Vragen en antwoorden over het gebruik van Outlook, Teams e.a. op je eigen smartphone
Werk je voor de Vlaamse overheid en wil je je Outlook-mail, agenda of Teams raadplegen op je eigen smartphone of die van het werk? Dan zit je misschien met nog een paar vragen.
Hieronder lijsten we een aantal vragen op en proberen we die kort te beantwoorden.
Enkel de gekende Microsoft 365 applicaties zoals Microsoft Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel, e.a. zijn toegelaten.
Kopiëren en plakken werkt enkel tussen de Microsoft 365 applicaties. Je kan dus wel een tekst van Teams (VO) naar Outlook (VO) kopiëren, maar niet naar je privé mail applicatie bijvoorbeeld.
Als je toestel een biometrische authenticatie-mogelijkheid heeft, zoals aanmelden via gezichtsherkenning of vingerafdruk, dan is het aangeraden deze in te stellen. Je zal dan immers niet meer je app-pincode moeten ingeven, maar je zal herkend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk.
Mobiel Applicatie Beheer kan maar éénmaal worden toegevoegd per toestel. Als gebruiker zal je dan de keuze moeten maken tot welke organisatie je toegang wil krijgen vanop je smartphone.
Als de andere organisatie geen gebruik maakt van Mobiel Applicatie Beheer, zal je wel met meerdere accounts kunnen werken (en dus een Outlook - VO naast Outlook - persoonlijk kunnen gebruiken).
Wanneer je reeds gebruik maakt van de Office applicatie op een smartphone en een nieuwe aanschaft, zal je:
- de applicaties moeten loskoppelen en verwijderen op je oude toestel: Hoe ontkoppel je je smartphone van de Vlaamse overheid applicaties
- de Office applicaties op de nieuwe telefoon moeten installeren:
Wanneer je je smartphone of tablet verliest of als je toestel gestolen is, kan je best volgende stappen nemen om te zorgen dat de toegang tot Vlaamse overheidsdata onmogelijk wordt.
Neem daartoe zo snel mogelijk contact met je ICT-functiehouder of de Service desk die (via Intune) de applicaties en werkgerelateerde gegevens kunnen verwijderen.
De Vlaamse overheid neemt niet het beheer van je volledige toestel over !
Enkel de Microsoft 365 applicaties die je installeert en connecteert met je Vlaamse overheid account, zijn “in beheer”.
Wel kijken we na of:
- je toestel als “veilig” beschouwd wordt
- je een pincode instelt op de applicaties die toegang geven tot het Vlaamse overheid-netwerk
- je toestel up-to-date is en je de applicaties uit de juiste “store” geïnstalleerd hebt (Google Play Store of Apple appstore)
Ten allen tijde kan jij je toestel terug loskoppelen. En jij beslist zelf welke Microsoft applicaties je wil gebruiken en welke niet. Bijvoorbeeld: je wil wel Outlook en Teams, maar geen OneDrive of SharePoint...
Vanaf juni 2024 zal de toegang tot een account van de Vlaamse overheid enkel nog met Mobiel Applicatiebeheer (MAM) gebeuren.
Het verschil met het oude systeem Mobile Device Management (MDM) is dat waar MDM zich richtte op het beheer van het gehele apparaat, Mobiel Applicatiebeheer zich uitsluitend focust op de applicaties. Dit betekent dat persoonlijke apparaten van werknemers niet volledig onder bedrijfscontrole vallen, wat de privacy van werknemers ten goede komt en het gebruiksgemak verhoogt.
Er kan geen back-up gemaakt worden van organisatie data naar iCloud of Android Back-up Service
Het versturen/ontvangen van organisatie data zal enkel kunnen naar beschermde apps onder Mobiel applicatiebeheer
Opslaan/openen van organisatie data kan enkel op OneDrive, SharePoint, Photo Library, Camera
Er zijn maar beperkte “third party” keyboards (Android) toegestaan
Er is geen “third party” keyboard toegestaan op Apple
Het is vereist om de Microsoft 365 applicaties met een pincode te beveiligen (numeriek, 6 cijfers), Na 30 min inactiviteit zal de app automatisch “sluiten” en moet je de pin code (of biometrische opties) terug ingeven.
Biometrische opties zoals vingerprint en gezichtsherkenning zijn toegestaan
Om toegang te blijven houden tot de gegevens van de Vlaamse overheid dient een toestel minstens 1 keer om de 72u verbonden te zijn met internet.
Indien er langer dan 72u geen internetconnectie is, dan zal de toegang tot de VO data tijdelijk geblokkeerd zijn. Men dient dan opnieuw een internetconnectie te maken om terug de apps te kunnen gebruiken.
Men dient minstens binnen de 90 dagen terug internetconnectie te maken. Als de gebruiker zich niet kan verifiëren binnen de 90 dagen, zal de app het account wissen en de gegevens van de gebruiker wissen. Men dient dan de installatieprocedure terug opnieuw uit te voeren.
Vanwege het embargo van de Amerikaanse overheid, worden Huawei toestellen niet toegelaten. Enkel Apple toestellen en Android toestellen met een officieel erkende licentie zijn toegelaten.
Er blijkt inderdaad een probleem te zijn als je bedrijfsinformatie wil kopiëren en plakken via de plak-knop van het virtueel toetsenbord. De alternatieve manier om dan te plakken via lang drukken op de locatie waar je wil plakken en vervolgens “Plakken” te kiezen, werkt wel.
Op toestellen waarop Mobile Device Management draait (de voorloper van Mobiel Applicatie Beheer), moet je niet regelmatig aanmelden met de app-pincode omdat op deze toestellen al verplichting is om met een complexe toestel pincode te werken.
Deze werkwijze wordt wel uitgefaseerd ten voordele van Mobiel Applicatie Beheer.
Vragen
Een vraag? Kijk op onderstaande pagina waar je terechtkunt.