Privacyverklaring Wonen in Vlaanderen - Het verstrekken van tegemoetkomingen

1. Inleiding

Wonen in Vlaanderen respecteert uw privacy en al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stellen.

In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe het agentschap met persoonsgegevens en de verwerking van deze persoonsgegevens omgaat in de afdeling Premies en Woningkwaliteit.

De generieke privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen is terug te vinden op onze website.

2. Algemeen

2.1. Over de afdeling Premies en Woningkwaliteit

De afdeling Premies en Woningkwaliteit is onder meer verantwoordelijk voor:

• tegemoetkomingen en huisvestingspremies aan particulieren, zoals:
  • mijn VerbouwPremie en aanpassingspremie
  • de huursubsidie
  • de huurpremie voor kandidaat-huurders van een sociale woning
• het fonds ter bestrijding van uithuiszettingen
• het urgentieplan voor de sociale huisvesting
• subsidie herhuisvesting
• de erkenning en subsidiëring van de sociale verhuurkantoren en huurdersbonden en de opvolging van erkende huurdiensten
• de erkenning en waarborgverlening aan de erkende kredietmaatschappijen en de opvolging van sociale leningen
• de subsidiëring van woonwagenterreinen
• de opvolging van oude en uitdovende financieringsstelsels, zoals de mijnwerkersleningen, de huurcompensatie (voor kinderrijke gezinnen) en alternatieve financiering (bv. Domus Flandria).
• Geconventioneerde verhuur
• Centraal Inschrijvingsregister (CIR)
• handhaving Mijnverbouwlening

2.2. Verwerkingsverantwoordelijke

Wonen in Vlaanderen is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat het agentschap beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

Binnen Wonen in Vlaanderen is de afdeling Premies en Woningkwaliteit er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens van burgers in verband met een verzoek om tegemoetkoming in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

3. Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wonen in Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook alle gegevens die u verstrekt in een aanvraagformulier (papieren of digitale aanvraag) om te genieten van bepaalde subsidies of premies.

De afdeling Premies en Woningkwaliteit van Wonen in Vlaanderen kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

• We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een papieren of digitaal formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Wij kunnen uw gegevens ook verkrijgen wanneer u zelf het initiatief neemt om een tegemoetkoming bij ons op te vragen via een papieren of digitaal formulier met eventuele bijkomende documenten. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
• Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

4. Categorieën van gegevens

Wij verwerken volgende categorieën van gegevens in kader van huurpremie, huursubsidie, subsidie herhuisvesting, Mijn Verbouw- en aanpassingspremie, fonds bestrijding uithuiszettingen, geconventioneerde verhuur, Centraal Inschrijvingsregister (CIR):

• Identificatiegegevens: naam en adres, vroegere adressen, identiteitskaartnummer
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geslacht
• Contactgegevens: telefoonnummer, emailadres
• Gezinssamenstelling: aantal kinderen, naam echtgeno(o)t€/partner
• Gegevens over gezondheid: iemand van gezin gehandicapt ja/nee
• Rijksregisternummer
• Financiële gegevens: rekeningnummer om tegemoetkoming te storten, belastbaar inkomen, eigendommen, (achterstallige) huurgelden
• Gegevens over woning die verlaten wordt en gegevens over woning waarvoor subsidie wordt gevraagd (adres en staat van woning)
• Beroep en betrekking: werkgever, titel functie en beschrijving

5. Grondslag van de verwerking

In het kader tegemoetkomingen en huisvestingspremies:

De rechtsgrond voor het verstrekken van een tegemoetkoming voor te bouwen, te renoveren of te verbeteren van een bestaande woning of voor het realiseren van een nieuwe woning

• Art. 5.72 en art. 5.75 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
• Boek 5 Deel 5 Titel 3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.

De rechtsgrond voor het verstrekken van de Vlaamse huursubsidie (tegemoetkoming in de huurprijs voor woonbehoeftige huurders)

• Art. 5.72 en Art. 5.73 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021
• Boek 5 Deel 5 Titel 1 van het Besluit Vlaamse Codex van Wonen van 2021.

De rechtsgrond voor het verstrekken van huurpremie (tegemoetkoming voor kandidaat-huurders)

• Art. 5.72 en art. 5.74 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021
• Boek 5 Deel 5 Titel 2 van het Besluit Vlaamse Codex van Wonen van 2021;

De rechtsgrond voor Het fonds bestrijding van de uithuiszettingen

• Artikel 5.16 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021
• Boek 5, deel 1, Titel 4 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021

De rechtsgrond voor doorgifte van gegevens naar het subsidieregister

• Artikel 4 van het decreet subsidieregister

De rechtsgrond voor Geconventioneerde Verhuur

• Art. 4.42 VCW:

• Art. 4.42/1 VCW:

De rechtsgrond voor CIR

• Het artikel 28 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 en artikel 66 van het voormelde besluit bepaalt in § 4.

6. Maatregelen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

6.1. Bewaartermijn persoonsgegevens & dataminimalisatie

Wonen in Vlaanderen mag uw persoonsgegevens (naam en voornaam) niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG).

De behandeling van het aanvraagdossier naar aanleiding van het verzoek om een tegemoetkoming (hetzij huurpremie dan wel huursubsidie) wordt in beginsel, inclusief de daarin vermelde persoonsgegevens, in verband met de archiefverplichting uit de Archiefwet gedurende een periode van 10 jaar bewaard na afsluiting van dossier.

6.2. Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht Wonen in Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden de (persoons)gegevens indien nodig tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Het agentschap draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens volgens de geldende stand der techniek door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd. Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van het agentschap. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

6.3. Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. In de verwerkingsovereenkomst met de derde partij worden de nodige waarborgen voorzien zodat uw persoonsgegevens worden beschermd.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

Wanneer u recht heeft op een tegemoetkoming, kunnen wij uw gegevens doorgeven aan lokale overheden in het kader van mogelijke extra premies die u zou kunnen verkrijgen mits het afsluiten van de nodige protocols.

In het kader van een huursubsidiedossier of een huurpremiedossier kunnen de contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer doorgegeven worden aan de afdeling woningkwaliteit omdat de woningkwaliteitscontrole een deel van de behandeling van het dossier uitmaakt.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

7. Machtiging van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen voor het verwerken van bepaalde gegevens

Wonen in Vlaanderen of de overheidsinstanties waarvoor zij handelt als opvolger hebben voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens en/of gegevensoverdracht machtiging bekomen van Sectorale comités binnen de schoot van de Gegevensbeschermingsautoriteit van België (GBA) of van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De lijst met toelichting en referentie naar het machtigingsbesluit in kwestie wordt beschikbaar gesteld op de website van het agentschap (overzicht-machtigingen).

Met het van toepassing worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de machtigingen opgeheven. De machtigingen worden daarbij vervangen door protocollen. Bestaande machtigingen blijven wel rechtsgeldig.

Het agentschap heeft in het kader van het verstrekken van tegemoetkoming, met name het verstrekken van huurpremies en huursubsidies de nodige protocollen afgesloten en stelt deze eveneens ter beschikking op haar website (overzicht-machtigingen).

8. Uw privacyrechten

U heeft onder meer recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Een verzoek om een afschrift kunt u sturen aan:

Wonen in Vlaanderen
T.a.v. de Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40
1000 Brussel
E-mail: privacy.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) (opent in uw e-mail applicatie)

Zie ook onze algemene Privacyverklaring voor meer informatie over uw privacyrechten en hoe u ons kunt contacteren.

9. Over deze privacyverklaring

Deze specifieke privacyverklaring geldt voor de afdeling Premies en Woningkwaliteit binnen Wonen in Vlaanderen. De onder Wonen in Vlaanderen ressorterende diensten en afdelingen kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Voor specifieke informatie verwijst het agentschap naar het onderdeel waarmee u te maken heeft.

10. Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien. Wonen in Vlaanderen behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar op deze website:

• uw privacy bij het gebruik van de website;
• cookies bij het gebruik van de website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 6 september 2023.