Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: intra-corporate transferee

Werknemers die binnen een onderneming worden overgeplaatst, noemen we ‘intra-corporate transferees’. Zij kunnen onder bepaalde voorwaarden in Vlaanderen komen werken. Hun toekomstige werkgever kan daarvoor een toelating tot arbeid aanvragen.

Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen

Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting niet en bent u vrijgesteld.

Dit is onder meer van toepassing op:

Tewerkstelling tot maximaal 90 dagen, de zogeheten kortetermijn mobiliteit met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.
Personen die deelnemen aan een vergadering in beperkte kring in België. Men is daarvoor maximaal 60 dagen per kalenderjaar in ons land, en niet meer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering.
De buitenlandse werknemer die een opleiding volgt bij de Belgische zetel van een groep ondernemingen. Die opleiding maakt deel uit van een opleidingsovereenkomst tussen de zetels van die groep. De opleiding, en dus ook zijn verblijf, duurt niet langer dan drie maanden. (met mét Limosa-aangifte).

De volledige lijst van vrijstellingen vindt u hier.

Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.

Wie wordt als een intra-corporate transferee (ICT) beschouwd?

Een intra-corporate transferee (ICT) of binnen een onderneming overgeplaatste persoon die niet tot een van die welbepaalde categorieën behoort en daarom wél een toelating tot arbeid nodig heeft, kan in Vlaanderen werken als hij aan de onderstaande voorwaarden voldoet.

de Vlaamse onderneming (als gebruiker van de gedetacheerde werknemer) en de buitenlandse onderneming gevestigd in een derde land (als detacherende werkgever) behoren tot dezelfde onderneming of groep van ondernemingen;
een binnen een onderneming overgeplaatste leidinggevende dient geen diploma voor te leggen. Hij dient wel aan te tonen dat hij een leiding gevende/kaderfunctie uitoefent. Een leiding gevende is iemand die leiding geeft aan de onderneming, instaat voor het dagelijkse bestuur van de onderneming, toezicht houdt op het werk van ondergeschikte werknemers en gemachtigd is de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden.
een binnen een onderneming overgeplaatste specialist dient minimaal een diploma van niveau 5 (Vlaamse Kwalificatiestructuur) voor te leggen of gelijkgestelde ervaring voor leidinggevende op het gebied van informatie- en communicatietechnologie of specialist op het gebied van informatie- en communicatietechnologie.
een binnen een onderneming overgeplaatste stagiair-werknemer dient minimaal een universitair diploma te hebben (VKS6), dus minimaal bachelor;
de gedetacheerde werknemer die als een binnen een onderneming overgeplaatste persoon naar de Vlaamse onderneming komt dient reeds drie maanden ononderbroken in dienst te zijn bij de oorspronkelijke werkgever, namelijk de derdelandse onderneming;
het inkomen:
- dit mag tijdens de gehele duur van de overplaatsing niet minder gunstig zijn dan dat van vergelijkbare functies overeenkomstig toepasselijke wetten of collectieve overeenkomsten of praktijken;
- er geldt een vermoeden dat aan dit looncriterium voldaan wordt als:
  - het loon voor een leidinggevende €73.574 bedraagt in 2023 (160% van gemiddeld Belgisch jaarsalaris) - dit bedrag verhoogt naar €74.611 in 2024.
  - het loon voor een specialist en stagiair-werknemer €45.984 euro bedraagt in 2023 (100% van gemiddeld Belgisch jaarsalaris) - dit bedrag verhoogt naar €46.632 in 2024.
- Dit vermoeden is echter weerlegbaar, dat betekent dat bij de aanvraag gemotiveerd kan worden dat in de concrete sector het gemiddeld loon toch lager is. Hiermee wordt dan rekening gehouden bij de behandeling van de aanvraag. De loonbedragen (zie hierboven) zijn dus niet absoluut!
de geldigheidsduur:
- een toelating tot arbeid voor leidinggevende en specialist wordt uitgereikt voor de duur van de detachering, met een maximumduur van drie jaar. De toekomstige werkgever kan deze gecombineerde vergunning meteen voor drie jaar aanvragen.
- een toelating tot arbeid voor stagiair-werknemer wordt uitgereikt voor de duur van de detachering, met een maximumduur van één jaar.
- binnen deze maximale periodes kunnen verlengingen toegekend worden;
- als de maximumduur van de toelating tot arbeid bereikt is, kan er pas een nieuwe aanvraag voor overplaatsing voor diezelfde werknemer ingediend worden na verloop van een tussenperiode van drie maanden.

Procedure toelating tot arbeid voor bepaalde duur, meer dan 90 dagen

Als werkgever vraagt u de gecombineerde vergunning van bepaalde duur aan voor uw toekomstige buitenlandse intra-corporate transferee (ICT) of binnen de onderneming overgeplaatste persoon.

Voor de zogeheten kortetermijn mobiliteit (tewerkstelling tot maximaal 90 dagen) geldt een vrijstelling, met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.

Belangrijk, er zijn twee verschillende situaties voor tewerkstelling als ICT (binnen een onderneming overgeplaatste persoon) voor de langetermijn mobiliteit (tewerkstelling langer dan 90 dagen):

tewerkstelling met detachering vanuit de initiële buitenlandse onderneming (gevestigd in een derde land buiten EU) naar de Vlaamse vestiging van de multinationale groep: (1) derdeland > (2) Vlaanderen;
tewerkstelling met verdere detachering vanuit een EU-vestiging naar de Vlaamse vestiging van de multinationale groep:
(1) derdeland > (2) EU-land > (3) Vlaanderen.
In dit geval is de betrokkene reeds als ICT gedetacheerd vanuit de initiële buitenlandse onderneming (gevestigd in een derde land buiten EU) naar een vestiging in een EU-land. Betrokkene beschikt dan al over een toelating tot arbeid als ICT in dat andere EU-land. In zo’n geval is er sprake van drie betrokken ondernemingen:
- de Vlaamse onderneming (als tweede gebruiker van de gedetacheerde werknemer)
- de onderneming gevestigd in een andere EU-lidstaat (als eerste gebruiker van de gedetacheerde werknemer)
- de buitenlandse onderneming gevestigd in een derde land (als initiële detacherende werkgever)
Deze dienen alledrie tot dezelfde onderneming of (multinationale) groep van ondernemingen te behoren.

Praktisch dient dan bij een aanvraag tot toelating tot arbeid ICT in Vlaanderen voor de tweede situatie steeds het volgende bewezen te worden: de vergunning ICT uit de andere EU-lidstaat (geldigheid voor gehele duur van overplaatsing naar Vlaanderen), de multinationale groep en het looncriterium.
De diplomavereiste en de anciënniteit dienen niet meer aangetoond te worden aangezien dat criteria zijn tot het verkrijgen van de initiële vergunning ICT in de andere EU-lidstaat en dat redelijk vermoed wordt dat aan die criteria dan ook voldaan werd.

Stap 1
Identiteitsbewijs werknemer
Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
persoonsgegevens op internationaal paspoort.
Werknemer is in België op moment van aanvraag:
persoonsgegevens op internationaal paspoort
en Belgische verblijfsvergunning.
Bewijs(opent in nieuw venster) dat gevraagde administratieve kosten (retributiekosten) betaald zijn
Uittreksel uit het strafregister(opent in nieuw venster), als de aanvrager ouder is dan 18 jaar. Gelegaliseerd(opent in nieuw venster) en vertaald (Nederlands, Frans of Engels)
Het standaard medisch attest(opent in nieuw venster) waaruit blijkt dat werknemer niet aan een ziekte lijdt die bedreigend is voor de volksgezondheid, zoals bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980
Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft of een engagementsverklaring(PDF bestand opent in nieuw venster)
Deze documenten mogen slechts 6 maanden oud zijn op het moment van het indienen van uw aanvraag.
Stap 2
Een door beide partijen gedagtekende en ondertekende arbeidsovereenkomst.
De arbeidsovereenkomst moet opgesteld zijn in de taal van het gewest waar betrokken werkgever gevestigd is.
Een tewerkstelling via dienstencheques of als wijk-werker is uitgesloten voor toelatingen tot arbeid.
Stap 3
Diploma werknemer
uitgereikt door een overheid
dat aantoont dat werknemer postsecundair programma hogere studies afrondde:
hij volgde daarvoor les in een onderwijsinstituut dat erkend is als hogeronderwijsinstelling door de staat waar het gevestigd is
zijn diploma voldoet aan kwalificatie niveau 5 (leidinggevende of specialist) of niveau 6 (stagiair-werknemer)
Arbeidsovereenkomst
Met vermelding van brutojaarloon van minstens 45.096 euro voor specialist en stagiair-werknemer, of van minstens 72.154 euro voor leidinggevende
Met aantoonbare anciënniteit van minstens drie maanden ononderbroken tewerkstelling bij buitenlandse werkgever
Multinationale groep
de Vlaamse onderneming (als gebruiker van de gedetacheerde werknemer) en de buitenlandse onderneming gevestigd in een derde land (als detacherende werkgever) behoren tot dezelfde onderneming of groep van ondernemingen
Stap 4
De werkgever start de procedure op, verzamelt de vereiste documenten en vraagt de gecombineerde vergunning aan via de online toepassing uniek loket -Working in Belgium(opent in nieuw venster).

Dien alleen een volledige aanvraag in. Het is niet mogelijk achteraf documenten te mailen om ze toe te voegen aan een al ingediend dossier.
Als het dossier in behandeling genomen is, maar u wilt de aanvraag annuleren/stopzetten, dan kan dat via de knop ‘stopzetten’. De dienst Economische Migratie zal dan de vraag tot annulatie/stopzetting verwerken.
Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer vroegtijdig is beëindigd, moet u in het dossier van de werknemer op de knop ‘vroegtijdig stopzetten’ drukken.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend via het uniek loket(opent in nieuw venster), wordt die automatisch digitaal doorgestuurd naar de bevoegde regio. De bevoegde regio’s, naast Vlaanderen, zijn:
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2
1035 Brussel
02 204 13 99 (van 9 tot 12)
Website bevoegde dienst Brussel(opent in nieuw venster)
Waals Gewest
Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche 
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
081 33 43 62
permisdetravail@spw.wallonie.be
Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)
Duitstalige Gemeenschap
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 Eupen
087 59 64 86
Website bevoegde dienst Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster)
Stap 5
De bevoegde regio onderzoekt uw dossier voor het luik “tewerkstelling”.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend, kunt u in het uniek loket(opent in nieuw venster) de status van uw aanvraag opvolgen. Per statuswijziging van uw dossier ontvangt u een melding en een digitale brief via uw eBox(opent in nieuw venster).
Deze statussen zijn mogelijk:
het dossier is ingediend
bijkomende info gevraagd door regio
ontvankelijkheid
onontvankelijkheid
positieve beslissing werk of negatieve beslissing werk
Na een ‘positieve beslissing werk’ gaat het dossier automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken van de federale overheid, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”. Volgende fases zijn mogelijk:
in behandeling bij de Dienst Vreemdelingenzaken
Bijkomende info gevraagd door de Dienst Vreemdelingenzaken
positieve beslissing verblijf (bijlage 46/47) of negatieve beslissing verblijf (bijlage 48).
Bij een positieve beslissing over zowel werken als verblijf (gecombineerde vergunning) zal de Dienst Vreemdelingenzaken deze beslissing meedelen aan de werknemer, de werkgever en het gemeentebestuur of de Belgische diplomatieke en consulaire post die vermeld is in de aanvraag.
Als de werknemer in België is, zal de Dienst Vreemdelingenzaken een elektronische gecombineerde vergunning afleveren via de gemeente. Die vergunning bevat dus zowel de toelating tot werk als de toelating tot verblijf.
Als de werknemer zich in het buitenland bevindt, moet de werknemer, die in zijn aanvraag voor een toelating tot arbeid een buitenlands adres heeft opgegeven, visum D (nationaal visum lang verblijf) aanvragen bij de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats waar hij verblijft.
Die post geeft het visum af, na voorlegging van een geldig paspoort en de beslissing tot toekenning van een gecombineerde vergunning (bijlage 46 of 47), op voorwaarde dat de door de werknemer voorgelegde beslissing volledig overeenstemt met de beslissing die door de Dienst Vreemdelingenzaken aan de post werd meegedeeld.
De nationale vermelding B34 die op het visum D wordt aangebracht betekent dat de werknemer een gecombineerde vergunning ontvangen heeft. De vermelding B29 betekent dat de werknemer een hooggekwalificeerde werknemer is (Europese blauwe kaart).
Als de werknemer is aangekomen in België
Dan moet de werknemer binnen 8 werkdagen zich inschrijven in het vreemdelingenregister(opent in nieuw venster) van de plaats waar hij verblijft en de afgifte van een gecombineerde vergunning aanvragen.

Wat te doen bij wijziging van werkgever?

tijdens eerste periode van 12 maanden kan dit enkel onder voorwaarden van de Blue Card. Dit houdt in dat de 2^e werkgever een AO aantoont voor een functie als hoogopgeleide met een bruto jaarloon van minstens 130% van het gemiddeld bruto jaarsalaris (momenteel bedraagt dit dan €60 621.60). De 2e werkgever bezorgt een schriftelijke melding aan de dienst Economische Migratie van wijziging werkgever. De tewerkstelling kan pas aangevat worden na ontvangstbevestiging van de wijziging door de dienst Economische Migratie;
na 12 maanden geldt de afgeleverde Blue Card voor elke werkgever, voor zover de tewerkstelling voldoet aan de voorwaarden van artikel 21. Er is geen melding wijziging werkgever meer nodig;
na 24 maanden (= verlengingsaanvraag) wordt een Blue Card van 3j afgeleverd, geldig voor elke werkgever en geldig voor tewerkstelling onder Blue Card.