De belangrijkste verwerking gebeurt bij de opmaak van de kiezerslijsten. Kiezerslijsten zijn lijsten van burgers die aan de voorwaarden voldoen om deel te nemen aan de gemeenteraads-, stadsdistrictsraads- of provincieraadsverkiezingen. Op basis van artikel 16, §4(opent in nieuw venster) van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 (LPKD) worden je naam, geboortedatum, hoofdverblijfplaats en rijksregisternummer in deze lijsten opgenomen. Voor niet-Belgische kiezers wordt ook vermeld dat zij niet de Belgische nationaliteit hebben. Al deze gegevens worden door de federale overheid ter beschikking gesteld van de gemeenten. Deze laatsten delen de kiezers in in stemafdelingen en nodigen hen uit voor de stemming. Overeenkomstig artikel 21(opent in nieuw venster) LPKD worden de kiezerslijsten ook opgestuurd naar de provinciegouverneur. De provinciegouverneur treedt hier op als commissaris van de Vlaamse Regering. In de praktijk ontvangt het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB), dat de provinciegouverneur in deze taken ondersteunt, uw persoonsgegevens op de kiezerslijsten.

Kiezers die een kandidatenlijst voordragen, verstrekken hierbij ook persoonsgegevens. Meer bepaald vullen zij hun naam, rijksregisternummer, nationaliteit en adres in op de voordrachtsakte van de kandidaten, die zij vervolgens ondertekenen. Deze gegevens moeten vermeld worden op basis van artikel 71, derde lid LPKD. Deze voordrachtsakten worden bezorgd aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikel 68(opent in nieuw venster), 83(opent in nieuw venster) en 84(opent in nieuw venster) LPKD) en tijdens het onderzoek van de kandidatenlijsten nemen alle leden van het hoofdbureau kennis van deze akten (artikel 85-100(opent in nieuw venster) LPKD). De gegevens op de voordrachtsakten worden ingevoerd in de computertoepassing van ABB.

Als aftredend raadslid kan je een kandidatenlijst voordragen. In dit geval verstrek je ook persoonsgegevens, meer bepaald door het invullen van je naam, rijksregisternummer, nationaliteit en adres (en optioneel ook uw e-mailadres) op de voordrachtsakte van de kandidaten, die je vervolgens ondertekent (artikel 71, derde lid(opent in nieuw venster) LPKD).

De voordrachtsakten worden bezorgd aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikel 68(opent in nieuw venster), 83(opent in nieuw venster) en 84(opent in nieuw venster) LPKD). Tijdens het onderzoek van de kandidatenlijsten nemen alle leden van het hoofdbureau kennis van deze akten (artikel 85-100(opent in nieuw venster) LPKD). De gegevens op de voordrachtakten worden ingevoerd in de computertoepassing van ABB.

In eerste instantie worden je gegevens als kandidaat voor de lokale verkiezingen verzameld bij de opmaak van de voordrachtsakte. Op deze voordrachtsakte vul je je naam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres (en optioneel ook uw e-mailadres) en nationaliteit in voordat je de akte ondertekent (artikel 71(opent in nieuw venster) LPKD). De lijstindiener kan optioneel ook zijn GSM-nummer invullen. Deze voordrachtsakten worden bezorgd aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikel 68(opent in nieuw venster), 83(opent in nieuw venster) en 84(opent in nieuw venster) LPKD). Tijdens het onderzoek van de kandidatenlijsten nemen alle leden van het hoofdbureau kennis van deze akten (artikel 85-100(opent in nieuw venster) LPKD). De gegevens op de voordrachtakten worden ingevoerd in de computertoepassing van ABB.

Nauw aansluitend bij de voordrachtsakten, is de gegevensverwerking in het kader van de verbeteringsakten. Een verbeteringsakte kan alleen door de lijstindiener ingediend worden, onder meer wanneer de gegevens van de kandidaten op de voordrachtsakte onvolledig zijn (artikel 91, tweede lid LPKD). Op deze verbeteringsakte vult een nieuwe kandidaat zijn naam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres (en optioneel ook zijn e-mailadres) en nationaliteit in voordat die de akte ondertekent (artikel 71(opent in nieuw venster) LPKD). Deze verbeteringsakten worden bezorgd aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikel 91(opent in nieuw venster), tweede lid, artikelen 99(opent in nieuw venster) en 100(opent in nieuw venster) LPKD), waarna alle leden van het hoofdbureau er kennis van nemen (artikel 92(opent in nieuw venster), 99(opent in nieuw venster) en 100(opent in nieuw venster) LPKD). De gegevens op de verbeteringsakten worden ingevoerd in de computertoepassing van ABB.

In de uitzonderlijk omstandigheid dat er geschillen ontstaan omtrent de kandidatuur van kandidaten, worden deze geschillen behandeld door het Hof van Beroep. De voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau stelt hiertoe een proces-verbaal op met daarin de persoonsgegevens van de betrokken kandidaat en de redenen waarom zijn of haar kandidatuur verworpen of aanvaard wordt (artikelen 93-100(opent in nieuw venster) LPKD).

De indiener van een lijst voor de gemeenteraadsverkiezingen kan op de voordrachtsakte van de kandidaten een getuige en een plaatsvervangend getuige aanwijzen voor de vergaderingen van het gemeentelijk hoofdbureau (artikelen 77(opent in nieuw venster) en 110(opent in nieuw venster) LPKD). Hetzelfde geldt voor de stadsdistrictsraadsverkiezingen of provincieraadsverkiezingen: de lijstindiener kan dan een getuige en een plaatsvervangend getuige aanwijzen voor de vergaderingen van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikelen 111(opent in nieuw venster) en 112(opent in nieuw venster) LPKD).

Ben je op de voordrachtsakte aangeduid als getuige voor het hoofdbureau, dan heeft de lijstindiener op deze akte je naam en adres ingevuld. De voordrachtsakte, waarop je persoonsgegevens ingevuld werden, wordt bezorgd aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, van het stadsdistrictshoofdbureau of van het provinciedistrictshoofdbureau (artikel 68(opent in nieuw venster), 83(opent in nieuw venster) en 84(opent in nieuw venster) LPKD). Tijdens het onderzoek van de kandidatenlijsten nemen alle leden van het hoofdbureau kennis van deze akten (artikel 85-100(opent in nieuw venster) LPKD).

Om toegang te krijgen tot de softwaretoepassingen van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB), bezorgen de leden van het hoofdbureau en de medewerkers die het hoofdbureau ondersteunen in zijn werking, hun naam, voornaam en rijksregisternummer aan het agentschap. Van de (plaatsvervangende) voorzitters wordt ook het e-mailadres en telefoonnummer gevraagd opdat het agentschap met hen contact kan opnemen wanneer dit nodig is voor de verkiezingsorganisatie.

Als lid van een hoofdbureau heb je recht op een vergoeding voor de door jouw geleverde diensten en, indien je zitting heeft in een gemeente waar je niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven, op een reisvergoeding (artikelen 37-40(opent in nieuw venster) LPKD). Deze vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien je die vergoedingen wenst te ontvangen, moet je je naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer invullen op het desbetreffende formulier. De voorzitter van het hoofdbureau bezorgt het ingevulde formulier aan het provinciebestuur. De dienstenleverancier staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen.

Het is belangrijk te vermelden dat de verwerking van je persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen. Deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als je vraagt om je gegevens te wissen, bezwaar aantekent om je gegevens te verwerken of vraagt om de verwerking van je gegevens te beperken.

De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of de vrederechter duidt de voorzitter en (plaatsvervangende) bijzitters van de stem- en telbureaus aan (artikelen 46(opent in nieuw venster) en 49(opent in nieuw venster) LPKD). Deze aanduiding gebeurt aan de hand van een lijst die op basis van artikel 44(opent in nieuw venster) LPKD opgemaakt wordt. Deze lijst bevat de persoonsgegevens van bepaalde categorieën van kiezers:

• magistraten
• gerechtelijke stagiairs
• advocaten en advocatenstagiairs
• notarissen
• gerechtsdeurwaarders
• personeelsleden van de federale overheid, de gemeenschappen, de gewesten, provincies, gemeenten en OCMW’s van niveau A, B, C of gelijkwaardig
• onderwijzend personeel.

De overheden die deze personen tewerkstellen, moeten hiervan lijsten bezorgen aan de gemeenten waarvan die personen inwoners zijn. Zo maakt ook de Vlaamse overheid een lijst op van het personeel dat aan de criteria beantwoordt, en worden deze lijsten naar de betreffende gemeenten verstuurd.

Met een benoemingsbrief worden de leden van de stem- of telbureaus op de hoogte gebracht van hun aanwijzing (artikelen 47(opent in nieuw venster) en 50(opent in nieuw venster) LPKD). De leden moeten hun aanwijzing bevestigen door het ontvangstbewijs op te sturen naar de magistraat die hen heeft aangeduid. Op dit bewijs vullen de leden hun naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres in. De gegevensverwerking in het kader van de benoeming van de leden van de stem- en telbureaus gebeurt door de betrokken magistraat. Om de nodige bijstand te verlenen aan de magistraat in het kader van de organisatie van de verkiezingen, kan het college van burgemeester en schepenen van de desbetreffende gemeente personeelsleden ter beschikking stellen.

Als lid van het stem- of telbureau heb je recht op een presentiegeld. Je hebt ook recht op een reisvergoeding indien je zitting hebt in een gemeente waar je niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven (artikelen 129(opent in nieuw venster) en 153(opent in nieuw venster) LPKD). De presentiegelden en vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien je die wenst te ontvangen, moet je je naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer invullen op het desbetreffende formulier.

De voorzitter van het stem- of telbureau bezorgt het ingevulde formulier aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, die het doorstuurt naar het provinciebestuur. De dienstenleverancier staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen. De provincie bezorgt daarna je naam en rijksregisternummer aan de gemeente, zodat die in het bevolkingsregister kan registreren dat je in een stem- of telbureau hebt gezeteld. Wanneer je twee keer gezeteld heeft, kan je een aanvraag indienen om vrijgesteld te worden om nog eens als bijzitter in een stem- of telbureau te zetelen.

Het is belangrijk te vermelden dat de verwerking van je persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen. Deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als je vraagt om uw gegevens te wissen, bezwaar aantekent om uw gegevens te verwerken of vraagt om de verwerking van uw gegevens te beperken. De verwerking van je persoonsgegevens is ook noodzakelijk voor het registreren van het aantal keren dat je in het stem- of telbureau hebt gezeteld, zodat je op basis daarvan een vrijstelling kan verkrijgen om nogmaals als bijzitter in een stem- of telbureau te zetelen.

Als secretaris van een hoofdbureau heb je recht op een vergoeding voor de door jouw geleverde diensten en als secretaris van een stem- of telbureau heb je recht op een presentiegeld. Je hebt ook recht op een reisvergoeding indien je een zitting hebt in een gemeente waar je niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven (artikelen 37-40(opent in nieuw venster), 129(opent in nieuw venster) en 153(opent in nieuw venster) LPKD). De presentiegelden en vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien je die wenst te ontvangen, moet je naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer invullen op het desbetreffende formulier.

Indien je secretaris bent van een stem- of telbureau, bezorgt de voorzitter van het bureau het ingevulde formulier aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, die het doorstuurt naar het provinciebestuur. Indien je secretaris bent van een hoofdbureau, bezorgt de voorzitter het ingevulde formulier aan het provinciebestuur. De dienstenleverancier staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen. De provincie bezorgt daarna je naam en rijksregisternummer aan de gemeente, zodat die in het bevolkingsregister kan registreren dat je in een stem- of telbureau hebt gezeteld. Wanneer je twee keer gezeteld heeft, kan je een aanvraag indienen om vrijgesteld te worden om als bijzitter in een stem- of telbureau te zetelen.

Het is belangrijk te vermelden dat de verwerking van je persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen. Deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als je vraagt om uw gegevens te wissen, bezwaar aantekent om je gegevens te verwerken of vraagt om de verwerking van je gegevens te beperken. De verwerking van je persoonsgegevens is ook noodzakelijk voor het registreren van het aantal keren dat je in het stem- of telbureau hebt gezeteld, zodat je op basis daarvan een vrijstelling kan verkrijgen om als bijzitter in een stem- of telbureau te zetelen.