De 5.000 M365 Copilot-licenties zijn voorzien voor entiteiten van de Vlaamse overheid. De financiering hiervoor wordt gedragen door het VRDIII-programma.

Onder deze entiteiten vallen:

• het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;

• de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;

• de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;

• de Vlaamse administratie;

  • de departementen;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

  • de publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

  • de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid;

  • de Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

  • de onderwijsinspectie;

• de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie zoals vastgelegd in art. I.3., 4° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018

Indien u twijfelt of uw entiteit in aanmerking komt, kunt u contact met ons opnemen via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De 5.000 licenties zijn voorzien voor entiteiten van de Vlaamse overheid. De financiering hiervoor wordt gedragen door het VRDIII-programma.

Hieronder vallen:

• het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;

• de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;

• de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;

• de Vlaamse administratie;

  • de departementen;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

  • de publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

  • de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid;

  • de Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

  • de onderwijsinspectie;

• de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie zoals vastgelegd in art. I.3., 4° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018

Twijfelt u of uw organisatie hieronder valt? Neem dan contact op via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

Lokale besturen komen niet in aanmerking voor de 5.000 door VRDIII gefinancierde licenties, deze zijn enkel bedoeld voor entiteiten van de Vlaamse overheid.

Lokale besturen kunnen wel zelf, en dus betalend, aan dezelfde voorwaarden licenties afnemen. Neem hiervoor, afhankelijk van uw contractuele situatie, contact op met uw dienstenleverancier of met Microsoft.

Neem hiervoor contact op met de Copilot-coördinator binnen uw eigen entiteit.

Met de uitrol van M365 Copilot maakt de Vlaamse overheid een belangrijke stap in het verbeteren van samenwerking en efficiëntie. Deze geavanceerde AI-assistent, die geïntegreerd is met Microsoft 365, biedt gebruikers de mogelijkheid om dagelijkse taken sneller en slimmer uit te voeren. Door repetitieve en tijdrovende werkzaamheden te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op strategischer werk, wat de algehele productiviteit binnen de organisatie aanzienlijk verhoogt. De slimme suggesties die Copilot biedt, helpen medewerkers bij het nemen van geïnformeerde beslissingen en verbeteren de kwaliteit van hun werk.

De naadloze integratie met de Microsoft Office-toepassingen zorgt ervoor dat medewerkers niet hoeven over te schakelen tussen verschillende programma’s, maar hun vertrouwde werkomgeving kunnen behouden. Hierdoor wordt het gebruik van de tool intuïtiever en gebruiksvriendelijker, wat de acceptatie en adoptie van de technologie verder vergemakkelijkt.

Veiligheid is een belangrijke prioriteit in deze digitale transformatie: M365 Copilot is uitgerust met de nieuwste beveiligingsmaatregelen die bescherming bieden tegen cyberdreigingen, waarbij de bescherming op centraal niveau wordt gecoördineerd. Dit zorgt voor een consistente en robuuste beveiliging over alle entiteiten heen, zonder dat elke individuele afdeling afzonderlijke maatregelen moet treffen. De integratie van deze geavanceerde beveiligingslagen helpt de risico’s te minimaliseren, wat essentieel is in het huidige digitale tijdperk.

De schaalvoordelen van het programma maken de implementatie niet alleen efficiënter, maar ook kosteneffectiever. Door de centralisatie van de coördinatie, uitgevoerd door Digitaal Vlaanderen, Cegeka en KPMG, wordt de complexiteit voor de verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid sterk verminderd. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de uitrol gestroomlijnd en zonder onnodige obstakels plaatsvindt, wat de adoptie van de technologie versnelt.

Daarnaast krijgen medewerkers van de Vlaamse overheid gerichte en op maat gemaakte opleidingen om hen optimaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden die M365 Copilot biedt. Door deze trainingen kunnen ze snel vertrouwd raken met de nieuwe functionaliteiten en de toegevoegde waarde ervan in hun dagelijkse werkzaamheden begrijpen. Zo wordt de leercurve verkort en kunnen ze sneller de vruchten plukken van deze technologische vooruitgang.

M365 Copilot is een waardevolle tool voor professionals die intensief werken met Microsoft 365-apps en AI-ondersteuning kunnen gebruiken. Met name kantoormedewerkers, zoals administratieve krachten, communicatiemedewerkers, beleidsmedewerkers, projectmanagers en HR-professionals, profiteren van efficiëntere documentcreatie, e-mailbeheer en communicatie. IT- en data-analisten kunnen Copilot inzetten voor data-analyse en automatisering, terwijl sales- en marketingteams voordeel halen uit verbeterde klantinteracties en contentcreatie. Ook leidinggevenden en beslissers kunnen snellere inzichten en rapportages genereren. Copilot biedt daarnaast ondersteuning bij het samenvatten van documenten en vergaderingen, waardoor kenniswerkers productiever en effectiever kunnen werken.

Tussen 31 maart en 14 april kunnen alle entiteiten van de Vlaamse overheid hun interesse kenbaar maken via het interesseformulier dat naar elke entiteit werd gestuurd. Samen met de interviews die in het tweede deel van april worden gehouden, zullen de licenties worden toegewezen op basis van de ambitie en technische maturiteit van de entiteiten.

Indien u vermoed dat uw entiteit geen interesseformulier heeft ontvangen, neem dan contact op via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Het interesseformulier om deel te nemen aan deze uitrol werd bezorgd aan de CIO’s. De uiterste indiendatum voor dit formulier is 14 april 2025.

Na deze termijn nemen we contact op met de opgegeven contactpersonen om hen te informeren over de volgende stappen voor een vlotte implementatie van Copilot M365 binnen uw entiteit. Zie ‘Samen aan de slag: tijdlijn te nemen stappen’ hierboven voor een overzicht van de volgende stappen.

Mocht u vermoeden dat uw entiteit geen interesseformulier heeft ontvangen, neem dan contact op via copilot@vlaanderen.be.(opent in uw e-mail applicatie)

Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Dit is een gestructureerde risicobeoordeling die wordt uitgevoerd om de impact van gegevensverwerkingsactiviteiten op de privacy van betrokkenen te analyseren. Een DPIA is verplicht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van personen, wat voor de uitrol van M365 Copilit het geval is.

Uw entiteit kan hiervoor gebruik maken van de DPIA-guideline die door Digitaal Vlaanderen wordt aangeboden. Deze biedt een sterke basis, maar bevat uiteraard geen informatie over de specifieke context, use-cases en bijhorende verwerkingsactiviteit waarbij M365 Copilot zal gebruikt worden. Uw entiteit dient dit in de eigen DPIA in kaart te brengen.

Zodra de DPIA-guideline van Digitaal Vlaanderen is goedgekeurd door de Vlaamse Toezichtscommissie, worden de betrokken entiteiten op de hoogte gebracht.

Op 1 juni 2025 wordt M365 Copilot uitgerold.