Als je een bestand wil delen heb je verschillende opties die je kan gebruiken afhankelijk van de context:

• een koppeling maken en kopiëren in SharePoint en daarna plakken waar je wil
• een bestand delen vanuit SharePoint

Je kan telkens bepalen welke rechten de ontvanger zal krijgen op het bestand.

De koppeling naar een bestand kopiëren doe je doorgaans om deze vervolgens te plakken in een e-mail of Teams-gesprek. Het is ook mogelijk om SharePoint de koppeling te laten versturen, dit staat beschreven in de tweede helft van deze fiche.

1. Navigeer naar de bibliotheek waar het bestand zich bevindt.
2. Klik rechts op het bestand.
3. Kies Koppeling kopiëren.
   Het kan dat je nu een waarschuwing krijgt die aangeeft dat je browser iets wenst te kopiëren. Sta dit toe.
   
   
4. Het volgende dialoogvenster bevestigt dat de koppeling werd gekopieerd (naar het klembord) en geeft aan voor wie deze koppeling zal werken. Als deze instelling ok is, ga verder met de volgende stap.
   Opm.: Lees onderaan de fiche verder in verband met de verschillende soorten koppelingen die je kan maken.
   
   
5. Ga naar de e-mail, het chatgesprek of een andere locatie waar je de koppeling nodig hebt, en plak de koppeling (bijv. via CTRL+V).

Door de knop Delen te gebruiken, maak je niet alleen een koppeling, maar ga je deze ook onmiddellijk via SharePoint versturen. Dit is een goede methode als je exact weet met wie je het bestand wenst te delen en als je al met die persoon in ‘gesprek’ bent.

1. Ga naar het bestand
2. Klik op Delen .
3. Klik op de standaardinstelling van de koppeling en selecteer de juist manier van delen, doorgaans Specifieke personen. 
   
   
4. In dit venster kan je ook aangeven of de bestemmelingen het bestand al dan niet mogen bewerken.
   
   
5. Klik op Toepassen.
6. Je komt terug in het vorige scherm. Typ de naam of het e-mailadres van de personen waarmee je het bestand wenst te delen.
7. Schrijf eventueel een kort berichtje ter info.
   
   
8. Klik op Verzenden.

Verschillende koppelingen, verschillende rechten

Bij het delen van een bestand kan je kiezen uit vier verschillende soorten koppelingen. Deze mogelijkheden verschijnen wanneer je klikt op de vooringestelde standaardkoppeling.
In onderstaand voorbeeld is dat Personen in je organisatie met de koppeling.

Nu zie je alle beschikbare opties:

• Iedereen met de koppeling
  Iedereen die deze koppeling heeft, kan het bestand zien/bewerken. De koppeling bevat een sleutel waarmee het bestand opengaat. 
  Opgelet: Deze optie is vaak niet beschikbaar (grijs) wegens veiligheidsinstellingen.
• Personen in je organisatie met de koppeling
  Iedereen die deze koppeling heeft en een account heeft binnen je organisatie, kan het bestand zien/bewerken. De koppeling bevat een sleutel waarmee het bestand opengaat. 

• Personen met bestaande toegang
  Deze koppeling geeft puur het adres van het bestand, men krijgt geen extra machtigingen of sleutel. Deze koppeling is zeer zinvol binnen een dienst, omdat men toch al dezelfde machtigingen heeft als zijn/haar collega's. 
• Specifieke personen
  Als je deze optie kiest, moet je nadien nog de gebruikersnamen of e-mailadressen van de bestemmelingen in te geven. Gebruikers van de organisatie krijgen direct toegang; externe gebruikers krijgen een uitnodiging en zullen zich moeten identificeren door middel van een toegestuurde sleutel (code).

Bewerken toestaan: in bijna alle gevallen is het toestaan van het bewerken van het bestand optioneel.