Een medewerker van de Vlaamse overheid probeert op je site toegang te krijgen tot een document of folder. Hoewel je de gebruiker daartoe machtiging gegeven hebt, krijgt hij/zij toch volgende foutboodschap: "We kunnen xxx@xxx.vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) helaas niet vinden in de adreslijst vlaamseoverheid.sharepoint.com. Probeer het later opnieuw. Ondertussen proberen we het probleem automatisch voor u op te lossen. ".
Dit is meestal het geval wanneer de medewerker zowel een interne als een externe account heeft. De toegang is dan gekoppeld aan de externe account in plaats van aan de interne account.

Verwijder de machtigingen van de foutieve (externe) gebruiker en ken de machtigingen aan de interne gebruiker toe. Volg daarvoor onderstaand stappenplan.

STAP 1: huidige situatie analyseren

1. Ga naar site of bibliotheek waarvan je weet dat de persoon toegang heeft.
2. Klik op het tandwiel en kies Site-instellingen.
3. Vervolgens klik je op Sitemachtigingen.
4. Klik op de knop Machtigingen controleren.
5. Voor de naam van de persoon in (achternaam eerst).
6. Klik op de knop Nu controleren.
7. Je krijgt een lijst te zien van alle groepen waartoe de persoon behoort (mits de groep rechten heeft op deze locatie).
8. Noteer de groepen.
9. Herhaal dit proces voor andere locaties waar de persoon toegang toe heeft.

STAP 2: de machtigingen van de verkeerde gebruiker verwijderen en rechten toekennen aan de interne gebruiker

1. Klik op het tandwiel en kies Site-instellingen.
2. Klik op Personen en groepen.
3. Klik in het linker menu op Groepen.
4. Zoek de eerste groep die je zojuist hebt genoteerd en klik op de naam.
5. Je ziet nu een overzicht van de leden van de groep.
6. Zoek de persoon in de lijst met huidige leden van groep en zet een vinkje voor zijn of haar naam.
7. Klik op Acties en kies vervolgens Gebruikers uit groep verwijderen.
8. Bevestig deze actie door op OK te klikken.

Nu je de verkeerde gebruiker hebt verwijderd, voeg je de juiste gebruiker toe.

1. Blijf in bovenstaand scherm.
2. Klik op Nieuw en kies Gebruikers toevoegen.
3. Typ de juiste naam van de gebruiker nu in. Het kan nu gebeuren dat je zowel de juiste (interne) als onjuiste gebruiker te zien krijgt. Om te bepalen welke van de twee de juiste is, plaats dan de muisaanwijzer op de naam, je ziet dan in de beschrijving het woord "Tenant" staan bij de interne gebruiker en "Extranet" bij de externe gebruiker. Kies de gebruiker die tot de "Tenant" behoort.
4. Herhaal dit en bovenstaand proces voor alle groepen waartoe de gebruiker zou moeten behoren.

Extra: Verkeerde gebruiker laten verwijderen

Uit het derde punt in het bovenstaand proces blijkt dat de verkeerde gebruiker nog altijd in SharePoint staat, en daarom later weer opnieuw voor problemen kan zorgen. Je kunt dat oplossen door deze verkeerde gebruiker te laten verwijderen uit het systeem.

Stuur een e-mail naar ondersteuning.werkplek@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie), met als onderwerp "verwijderen externe gebruiker(s)", vergeet niet om de de gegevens van de betrokken gebruiker(s) te vermelden in je bericht.