Onze entiteit heeft een duidelijke visie op hoe M365 Copilot de productiviteit en samenwerking binnen de organisatie kan verbeteren en verbindt zich ertoe deze visie actief uit te dragen en te implementeren.

Onze medewerkers en leidinggevenden worden geïnformeerd over de functionaliteiten van M365 Copilot en de impact ervan op hun werkprocessen. Wij verbinden ons ertoe de nodige communicatie en ondersteuning te voorzien, zodat een gebrek aan kennis geen belemmering vormt voor de implementatie.

Onze entiteit verbindt zich ertoe een eigen DPIA te voorzien. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de DPIA-guideline die door Digitaal Vlaanderen wordt aangeboden. Deze biedt een sterke basis, maar bevat uiteraard geen informatie over de specifieke context, use-cases en bijhorende verwerkingsactiviteit waarbij Copilot zal gebruikt worden. Onze entiteit zal dit in de eigen DPIA in kaart brengen.

Onze entiteit verbindt zich ertoe om de risico’s rond dataclassificatie en privacy op een verantwoorde manier te beheren. We nemen onze verantwoordelijkheid om labeling, dataclassificatie en informatiebeheer binnen M365 correct in te regelen, zodat duidelijk is welke informatie binnen onze entiteit gebruikt mag worden door Copilot. Tegelijkertijd werkt Digitaal Vlaanderen aan het centraal inrichten en ter beschikking stellen van Microsoft Purview. Hierbij wordt beoogd om een set van generieke maatregelen (voor de gemeenschappelijke tenant) ter beschikking te stellen waarop een VO-partner dan verder kan bouwen.

Wij voorzien dat onze licentiehouders de tijd en het mandaat krijgen om:

Onze entiteit stelt Digitale Helden (Change Champions) aan die fungeren als aanspreekpunt voor hun directe collega’s. Deze krijgen de tijd en het mandaat om:

Wij engageren ons om statistieken over het gebruik van M365 aan te leveren aan het projectteam, zodat hierover gerapporteerd kan worden aan Digitaal Vlaanderen. Dit draagt bij aan het bijsturen van de gebruikersadoptie-aanpak en het garanderen van een effectieve implementatie.

Onze entiteit stelt een of bij voorkeur twee centrale contactpersonen aan om ondersteuning, feedback en initiatieven binnen onze organisatie te coördineren. Wij voorzien hiervoor gemiddeld 2 tot 4 uur per week om deel te nemen aan overlegmomenten en de implementatie van M365 Copilot te ondersteunen.