De toepassing contactenbeheer bundelt de contactgegevens van de personen en locaties die een belangrijke rol spelen bij de organisatie van de verkiezingen. De gemeentelijke coördinator vult die gegevens in. Die kent ook rollen toe om toegang te hebben tot de toepassingen die de hoofdbureaus gebruiken om de kandidatenlijsten te finaliseren en om op verkiezingsdag de resultaten te verzamelen en de verkozenen aan te wijzen.

De gemeentelijke coördinator moet de taken van de gemeente bij de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen coördineren. Dit omvat onder meer de volgende zaken:

• toezien op het opstellen van de kiezerslijsten
• toezien op het drukken en verzenden van oproepingsbrieven
• invoer van de samenstelling van het gemeentelijk hoofdbureau en de stem- en telbureaus in de contactendatabank van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB)
• mededeling van de rijksregisternummers van de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter aan ABB
• ervoor zorgen dat de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau de PIN-code van hun E-ID-kaart kennen, alsook alle andere leden en alle medewerkers die resultaten zullen opladen (via manuele invoer of via USB-stick)
• testen van de verkiezingssoftware (webbrowser)
• ervoor zorgen dat het hoofdbureau kan zetelen
• helpen met de logistiek en het ondersteunend personeel voor het hoofdbureau
• ondersteuning bij de organisatie van de opleidingen

De coördinator vormt daarnaast ook de contactpersoon van de gemeente voor:

• de vrederechter of voorzitter van rechtbank van eerste aanleg
• gemeentelijk hoofdbureau
• ABB (organisator van de verkiezingen)
• burgers die opgeroepen zijn (om bv. in een stembureau te zetelen)

Hoewel de gemeentelijke coördinator niet automatisch behoort tot het gemeentelijk hoofdbureau, heeft die wel het recht om de vergaderingen van het gemeentelijk hoofdbureau bij te wonen met een adviserende stem.

Het is daarnaast ook mogelijk (en aangeraden) om de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau de gemeentelijke coördinator te laten aanwijzen als bijzitter of secretaris van het gemeentelijk hoofdbureau. In dit geval combineert de coördinator beide functies.

De gegevens van gemeentelijke coördinator moeten na aanwijzing worden meegedeeld aan ABB. Het gaat hier over de voor- en achternaam, rijksregisternummer, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens moeten worden geregistreerd in de contactendatabank van ABB. We lanceren deze webtoepassing en versturen daarvoor aanmeldcodes naar de gemeenten via het Digitaal Loket. Tot die datum hoeft een gemeente geen gegevens aan te reiken.

Zo kan ABB contact opnemen met de gemeentelijke coördinator als dat nodig is voor de verkiezingsorganisatie en kan ABB de coördinator toegang verlenen tot de andere webtoepassingen.

De gemeentelijke coördinator en coördinator digitaal stemmen (of digitale coördinator) zijn twee verschillende functies met verschillende verantwoordelijkheden.

Een coördinator digitaal stemmen moet enkel worden aangesteld in gemeenten waar digitaal gestemd wordt. In deze gemeenten stelt het college dus twee coördinatoren aan:

• gemeentelijke coördinator
• coördinator digitaal stemmen

De coördinator digitaal stemmen zorgt voor:

• de organisatie van de opleiding van de voorzitters van de stembureaus
• de uitvoering van de verplichte technische testen van de apparatuur
• de opstelling van de apparatuur in de stembureaus
• de verdeling van de logistieke verbruiksgoederen die nodig zijn op de dag van de
• verkiezingen
• hulp bij het gebruik van de apparatuur door de bureauleden
• de coördinatie van het melden en het oplossen van technische problemen vóór en op de verkiezingsdag

Ook de gegevens van de coördinator digitaal stemmen moeten worden geregistreerd in de contactendatabank van ABB die wordt gelanceerd op 30 april 2024.