Stel een team samen van ongeveer 8 personen:

• Multidisciplinair, divers, deelnemers die kunnen nadenken vanuit verschillende invalshoeken en expertises. Je hebt zeker mensen nodig die het beleid inhoudelijk goed kennen en mensen die verstand hebben van communicatie. Maar denk bijvoorbeeld ook aan iemand die veel contact heeft met de doelgroep(en), iemand die gedragsinzichten kan inbrengen, iemand die evoluties en cijfers opvolgt… Bekijk, afhankelijk van het project, welke expertises er nodig zijn.
• Zeker enkele mensen die beslissingen mogen nemen. Liefst krijgt het team het mandaat om de nodige keuzes te maken. Als dat niet kan, moet er minstens iemand in het team aanwezig zijn die rechtstreeks advies zal geven aan de leidend ambtenaar of de minister en die zelf de denkoefening meemaakt
• Als het kan: externe experten, ervaringsdeskundigen of onafhankelijke denkers. Ze zullen het interne team inhoudelijk uitdagen en versterken.

Spreek een aantal spelregels af:

• Jullie zullen bij de start van het project ongeveer drie halve dagen samenkomen. Terwijl het project loopt is het misschien nodig om nog een paar keer samen te komen om bij te sturen. Dat kan eventueel met een deel van de groep gebeuren.
• Alle mensen in het team zijn gelijk, los van hun positie in de organisatie. Ieders inbreng is nuttig, net omdat alle deelnemers vanuit hun eigen expertise en ervaring elementen aanbrengen.
• Het team zorgt voor een verslag van elke bijeenkomst. Je kunt daarvoor een aparte verslaggever inschakelen of iemand van het team kiezen.
• Het team zorgt ervoor dat de beslissingen ook effectief uitgevoerd worden. Dat kan eventueel de taak zijn van een voorzitter.

De procesbegeleider is degene die het denkproces van het team in goede banen leidt. De procesbegeleider:

• begeleidt de groep door de werkvormen
• houdt de vaart erin
• bewaakt de kwaliteit van het proces
• blijft gefocust op het doel
• vat op tijd samen
• checkt of iedereen het ermee eens is
• toetst regelmatig de haalbaarheid van de beslissingen.

• kent CB-link en het waarom van de verschillende stappen
• bereidt zich inhoudelijk voor
• is zelf niet bij het project betrokken.

• neemt geen standpunten in
• neemt geen beslissingen
• maakt geen verslag.

Hoe vind je een procesbegeleider?

Als je werkt voor een organisatie van de Vlaamse overheid, kun je een verzoek indienen bij de pool van procesbegeleiders. Dat zijn mensen die zelf werken bij de Vlaamse overheid en een intensieve opleiding procesbegeleiding hebben gevolgd. Doe je aanvraag liefst twee maanden voor de start!

In de startfase omschrijf je op een heldere manier het beleidsdoel, -idee of -vraagstuk.

Waarom is dat belangrijk?

• Je verkent samen wat er leeft rond je thema. Welke signalen komen er uit politieke hoek, van organisaties, burgers …? Je krijgt zo een vollediger beeld van waar het eigenlijk om gaat.
• Je bekijkt samen welke rol je als overheid precies moet spelen in deze specifieke kwestie.
• Je formuleert samen een sterk beleidsdoel of beleidsvraagstuk. Zo ben je zeker dat je allemaal precies hetzelfde doel voor ogen hebt. En dat is een cruciale stap die alle verdere stappen bepaalt.

Hoe pak je het aan?

• Start met een open geest en een wit blad. Laat elke deelnemer vertellen welke signalen hij of zij opvangt rond dit thema uit politieke hoek, van organisaties, burgers… Hoe meer verschillende invalshoeken, hoe liever. Zorg dat iedereen zeker aan bod komt.
• Laat elke deelnemer zelf, zo creatief mogelijk, nadenken over de formulering van het beleidsdoel. Het beleidsdoel moet concreet genoeg zijn, maar je mag nog geen oplossingen verwerken in de formulering. Begin daarom met de woorden ‘hoe kunnen we…’ Bijvoorbeeld: ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat 30% van de huidige autogebruikers in Vlaanderen tegen 2030 de overstap maakt naar duurzame vervoersmiddelen?’
• Breng de verschillende elementen samen. Zoek of er invalshoeken of aspecten ontbreken.
• Daarna moet de groep samen tot één duidelijke formulering komen, waar iedere deelnemer het mee eens is. Kunnen we met dit beleidsdoel verder? Is dit inderdaad het beleidsvraagstuk waarvoor we een oplossing moeten vinden?
• Stel ten slotte uitdrukkelijk de vraag naar het eigenaarschap: is dit iets waarover wij over mogen en kunnen nadenken en beslissen?

Gebruik eventueel deze fiche bij de oefening

De fiche Formuleer het beleidsdoel(PDF bestand opent in nieuw venster) bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefening te doen.

Je maakt een analyse van de factoren en de actoren (belanghebbenden) die een invloed hebben op je beleidsvraagstuk.

Waarom is dat belangrijk?

• Je wordt je meer bewust van welke factoren belangrijk zijn om te kunnen slagen en welke factoren je kunnen doen falen. Zo kun je de slaagkansen van het project flink verhogen. Denk hierbij zeker ook aan gedragsfactoren, bv. schaarse mentale bandbreedte, inertie, weerstand …
• Je kunt de gevolgen van een beleidsvoorstel voor de samenleving beter onder ogen zien.
• Je kunt goed inschatten wie er betrokken is bij het beleidsvraagstuk. Je kijkt verder dan de ‘usual suspects’.
• Je wordt je meer bewust van de belangen en de invloed van de verschillende actoren.

Hoe pak je het aan?

1. Verken de factoren waar je enigszins invloed op hebt

• Verdeel je team in twee groepen. Stel dat we een paar jaar verder zijn.
• Groep A heeft de Kwaliteitsprijs van de Vlaamse Regering gewonnen. Opdracht: Schrijf binnen de 10 minuten een acceptatiespeech van maximaal 10 zinnen waarin je het volgende toelicht:
  • Waarom is het project geslaagd?
  • Wie wil je bedanken?
  • Welke factoren zaten mee?
• Het project van groep B was geen succes. Opdracht: Schrijf binnen de 10 minuten een toelichting van maximaal 10 zinnen waarin je het falen van het project verantwoordt:
  • Waarom is het project niet geslaagd?
  • Wie wil je toch nog bedanken?
  • Welke factoren zaten niet mee?
• Tip: Noteer eerst individueel een aantal ideeën. Overloop ze samen en schrijf dan als groep een korte speech.

Gebruik eventueel de fiche Breng de succes- en faalfactoren in beeld(PDF bestand opent in nieuw venster). De fiche bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefeningen te doen.

2. Analyseer de factoren waar je zelf geen vat op hebt

In deze stap leg je de link tussen de verschillende factoren, de actoren en het beleidsonderwerp.

Waarom is dat belangrijk?

• Je kunt bepalen welke invloed, rol en mate van betrokkenheid iedereen moet krijgen.
• Je krijgt zicht op wie wat waar zegt over het onderwerp. Dat heb je nodig om in de volgende stappen de juiste communicatiekeuzes te kunnen maken op het vlak van inhoud, vorm, voorkeur van communicatiekanaal…
• Je kunt beslissen of je een participatieproces wil opzetten met de betrokkenen. Je kunt ook beoordelen of er nog extra onderzoek nodig is (bijvoorbeeld gedragsonderzoek) voordat de eerste inhoudelijke knopen over het beleidsidee kunnen worden doorgehakt.

Hoe pak je het aan?

1. Bepaal de ringen van invloed

Stap 1: Bepaal de rol van de actoren

Deel alle actoren in in vier groepen:

• Beïnvloeders: willen invloed uitoefenen op het beleid (bijvoorbeeld buurtcomité, politieke partij, belangenvereniging of individu x).
• Beslissers: nemen beslissingen over het beleid of dragen vanuit hun rol als beslisser de gevolgen (bijvoorbeeld politici of lokale mandatarissen).
• Uitvoerders: staan in voor de uitvoering van het beleid of project (bijvoorbeeld ambtenaren, studiebureaus of aannemers).
• Gebruikers: personen of organisaties voor wie het beleid bedoeld is of die de gevolgen van het beleid zullen dragen (bijvoorbeeld omwonenden, belastingbetalers of eigenaars van zonnepanelen).

Het is mogelijk dat actoren zowel beïnvloeder als gebruiker zijn. Plaats hen in dat geval in beide groepen.

Gebruik eventueel de fiche Ringen van invloed - rol actoren(PDF bestand opent in nieuw venster). De fiche bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefening te doen.

Stap 2: Bepaal de mate van betrokkenheid van alle actoren

• Neem een heel groot blad en teken in het midden een kruis:
  • vak links boven: beïnvloeders
  • vak rechts boven: beslissers
  • vak links onder: uitvoerders
  • vak rechts onder: gebruikers.
• Teken vier cirkels, telkens met het kruispunt van het kruis als middelpunt:
  • kleinste cirkel: meebepalen: actoren die mee beslissingen nemen = het projectteam of de stuurgroep
  • tweede cirkel: meewerken: actoren die meewerken en dicht bij het projectteam staan
  • derde cirkel: meedenken: actoren die nuttige ideeën kunnen geven
  • vierde cirkel: meeweten: actoren die geen actieve rol spelen maar die je wel op de hoogte moet houden.
• Zet elke actor op de juiste plaats in het schema. Breng niet de huidige situatie, maar de gewenste situatie in kaart, waar je naartoe wilt werken. Blijf wel realistisch: de gewenste situatie moet haalbaar zijn.
• Het is mogelijk dat sommige actoren buiten het schema vallen.
• Is een plek opvallend leeg? Kijk of je toch geen actoren bent vergeten.

Gebruik eventueel de fiche Ringen van invloed - mate van betrokkenheid(PDF bestand opent in nieuw venster). De fiche bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefening te doen.

2. Breng de issue arena’s in kaart

Issue arena’s zijn interactieplaatsen waar over een beleidsonderwerp gediscussieerd wordt, bijvoorbeeld blogs, vaste vergaderingen, media, de koffieruimte, de schoolpoort, Facebookgroepen…

Stel jezelf de volgende vragen:

• Wie zegt wat in de verschillende issue arena’s?
• Welke issue arena’s zijn cruciaal om ons beleid te doen slagen?
• Welke issue arena’s bieden mogelijkheden tot interactie met specifieke groepen?
• Welke veranderingen en ontwikkelingen zien we opduiken in de diverse issue arena’s?

Het is belangrijk om ook zwakke signalen op te pikken.

Gebruik eventueel de fiche Issue arena’s(PDF bestand opent in nieuw venster). De fiche bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefening te doen.

Schrijf de kernboodschappen op die je zal gebruiken om de betrokkenen zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de voortgang van het proces en van de mogelijke oplossingen die op tafel liggen.

Waarom is dat belangrijk?

• Een duidelijke, afgestemde formulering voorkomt onzekerheid bij al degenen die mee de communicatie verzorgen, van beleidsmakers tot onthaalmedewerkers.
• Deze stap dwingt je om zwakke elementen van het beleidsidee onder ogen te zien en op te lossen.

Hoe pak je het aan?

1. Formuleer een algemene kernboodschap door een radio-interview te simuleren

• Iemand van het team neemt de rol van woordvoerder op en legt het beleidsproject kort uit in een radio-interview.
  • Wat is er aan de hand? Wat stellen we vast?
  • Waaraan ligt dat? Hoe komt dat?
  • Wat doen we eraan?
  • Waarom doen we dat zo?
  • Wat betekent dat voor jullie?
• De rest van het team verdeelt zich in zo veel mogelijk doelgroepen en luistert naar de boodschap vanuit het standpunt van zijn doelgroep.
  • Is de boodschap verstaanbaar voor de doelgroep?
  • Bevat de boodschap de belangrijkste antwoorden op de vragen van de doelgroep?
  • Zijn de toon en de sfeer van de communicatie goed gekozen?
• Op basis van reacties en vragen van de doelgroepen pas je de kernboodschap aan. Je herhaalt de oefening totdat de kernboodschap goed zit.

2. Formuleer drie verschillende kernboodschappen voor drie verschillende doelgroepen.

• Verdeel het denkteam in drie groepen. Kies drie doelgroepen die duidelijk verschillende vragen hebben over het beleidsproject. Stel per groepje de kernboodschap op voor je doelgroep.
  • Wat is er aan de hand? Wat stellen we vast?
  • Waaraan ligt dat? Hoe komt dat?
  • Wat doen we eraan?
  • Waarom doen we dat zo?
  • Wat betekent dat voor jullie?
• Toon de kernboodschappen een voor een op een scherm en overloop ze met het volledige team. Schrap, herschrijf, vul aan … tot de kernboodschappen goed zitten volgens de hele groep. De kernboodschappen mogen elkaar natuurlijk niet tegenspreken en ze moeten ingaan op de specifieke vragen van de doelgroep.

3. Zitten er nog wezelwoorden in je kernboodschappen? Haal ze eruit!

Ga op zoek naar wezelwoorden in je kernboodschappen. Typische wezelwoorden zijn duurzaamheid, humaan, efficiënt, innovatief, consistent, vooruitstrevend … Kies één of een paar van de onderstaande hulpmiddeltjes om de wezelwoorden weg te werken.

• Vraag aan het denkteam om neer te schrijven wat de wezelwoorden in de kernboodschappen volgens hen betekenen. Herhaal die vraag tot de antwoorden geen wezelwoorden meer bevatten.
• Leg de doelstellingen van je beleidsproject uit aan een tienjarige. Laat het kind de doelstellingen herformuleren in zijn eigen woorden. Wellicht gebruikt het kind net de woorden waar je naar op zoek was.
• Geef zo veel mogelijk voorbeelden die te maken hebben met het wezelwoord. Wees zo specifiek en gedetailleerd mogelijk.

Gebruik eventueel deze fiche bij de oefeningen

De fiche Schrijf kernboodschappen(PDF bestand opent in nieuw venster) bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefeningen te doen.

In de laatste stap organiseer je samen de communicatie. Je grijpt terug naar het resultaat van de vorige stappen en je brengt alles samen in een duidelijk communicatieplan.

Je bepaalt:

• welke inhoud telt
• in welke vorm je de communicatie giet (niet noodzakelijk teksten)
• en welke momenten geschikt zijn om te communiceren

Naarmate het project vordert, pas je het overzicht aan (bijvoorbeeld: een nieuwe actor die belangrijk wordt, een nieuwe kernboodschap in een nieuwe fase).

Waarom is dat belangrijk?

• Communicatie zorgt voor wederzijds vertrouwen, een noodzakelijke basis voor maatschappelijke steun voor een beleidsbeslissing.
• De dialoog die tot stand komt tijdens deze communicatieactiviteiten, verrijkt het beleidsidee met nieuwe inzichten.

Hoe pak je het aan?

1. Inhoud

Grijp terug naar de actorenanalyses. Wat vinden de verschillende actoren belangrijk? Verwerk dat zeker in je (kern)boodschap.

Afhankelijk van de rol van de actoren zijn er aandachtspunten:

• Beïnvloeders: willen vanaf de start nauw betrokken worden en zijn vaak sterk georganiseerd. Beschouw hen als volwaardige gesprekspartners en houd rekening met hun argumenten.
• Beslissers: hebben nood aan volledigheid en overzicht. Ze hebben meestal veel voorkennis waardoor ze niet altijd realistisch omgaan met de kennis van andere actoren.
• Uitvoerders: hebben vooral nood aan duidelijke taakinformatie en overzicht. Er moet ook voldoende communicatie en coördinatie zijn tussen uitvoerders onderling.
• Gebruikers: willen vooral weten wat de gevolgen van een beleid voor hen betekenen. Ze hebben nood aan tijdige, duidelijke, relevante en praktische informatie.

2. Vorm

Grijp terug naar de ringen van invloed. Afhankelijk van de positie van actoren zijn andere communicatievormen geschikt. Het is verstandig om actoren ook te bereiken met de communicatievormen van de cirkels die aan de buitenzijden van hun eigen cirkel liggen. Bijvoorbeeld: bezorg ook de beslisser de infobrochure die verspreid werd naar diegenen die enkel geïnformeerd moesten worden.

• Meedenken:
  • praatcafé / focusgroepen
  • (online) enquête
  • brainstormsessies
  • klankbordgroep
  • expert- of burgerpanel
  • excursie of plaatsbezoek
• Meebepalen
  • werkgroep
  • ontwerpatelier
  • brainstorming
  • (e-)participatiemomenten
• Meewerken
  • stuurgroep- of projectgroepvergadering
  • bewonersbudget
  • stemming
  • randvoorwaarden
• Meeweten
  • brief
  • mail
  • brochure
  • infokrant
  • website /intranet
  • redactionele aandacht
  • informatievergadering
  • persoonlijk gesprek
  • video
  • infotentoonstelling

3. Toon/strategie

Baseer je op de kennis die je hebt over je doelgroep om de juiste toon te vinden. Hou niet alleen rekening met socio-demografische kenmerken, maar ook met hun levensstijl. Zorg ervoor dat je een toon aanslaat waarmee je de betrokkene kan raken.

Geen idee wat de communicatievoorkeuren van je doelgroepen zijn? Ontwikkel dan communicatiemateriaal of organiseer activiteiten die een mix bieden van:

• Zakelijk én creatief (bv. zowel een expertpanel als een brainstorming, zowel zakelijke teksten als creatieve slogan)
• Gericht op het individu én gericht op de groep (bv. zowel een enquête als een focusgroep, zowel aanspreken met ‘u’ als met ‘jullie’, zowel rekening houden met de individuele verzuchtingen als met het maatschappelijk belang,…)

4. Het communicatiemoment

Wanneer staat je gesprekspartner open voor een gesprek? Wanneer is hij al bereikbaar? Speel zoveel mogelijk in op de gewoontes van je gesprekspartner.

5. Overzicht

Maak een overzicht van je communicatie.

Je kunt een tabel maken met verticaal de fases van het project en horizontaal:

• elke actor, bijvoorbeeld: omwonenden
• de inhoud en gespreksonderwerpen voor die actor, bijvoorbeeld: schrik dat eigendom zal dalen in waarde. Optie is fincanciële compensatie. Onzekerheid.
• de rol van de actor, bijvoorbeeld: gebruiker
• de mate waarin de actor moet betrokken worden, bijvoorbeeld: meedenken
• de geschikte communicatievormen, bijvoorbeeld: bewonersvergadering, persoonlijk gesprek
• hoe is de actor te bereiken (zie issue arena en levensstijl), bijvoorbeeld: via facebookgroep X, jaarmarkt, gemeentelijk infoblad…
• de geschikte toon, bijvoorbeeld: zakelijk en empathisch.

Gebruik eventueel deze fiche bij de oefening

De fiche Organiseer de communicatie(PDF bestand opent in nieuw venster) bevat geen extra informatie maar maakt het gemakkelijker om de oefening te doen.