Waarom wordt er in de rapporten geen informatie gegeven over het aantal afdrukken per personeelslid?

AVG :

Conform de AVG wetgeving is de verwerking van persoonsgegevens altijd onderhevig aan een aantal basis principes (cfr artikel 5 & 6)

Doel van de verwerking/rechtvaardigingsgrond

De persoonsgegevens worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en mogen uitsluitend worden verwerkt op een wijze die verenigbaar is met die doeleinden.

Minimale gegevensverwerking

De persoonsgegevens moeten toereikend en ter zake dienend zijn en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Binnen het HFB mobiel printen aanbod is deze doelmatigheid bij de verwerking van persoonsgegevens beperkt tot facturatie van het aantal en de aard van de afdrukken gekoppeld aan jullie organisatie. Deze rapportering verwerkt persoonsgegevens op een manier dat het resultaat niet terug te brengen is tot het individu. Door deze doelbewuste manier van werken is deze rapportering niet langer onderhevig aan de AVG wetgeving gezien er geen persoonsgegevens in voorkomen. We zijn ons echter bewust van de beperkingen van onze basis rapportering. Het enige doel van deze verwerking van persoonsgegevens binnen de dienstverlening is de facturatie, wat op zich geen rechtvaardigingsgrond is om in het facturatieproces persoonsgegevens op te nemen.

ICT-code :

Het integer gebruik van ICT-middelen en de controle daarop is vastgelegd in de ICT-code zoals opgenomen in omzendbrief BZ 2014/2

In deze ICT-code is bepaald dat individuele controles door het lijnmanagement toegestaan zijn voor het gebruik van e-mail, het gebruik van internet, het gebruik van Skype, de informatie en bestanden die werknemers publiceren op het extranet/ internet en wat wordt opgeslagen op de verschillende opslagmedia - (zie punt 6.2 van de ICT-code)

De individuele controle voor het printgedrag is dus niet voorzien in de ICT-code en vereist een aanpassing van de ICT-code. Echter, vermits de ICT-code is opgenomen in een omzendbrief, is de procedure tot aanpassing niet eenvoudig en dient er een lang validatietraject doorlopen te worden.

Indien er wordt vastgesteld dat er abnormaal veel wordt geprint, kan het management het personeel daar wel op aanspreken en verwijzen naar het zorgvuldig gebruik van middelen zoals vermeld in de deontologische code

Voor meer informatie kan je terecht bij je DPO.

Kan je toch een rapport krijgen met het aantal afdrukken per persoon?

Indien uw organisatie toch persoonsinformatie wenst te bekomen dan kan dat onder volgende voorwaarde :

• Graag een door jullie DPO onderschreven document met daarop de vraag en het doel van de verwerking van persoonsgegevens in deze rapportering. (Beperkt tot jullie organisatie)

inclusief …

• waarom deze persoonsgegevens zullen verwerkt worden
• welke detail informatie u wenst te bekomen
• de frequentie waarmee u dit rapport wenst te ontvangen.

Merk op dat deze rapportering geen deel uitmaakt van de standaard dienstverlening en dat er potentieel kosten kunnen worden aangerekend.