Privacyverklaring Wonen in Vlaanderen - afdeling Premies en Woningkwaliteit

Wij verwerken -afhankelijk van de procedure- volgende categorieën van gegevens in VLOK:

• Identificatie van de betrokkene:
  • rijksregisternummer van de betrokkene (bewoners, houders zakelijk recht, verdachten, gedagvaarden, veroordeelden, erfgenamen)
  • domicilie-, feitelijk en of contactadres
  • andere contactgegevens verkregen van de betrokkenen zoals e-mailadres en telefoonnummer, of verkregen in het kader van een huursubsidiedossier, waarbij woningkwaliteitscontrole slechts een deel van de behandeling van het dossier uitmaakt.

• Metagegevens over de personen:
  • adres van het onroerend goed waarvoor een procedure is opgestart
  • de hoedanigheid, zoals volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachthouder, verhuurder, syndicus, naakte eigenaar, bewoner, verdachte, veroordeelde, gedagvaarde, erfgenaam)
  • adressen van op basis van de procedures gehypothekeerde onroerende goederen
• Wettelijk aangestelden en vertegenwoordigers zoals:
  • familielid, voogd, curator, bewindvoerder, zaakvoerder, advocaat, vertrouwenspersoon
• Gegevens over de personen namens de overheid, zoals:
  • de burgemeester, gewestelijk ambtenaar, controleur, gemeentelijke of gewestelijke dossierbehandelaar, de wooninspecteur, de verbalisant woningkwaliteit, de wijkagent en andere bijstandsverlenende instanties
• Gegevens over woningkenmerken zoals voorzien in de modellen van het technisch verslag:

  • de veiligheid, gezondheid en kwaliteit van een woning worden beoordeeld aan de hand van de modellen van het technisch verslag, In de vrije velden in deze modellen kunnen enkel technische gegevens en de beoordeling ervan worden opgenomen. Een technisch verslag kan worden aangevuld met een schets van het grondplan, met detailfoto’s van de vastgestelde gebreken of met overzichtsfoto’s die geen personen mogen afbeelden.

• Gegevens verstrekt door de burger in communicatie betreffende zijn dossier:

  • Alle relevante informatie in de communicatie die de burger aan de dossierbehandelaar (bv beeldmateriaal, bijkomende inlichtingen via e-mail) verstrekt, wordt opgeladen in het dossier binnen VLOK en komt zodoende ter beschikking van de betrokken steden en gemeenten en de Vlaamse Belastingsdienst.

Wij verwerken volgende categorieën van gegevens in het sanctieregister:

• Identificatie van de betrokkene:
  • het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer van de natuurlijke personen en rechtspersonen die het voorwerp uitmaken van de bestuurlijke sanctie, of hun naam, voornamen, geboortedatum, nationaliteit, verblijfplaats of maatschappelijke zetel;
• de omschrijving van de gepleegde feiten, in tijd, ruimte en materialiteit;
• de beslissingen van de beboetingsinstanties,
• de voorstellen tot betaling van een geldsom die tijdig en integraal betaald zijn;
• de onmiddellijke inningen, vermeld in KVH hoofdstuk 10, afdeling 2;
• de definitieve bestuurlijke sancties of de definitieve beslissing om geen bestuurlijke sancties op te leggen die uitgesproken zijn naar aanleiding van de beslissingen;
• een toegang tot het bestuurlijk sanctiedossier dat verbonden is aan de beslissingen.

5. Grondslag van de verwerking

5.1 VLOK (Vlaams Loket Woningkwaliteit)

De rechtsgrond voor VLOK:
Uitvoering van de bepalingen van Boek 3 en Art. 3.39 en 3.42 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 en de Beraadslaging VTC nr. 09/2016 van 2 maart 2016 nl. de machtiging van Wonen in Vlaanderen als beheerder van het Vlaams Loket Woningkwaliteit (VLOK).

6. Maatregelen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

6.1. Bewaartermijn persoonsgegevens en dataminimalisatie

Wonen in Vlaanderen mag uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG):

• De technische verslagen en adviezen over woningcontroles, ongeschiktheid, onbewoonbaarheid en overbewoning van woningen en kamers worden 10 jaar na de definitieve schrapping uit de gewestelijke inventaris bewaard. Indien de verslagen opgesteld werden in het kader van de strafrechtelijke procedure, geldt de hieronder vermelde termijn.
• Dezelfde termijn van 10 jaar voor documenten die geen aanleiding geven tot het aanleggen van een dossier.
• Beroepsdossiers tegen het stilzitten en de beslissingen van de burgemeester met betrekking tot ongeschikten/ of onbewoonbaarverklaringen van woningen en kamers worden 15 jaar bewaard na de beslissing van de minister.
• Gegevens verwerkt in het kader van de strafrechtelijke procedure worden gedurende een termijn van 30 jaar vanaf de verwerking van de gegevens bewaard. Als er op het moment van het verstrijken van deze termijn nog een niet-uitgevoerde veroordeling bestaat die nog niet verjaard is, wordt de termijn van 30 jaar voor de relevante gegevens verlengd tot op het moment van uitvoering en afsluiting van het dossier.

6.2. Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht Wonen in Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden de (persoons)gegevens indien nodig tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Het agentschap draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens volgens de geldende stand der techniek door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd.

Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van het agentschap en van de lokale besturen die het afsprakenkader ondertekenden. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

Bevoegde medewerkers van het agentschap, met name dossierbehandelaars, waken erover dat (persoons-)gegevens die burgers bijkomend verstrekken in het kader van een dossierbehandeling (bv foto’s in e-mailberichten) opgenomen worden in de contactmodule van VLOK, zodat deze enkel ter beschikking zijn voor de dossierbehandelaars van het agentschap.

6.3. Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. Zo heeft het agentschap o.a. volgende taken uitbesteed aan derde, gespecialiseerde partijen :

• het beheer en onderhoud van de VLOK-toepassing
• het beheer en onderhoud van het sanctieregister
• het beheer van de ICT-infrastructuur
• het verrichten van analyses en technisch onderzoek naar aanleiding van dreigingen en beveiligingsincidenten op de ICT-infrastructuur

Met elk van deze partijen (verwerkers) werd een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige waarborgen worden voorzien zodat uw persoonsgegevens worden beschermd.

Soms is Wonen in Vlaanderen bij wet of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben andere overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

Zo bepaalt bv. art. 3.57 van de Vlaamse Codex Wonen 2021 dat het agentschap volgende gegevens van woningen, opgenomen in de inventaris van ongeschikt of onbewoonbaar verklaarde woningen (VIVOO) of waarvoor een niet vervallen conformiteitsattest is afgegeven (cfr. art. 3.6) ter beschikking dient te stellen :

• identificatiegegevens van die woningen met uitsluiting van identiteitsgegevens van personen
• informatie over het bestaan van een niet vervallen conformiteitsattest
• informatie over het actueel besluit om een woning ongeschikt of onbewoonbaar te verklaren

Derde partijen waaraan deze informatie ter beschikking kan gesteld worden, zijn bv. steden en gemeenten, de Koninklijke Federatie van het Belgische notariaat, Confederatie van Immobiliënberoepen Vlaanderen, …

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

7. Uw privacyrechten

U heeft onder meer recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Een verzoek om een afschrift kunt u sturen aan:

Wonen in Vlaanderen
T.a.v. de Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40
1000 Brussel
postadres sinds 1 januari 2024: Koning Albert II laan 15 bus 253, 1210 Brussel.
E-mail: privacy.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

Zie ook onze algemene Privacyverklaring voor meer informatie over uw privacyrechten en hoe u ons kunt contacteren. Wonen in Vlaanderen behandelt uw verzoek onverwijld en in ieder geval binnen 1 maand.

In een aantal gevallen zijn uw rechten als betrokkene beperkt en heeft u geen recht op inzage, verwijdering of rectificatie zoals hierboven beschreven:

• Art. 3.42 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 bepaalt dat de ambtenaren, vermeld in Art. 3.3=è van deze codex, kunnen beslissen de artikelen 12 tot 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet toe te passen bij verwerking van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op welbepaalde natuurlijke personen
• Art. 14 van de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens 30 juli 2018

8. Over deze privacyverklaring

Deze specifieke privacyverklaring geldt voor de afdeling Woningkwaliteit van het agentschap. De onder Wonen in Vlaanderen ressorterende diensten en afdelingen kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Voor specifieke informatie verwijst het agentschap naar het onderdeel waarmee u te maken heeft.

9. Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien. Wonen in Vlaanderen behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar op deze website.

Meer info over uw privacy bij het gebruik van de website leest u via Privacyverklaring Wonen in Vlaanderen.
Meer over cookies bij het gebruik van de website leest u via cookie policy

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 17 februari 2023.