Privacyverklaring centraal inschrijvingsregister

In deze privacyverklaring leest u over het beleid voor gegevensverwerking en -bescherming van persoonsgegevens door het agentschap Wonen in Vlaanderen, ingeschreven in de KBO met nummer 0316.380.841 - en vestigingsnummer 2.199.303.566 waarvan de administratieve zetel zich bevindt in de Havenlaan 88 bus 40A, 1000 Brussel.

Wonen in Vlaanderen respecteert uw privacy en behandelt al uw gegevens vertrouwelijk. We verwerken persoonsgegevens volgens de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving . In deze specifieke privacyverklaring vertellen we u hoe ons agentschap met persoonsgegevens omgaat en hoe de verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt in het centraal inschrijvingsregister.

U leest hier de algemene privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen.

Het Vlaams Gewest gaf Wonen in Vlaanderen een aantal taken voor de uitvoering van het woonbeleid.
Wonen in Vlaanderen is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat het agentschap beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

Wonen in Vlaanderen verwerkt uw persoonsgegevens en persoonlijke informatie om na te kijken of u recht hebt om een woning te huren aan een gunstig tarief (= sociale woning).

Het centraal inschrijvingsregister is een databank waarin we alle gegevens verzamelen van de inschrijving van kandidaat huurders. Het is ook een digitaal loket voor de kandidaat-huurders van sociale woningen waar ze kunnen inschrijven of hun dossier aanpassen. Het centraal inschrijvingsregister bevat persoonsgegevens van de ingeschreven kandidaat-huurders, zoals naam, adres, inkomen, gezinssamenstelling en eventuele bijzondere noden. Woonmaatschappijen gebruiken de informatie van het centraal inschrijvingsregister om de beschikbare sociale huurwoningen toe te wijzen.

• Rijksregisternummer
• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer
• Contactgegevens: e-mailadres, gsm-nummer
• Gegevens sociale zekerheid
• Sociale uitkeringen, tegemoetkomingen en premies
• Financiële identificatiegegevens: identificatie- en bankrekeningnummers
  Lasten, inkomsten, bezittingen, investeringen, pensioen en alle detail- en afgeleide informatie
• Samenstelling van het gezin
• Administratieve en medische gegevens
• Beroep en betrekking: werk
• Opleiding voor de Nederlandse taal
• Persoonlijke bijzonderheden: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, taal.
• Woningkenmerken: locatie van woning, etc …
• De naam en rijkregisternummer van de wettelijke vertegenwoordiger bij bewindvoering (als dat van toepassing is)

Sinds 18 maart 2024 verloopt de inschrijvingsprocedure voor het huren van een sociale woning in Vlaanderen voor een kandidaat huurder integraal via het centraal inschrijvingsregister. De regels hiervoor zijn opgenomen in de Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster) en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster).

De verwerking van persoonsgegevens hierbij is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of voor een taak in de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen (art.6,1.e AVG).

We verwerken als verwerkingsverantwoordelijke in beperkte mate ook bijzondere persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan de verplichtingen van deze taak van algemeen belang. De verwerking gebeurt dan op basis van artikel 9,2.b van de AVG.

In dossiers waar er bewindvoering is, gebeurt de verwerking ook in overeenstemming met artikel 6.3/1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021. Er is dan de mogelijkheid om het rijkregisternummer van de kandidaat-huurder en diens wettelijke vertegenwoordiger te verwerken. De verwerking van het rijksregisternummer is noodzakelijk voor de unieke identificatie en verificatie bij het rijksregister van de aanstelling als bewindvoerder.

Wonen in Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens volgens artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook alle gegevens die u verstrekt in een digitaal aanvraagformulier om een sociale woning te kunnen huren.

Wonen in Vlaanderen kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

• Via uzelf als kandidaat-huurder als u een inschrijving doet of uw dossier aanpast in het centraal inschrijvingsregister.
• Ter plaatse bij de sociale woonactoren of van op afstand: via de dossiers voor sociale verhuring bij sociale woonactoren.
• We vragen gegevens op bij de authentieke bronnen voor sociale huurwoningen. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo verkregen we een aantal machtigingen of protocollen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

Bij bewindvoering
De naam en het rijksregister van een bewindvoerder worden bewaard in het dossier van de kandidaat huurder zodra de wettelijke vertegenwoordiger een koppeling maakt met zijn beschermde persoon in het centraal inschrijvingsregister. De wettelijke vertegenwoordiger geeft zelf zijn adres en contactgegevens aan in het dossier van de kandidaat-huurder voor verdere communicatie en dit alleen in het desbetreffende dossier.

In het centraal inschrijvingsregister bepaalt de bewindvoerder zelf op welk adres hij gecontacteerd wil worden voor de afhandeling van het inschrijvingsdossier. Op deze manier kan de bewindvoerder een gewenste beperking van verwerking van persoonsgegevens bekomen, zonder dat de belangen en rechten van de kandidaat-huurder in het gedrang komen.

Bewaartermijn persoonsgegevens en dataminimalisatie

Wonen in Vlaanderen mag uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG).

Er is een bewaartermijn van tien jaar vanaf de schrapping van het inschrijvingsdossier van de kandidaat-huurder, met uitzondering van:

1° de persoonsgegevens die verwerkt worden voor het sluiten van de begeleidingsovereenkomst, vermeld in artikel 6.13 (VCW) , die bewaard worden tot het begeleidingstraject is beëindigd;

2° de categorie, vermeld in paragraaf 3, eerste lid, 12°, die bewaard wordt gedurende een periode van drie jaar na de beëindiging, vermeld in artikel 6.8, § 1, eerste lid, 4°(VCW).

De verwerkingsverantwoordelijke, vermeld in paragraaf 2, 3°, past op de persoonsgegevens die hij verwerkt in het kader van zijn toezicht, een bewaartermijn van tien jaar toe te rekenen vanaf de beëindiging van het toezicht.

Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht Wonen in Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die in lijn zijn met de geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden de (persoons)gegevens indien nodig tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Het agentschap draagt er zorg voor dat ze de persoonsgegevens beveiligt met de passende technische en organisatorische maatregelen van dat moment.

Daarnaast beperken we de toegang tot persoonsgegevens tot alleen de daartoe bevoegde medewerkers van de woonmaatschappijen en van Wonen in Vlaanderen.

Verstrekking aan derden

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. Zo heeft het agentschap onder andere de volgende taken uitbesteed aan derde partijen:

• de ICT-infrastructuur beheren
• analyses en technisch onderzoek doen naar aanleiding van dreigingen en beveiligingsincidenten op de ICT-infrastructuur

Met elk van deze partijen (verwerkers) sloten we een verwerkersovereenkomst af waarin we de nodige waarborgen opnamen zodat uw persoonsgegevens beschermd zijn.

Soms is Wonen in Vlaanderen bij wet of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben andere overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

U vindt meer informatie over deze ‘Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen voor het verwerken van bepaalde gegevens‘ in de algemene privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd zijn zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

U kan de gegevens die wij over u verwerken altijd inkijken en laten verbeteren als dat nodig is. U kan een verzoek mailen naar: dpo.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). U kan op dit e-mailadres ook terecht als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en u deze dus wilt laten verwijderen. Let op: als wij uw gegevens niet langer mogen verwerken kunnen wij de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, niet verlenen.

Als we twijfelen over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, dan kunnen wij u een bewijs van uw identiteit vragen. Op die manier voorkomen wij dat we uw gegevens meedelen aan iemand die er geen recht op heeft.

Als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Koning Albert II-laan 15 bus 253, 1210 Brussel

Daarnaast kan u ook klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten:
De toezichthoudende autoriteit in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
De contactgegevens zijn:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
telefoonnummer +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be(opent in uw e-mail applicatie)

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens:
Koning Albert II Laan 15
Brussel 1210
België
telefoonnummer +32 (0)2 553 208
contact@toezichtscommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)

We publiceerden deze privacyverklaring op 4 april 2024.