie de bibliotheek gaan gebruiken; dat is namelijk vaak sterk afhankelijk van de processen binnen het team.
- Stap 3
Indien het een actieve bibliotheek is, met andere woorden een plek waar actief wordt samengewerkt, dan is het raadzaam om versiebeheer te activeren.
- Stap 4
Denk na over de manier waarop bestanden worden georganiseerd: door middel van mappen, metadata of misschien zelfs via documentensets?
Een bibliotheek maken
- Stap 1
Klik op Instellingen
en kies Voeg een app toe.
- Stap 2
Klik vervolgens op Documentbibliotheek.
- Stap 3
Geef de bibliotheek een korte en zinvolle naam (bijvoorbeeld: procedures, verslagen, dossiers, aanvragen)
- Er is een onderscheid tussen de naam en de titel van een bibliotheek/site. De naam van een bibliotheek hou je best onder de 11 tekens (het werkelijke maximum is 128), want dit aantal wordt meegeteld in het volledige pad (URL) van de opgeslagen bestanden dat in totaal slechts 400 tekens mag bevatten.
- De naam van de bibliotheek wordt automatisch overgenomen in de titel. De titel van de bibliotheek kan je later altijd nog aanpassen. De naam is achteraf (in principe) niet meer aanpasbaar.
- Stap 4
Klik op Maken.
De bibliotheek wordt nu aangemaakt. Vervolgens zijn er de nodige instellingen die u moet doorvoeren:- Het menu Snel Starten aanpassen (linkerkant)
- Versiebeheer van een bibliotheek instellen
- Metadata instellen, kolommen maken
- Openbare weergaven maken
