Privacyverklaring VMSW - Huurwaarborgen beheer

De VMSW (Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen) is een extern verzelfstandigd agentschap binnen het beleidsdomein Omgeving van de Vlaamse overheid. De VMSW stimuleert, adviseert en ondersteunt lokale woonactoren samen met Wonen in Vlaanderen. Zo maken ze samen kwaliteitsvol en betaalbaar sociaal wonen in Vlaanderen mogelijk.

Sinds 1 januari 2023 heeft het beleidsveld Wonen van de Vlaamse Overheid een herstructurering ondergaan waarbij een deel van de taken van de VMSW werd overgedragen naar het agentschap Wonen in Vlaanderen, samen met alle personeelsleden van de VMSW.

U vindt in boek 4, deel 1, titel 2, hoofdstuk 2 van de Vlaamse Codex Wonen de bevoegdheden die blijven behoren tot de VMSW: Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, nv van publiek recht, Havenlaan 88 bus 94 Herman Teirlinckgebouw 1000 Brussel, KBO nr. 0236.506.487, RPR Brussel.

De VMSW (Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen) respecteert uw privacy en behandelt al uw gegevens vertrouwelijk. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stellen.

In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe de VMSW met dergelijke gegevens omgaat.

Het beschikt daarbij over een uitgewerkt informatieveiligheidsbeleid en informatiebeveiliging en een conform de toepasselijke wetgeving uitgewerkt privacybeschermingsbeleid.

Het beleid ter zake wordt mee ondersteund door een Functionaris Gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO).

Identificatie van VMSW

VMSW
Havenlaan 88 bus 94
1000 Brussel
Nieuw postadres vanaf 1 januari 2024: Koning Albert II-laan 15 bus 253, 1210 Brussel.
E-mail: privacy.wonen@vlaanderen.be.
Het btw-nummer van de VMSW is BE 0236506487.

De VMSW beheert de huurwaarborgen van huurders die een woning huren van de woonmaatschappijen (WM), vroeger sociale huisvestingsmaatschappijen. Hiervoor werden samenwerkingsovereenkomsten afgesloten. De maatschappijen openen en verwerken hun dossiers op een web-platform. Deze toepassing is bestemd voor de input van de WM en stelt informatie ter beschikking aan de WM. Deze informatie is slechts door de WM (de verhuurder) raadpleegbaar. Het beheer zelf gebeurt binnen het boekhoudpakket.

De Woonmaatschappijen zijn verwerkingsverantwoordelijke en de VMSW is verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Verwerker verwerkt de door of via de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Dit houdt in dat onder meer in dat de WM beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

De basis voor de verwerking zijn de bepalingen van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (zie §7).

De VMSW verwerkt uw persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De verwerking beperkt zich tot die gegevens die relevant en noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de toevertrouwde taken hierboven beschreven.

Identificatiegegevens van de betrokkene:

• Dossiernummer
• Naam en voornaam van de huurder
• Geboortedatum
• Adres van de woning
• Rijksregisternummer

De rechtsgrond voor het beheren van de huurwaarborgen van huurders die een woning huren van de woonmaatschappijen (WM):
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (artikel 6.1.b) AVG).

Bewaartermijn

De VMSW mag uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG).

Dit betekent dat de VMSW uw persoonsgegevens verwijdert na het verstrijken van de bewaartermijn voor de huurwaarborgen.

Beveiliging van de gegevens

De VMSW heeft passende, technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo heeft het agentschap de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens VMSW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen;
• Het pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk/nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Het maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Het testen en regelmatig evalueren van de maatregelen;
• Het informeren van de medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.
Slechts een beperkt aantal medewerkers van VMSW heeft toegang tot de verwerkte persoonsgegevens en enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van het dossier.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

U heeft onder meer recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Voor een verzoek om een afschrift of vragen stellen over de manier waarop wij uw gegevens verwerken kan u contact opnemen met onze data protection officer (DPO) via dpo.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

VMSW T.a.v. Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40
1000 Brussel
==> Opgelet, nieuw postadres vanaf 1 januari 2024: Koning Albert II-laan 15 bus 253, 1210 Brussel.

Bent u het daarmee niet eens, dan kan u klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten:

De toezichthoudende autoriteit in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
De contactgegevens hiervan zijn:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
telefoonnummer +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be(opent in uw e-mail applicatie)

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens.
Koning Albert II Laan 15
1210 Brussel
België
telefoonnummer +32 (0)2 553 208
contact@toezichtscommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)