Het college van burgemeester en schepenen richt de stemlokalen en de stemhokjes in volgens de bepalingen die de minister van Binnenlands Bestuur heeft vastgesteld bij ministerieel besluit. Ze mogen de afmetingen en de schikking ervan wijzigen volgens de vereisten van de lokalen. Er gelden andere voorwaarden bij een stemming op papier dan bij een digitale stemming.
De onderrichtingen voor de kiezers (Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet artikel 132, §3 en §4(opent in nieuw venster), en artikel 221-248(opent in nieuw venster)) moeten in het stemlokaal aanwezig zijn.
Het gemeentebestuur stelt de stempels, enveloppen, formulieren en kantoormateriaal ter beschikking die het stembureau nodig heeft.
Bij stemming op papier
Het stemhokje is zo gemaakt dat het geheim van de stemming wordt gegarandeerd. Aan ieder stemhokje is een identiek rood stempotlood gehecht met een ketting van minstens 50 centimeter lang.
Het gemeentebestuur beslist autonoom hoeveel stemhokjes het in elk stemlokaal inricht. Er geldt een norm van een stemhokje per 150 kiezers.
Voor elke te verkiezen raad is er een aparte stembus aanwezig.
Elke stembus moet voldoen aan volgende voorwaarden:
- de stembus is ondoorzichtig, voldoende stevig en afsluitbaar
- de stembus is voldoende groot in verhouding tot het aantal kiezers van de stemafdeling
- de stembus bevat aan de bovenkant een sleuf die voldoende groot is om het opgevouwen stembiljet erin te deponeren.
De stembussen hebben afhankelijk van het type verkiezing een eigen kenteken:
- stembus gemeenteraadsverkiezing: wit etiket met letter G
- stembus provincieraadsverkiezing: groen etiket met letter G
- stembus rechtstreekse verkiezing leden raad voor maatschappelijk welzijn (alleen in Drogenbos en Linkebeek): blauw etiket met letter O.
Bij digitale stemming
Alle kandidatenlijsten voor elk van de verkiezingen hangen op een bord dat daarvoor bestemd is in het stemlokaal.
De norm bij digitale stemming is 200 kiezers per stemcomputer. Kleine stemafdelingen kunnen minder dan 5 stemcomputers in het stemlokaal plaatsen. Grote stemafdeling kunnen eventueel meer dan 5 stemcomputers in een stemlokaal plaatsen. Meer dan 6 stemcomputers in een stemlokaal wordt afgeraden om lange wachtrijen aan de stembus te vermijden.
Er is slechts 1 stembus aanwezig, die uitgerust is met een scanner en een elektronisch gestuurde klep.