Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: vrijwilliger

Niet-EU onderdanen kunnen onder bepaalde voorwaarden maximaal 12 maanden als vrijwilliger in Vlaanderen komen werken.

Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen

Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting niet en bent u vrijgesteld.

Dit is onder meer van toepassing op:

Tewerkstelling tot maximaal 90 dagen, de zogeheten kortetermijn mobiliteit met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.
Personen die deelnemen aan een vergadering in beperkte kring in België. Men is daarvoor maximaal 60 dagen per kalenderjaar in ons land, en niet meer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering.
De buitenlandse werknemer die een opleiding volgt bij de Belgische zetel van een groep ondernemingen. Die opleiding maakt deel uit van een opleidingsovereenkomst tussen de zetels van die groep. De opleiding, en dus ook zijn verblijf, duurt niet langer dan drie maanden. (met mét Limosa-aangifte).

De volledige lijst van vrijstellingen vindt u hier.

Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.

Voorwaarden

De buitenlandse onderdaan kan in Vlaanderen vrijwilligerswerk verrichten voor maximaal 12 maanden, als hij aan onderstaande voorwaarden voldoet:

de vrijwilligersorganisatie die de vrijwilliger tewerkstelt, dient een goedgekeurd vrijwilligersprogramma te hebben in het kader van Europees vrijwilligerswerk(opent in nieuw venster). Het ESC (European Solidarity Corps(opent in nieuw venster)) behoudt het toezicht.
de plaatsing van de jongere bij een vrijwilligersorganisatie wordt, voor Vlaanderen, gecontroleerd door het nationaal agentschap voor het European Solidarity Corps, de VZW JINT(opent in nieuw venster).(opent in nieuw venster)

Een toelating tot arbeid voor een vrijwilliger wordt uitgereikt voor maximum 12 maanden en kan niet verlengd worden. Wanneer het vrijwilligerswerk ten einde loopt, dient de vrijwilliger het Belgisch grondgebied te verlaten. Vrijwilligers kunnen enkel en alleen via een gecombineerde vergunning werken, nooit via een arbeidskaart.

Procedure toelating tot arbeid - Bepaalde duur, meer dan 90 dagen

De vrijwilligersorganisatie vraagt een gecombineerde vergunning van bepaalde duur (single permit) aan voor zijn toekomstige buitenlandse vrijwilliger die meer dan 90 dagen naar België komt. De gecombineerde vergunning bevat zowel de toelating tot arbeid als de toelating tot verblijf. Als de aanvraag wordt goedgekeurd kan de vrijwilliger werken voor de organisatie die de toelating heeft aangevraagd.
De documenten hoeven geen originelen te zijn, een kopie volstaat.

Stap 1
Identiteitsbewijs werknemer
Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
persoonsgegevens op internationaal paspoort.
Werknemer is in België op moment van aanvraag:
persoonsgegevens op internationaal paspoort
en Belgische verblijfsvergunning.
Bewijs(opent in nieuw venster) dat gevraagde administratieve kosten (retributiekosten) betaald zijn
Uittreksel uit het strafregister(opent in nieuw venster), als de aanvrager ouder is dan 18 jaar. Gelegaliseerd(opent in nieuw venster) en vertaald (Nederlands, Frans of Engels)
Het standaard medisch attest(opent in nieuw venster) waaruit blijkt dat werknemer niet aan een ziekte lijdt die bedreigend is voor de volksgezondheid, zoals bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980
Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft of een engagementsverklaring(PDF bestand opent in nieuw venster)
Deze documenten mogen slechts 6 maanden oud zijn op het moment van het indienen van uw aanvraag.
Stap 2
Een door beide partijen gedagtekende en ondertekende vrijwilligersovereenkomst, opgesteld in de taal van het gewest waar betrokken vrijwilligersorganisatie gevestigd is.
een beschrijving van het vrijwilligersprogramma (van de organisatie).
de duur van het vrijwilligerswerk
het aantal uren dat de vrijwilliger aan het vrijwilligerswerk zal besteden
de voorwaarden voor de plaatsing en voor het toezicht op het vrijwilligerswerk
de beschikbare middelen ter dekking van de kosten van levensonderhoud en onderkomen van de vrijwilliger
een minimumbedrag aan zakgeld voor de duur van het verblijf
eventueel de opleiding die de vrijwilliger zal krijgen om hem te helpen bij het verrichten van zijn vrijwilligerswerk
een verklaring dat de vrijwilliger gedurende zijn vrijwilligerswerk geen andere (tewerkstellings-)betrekking in België zal bekleden.
Met vermelding dat de plaatsing van de vrijwilliger in het kader van een goedgekeurd vrijwilligersprogramma van Europees vrijwilligerswerk bij de ontvangende organisatie bevestigt.
Stap 3
Een ziektekostenverzekering is noodzakelijk.
Als deze Europees geregeld is via het EVS/ESC(opent in nieuw venster) dan volstaat hiervan het bewijs te leveren.
Om toegang te krijgen tot het grondgebied zal de buitenlander moeten aantonen over voldoende middelen van bestaan te beschikken. De bestaansmiddelen moeten minstens de kosten dekken van het verblijf en de terugreis. De ontvangende organisatie kan hiervoor garant staan en facultatief aantonen met een bijlage 32(PDF bestand opent in nieuw venster).

Verplicht document in kader van financiële aansprakelijkheid in te vullen door de gastinstelling. De Verbintenis tot Financiële aansprakelijkheid. (PDF bestand opent in nieuw venster)

Voldoende bestaansmiddelen betekent minstens het leefloon van een alleenstaande – sinds 1 januari 2023 bedraagt dat 1.214,13euro.
Is enkel nodig indien de vrijwilliger gedurende zijn hele verblijf bij de ontvangende organisatie zelf verblijft.
Stap 4
De werkgever start de procedure op, verzamelt de vereiste documenten en vraagt de gecombineerde vergunning aan via de online toepassing uniek loket -Working in Belgium(opent in nieuw venster).

Dien alleen een volledige aanvraag in. Het is niet mogelijk achteraf documenten te mailen om ze toe te voegen aan een al ingediend dossier.
Als het dossier in behandeling genomen is, maar u wilt de aanvraag annuleren/stopzetten, dan kan dat via de knop ‘stopzetten’. De dienst Economische Migratie zal dan de vraag tot annulatie/stopzetting verwerken.
Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer vroegtijdig is beëindigd, moet u in het dossier van de werknemer op de knop ‘vroegtijdig stopzetten’ drukken.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend via het uniek loket(opent in nieuw venster), wordt die automatisch digitaal doorgestuurd naar de bevoegde regio. De bevoegde regio’s, naast Vlaanderen, zijn:
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2
1035 Brussel
02 204 13 99 (van 9 tot 12)
Website bevoegde dienst Brussel(opent in nieuw venster)
Waals Gewest
Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche 
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
081 33 43 62
permisdetravail@spw.wallonie.be
Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)
Duitstalige Gemeenschap
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 Eupen
087 59 64 86
Website bevoegde dienst Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster)
Stap 5
De bevoegde regio onderzoekt uw dossier voor het luik “tewerkstelling”.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend, kunt u in het uniek loket(opent in nieuw venster) de status van uw aanvraag opvolgen. Per statuswijziging van uw dossier ontvangt u een melding en een digitale brief via uw eBox(opent in nieuw venster).
Deze statussen zijn mogelijk:
het dossier is ingediend
bijkomende info gevraagd door regio
ontvankelijkheid
onontvankelijkheid
positieve beslissing werk of negatieve beslissing werk
Na een ‘positieve beslissing werk’ gaat het dossier automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken van de federale overheid, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”. Volgende fases zijn mogelijk:
in behandeling bij de Dienst Vreemdelingenzaken
Bijkomende info gevraagd door de Dienst Vreemdelingenzaken
positieve beslissing verblijf (bijlage 46/47) of negatieve beslissing verblijf (bijlage 48).
Bij een positieve beslissing over zowel werken als verblijf (gecombineerde vergunning) zal de Dienst Vreemdelingenzaken deze beslissing meedelen aan de werknemer, de werkgever en het gemeentebestuur of de Belgische diplomatieke en consulaire post die vermeld is in de aanvraag.
Als de werknemer in België is, zal de Dienst Vreemdelingenzaken een elektronische gecombineerde vergunning afleveren via de gemeente. Die vergunning bevat dus zowel de toelating tot werk als de toelating tot verblijf.
Als de werknemer zich in het buitenland bevindt, moet de werknemer, die in zijn aanvraag voor een toelating tot arbeid een buitenlands adres heeft opgegeven, visum D (nationaal visum lang verblijf) aanvragen bij de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats waar hij verblijft.
Die post geeft het visum af, na voorlegging van een geldig paspoort en de beslissing tot toekenning van een gecombineerde vergunning (bijlage 46 of 47), op voorwaarde dat de door de werknemer voorgelegde beslissing volledig overeenstemt met de beslissing die door de Dienst Vreemdelingenzaken aan de post werd meegedeeld.
De nationale vermelding B34 die op het visum D wordt aangebracht betekent dat de werknemer een gecombineerde vergunning ontvangen heeft. De vermelding B29 betekent dat de werknemer een hooggekwalificeerde werknemer is (Europese blauwe kaart).
Als de werknemer is aangekomen in België
Dan moet de werknemer binnen 8 werkdagen zich inschrijven in het vreemdelingenregister(opent in nieuw venster) van de plaats waar hij verblijft en de afgifte van een gecombineerde vergunning aanvragen.