Als je een publicatie uitgeeft van de Vlaamse overheid, dan moet je die sowieso (ook) digitaal ter beschikking stellen, behalve als dat niet kan wegens auteursrechten.

Sommige publicaties mag je alleen digitaal uitgeven, namelijk:

• Publicaties die bestemd zijn voor een technische doelgroep.
• Publicaties voor intern gebruik in de Vlaamse administratie.
• Jaarverslagen.

Als het echt nodig is om een publicatie op papier te verspreiden, dan moet je dat doelgericht doen. Hou de oplage beperkt en hou je verzendlijsten actueel.

Maak jouw digitale publicatie ook toegankelijk voor personen met een visuele, auditieve of motorische beperking.

Je vindt daarvoor alle informatie op de website van Inter.

Op elk drukwerk (kranten, tijdschriften, folders, affiches, roll-ups, infopanelen, ...) dat in verschillende exemplaren wordt uitgegeven en bij een publiek wordt verspreid, moet de naam en de woonplaats staan van de verantwoordelijke uitgever. Dat is de persoon die voor de inhoud van het drukwerk verantwoordelijk is en in het geval van laster en eerroof aansprakelijk is.

Een vereniging vermelden is niet genoeg, de verantwoordelijke uitgever moet een fysieke persoon zijn. Het adres mag eventueel dat van de organisatie zijn.

Op digitale publicaties hoef je geen verantwoordelijke uitgever te vermelden. De auteur is aansprakelijk.

Alle gedrukte en digitale publicaties moet je laten deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek van België: boeken, brochures, rapporten, jaarverslagen, tijdschriften, kaarten …

Boeken, brochures en rapporten (niet-periodieke publicaties)

1. Vraag voordat een publicatie wordt gedrukt of digitaal wordt uitgegeven een wettelijk depotnummer aan. Je kunt dat doen via e-mail op publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of via de publicatiedatabank(opent in nieuw venster) (login vereist).
2. Binnen de twee werkdagen krijg je een depotnummer.
3. Vermeld het depotnummer in de publicatie, bij voorkeur in het colofon.
4. Zodra de publicatie is verschenen, stuur je twee exemplaren van de gedrukte publicatie naar de bibliotheek en/of één exemplaar van de digitale publicatie naar publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Tijdschriften en nieuwsbrieven (periodieke publicaties)

1. Voor tijdschriften en andere periodieke publicaties hoef je geen depotnummer aan te vragen.
2. Zodra je publicatie is verschenen, stuur je twee exemplaren van elk gedrukt nummer naar de bibliotheek en één exemplaar van elke digitale editie naar publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Zelf deponeren

Deze entiteiten moeten bovenstaande procedure volgen om hun publicaties te deponeren:

• de departementen
• de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) zonder rechtspersoonlijkheid
• de strategische adviesraden
• de kabinetten van de Vlaamse Regering

De intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en alle extern verzelfstandigde agentschappen kunnen bovenstaande procedure volgen, maar ze kunnen hun publicaties ook zelf deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek(opent in nieuw venster).

Uitzonderingen

Alleen deze publicaties moet je niet laten deponeren:

• Publicaties met minder dan 5 pagina’s (tenzij ze tot een reeks behoren).
• Herdrukken zonder inhoudelijke of vormelijke wijzigingen.
• Publicaties, bestemd voor reclamedoeleinden of van kortstondig belang, zoals catalogi van handelsondernemingen, prijslijsten, kalenders, agenda’s, telefoongidsen.
• Dag- en weekbladen.

Je bent verplicht om je publicatie aan te bieden via de publicatiedatabank van de Vlaamse overheid, behalve als dat niet kan wegens auteursrechten.

Om een publicatie toe te voegen aan de publicatiedatabank, vraag je een account aan via publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Over de publicatiedatabank

Via de publicatiedatabank kunnen burgers, organisaties en ambtenaren alle publicaties van de Vlaamse overheid zoeken, raadplegen, downloaden, bestellen en (elektronisch) betalen.

De publicatiedatabank is ook het digitale depot van overheidspublicaties. De publicaties van de Vlaamse overheid worden duurzaam gearchiveerd, de publicatiedatabank functioneert als het bronbestand van overheidspublicaties en kan in andere sites en toepassingen geïntegreerd worden.

Je bent verplicht om van elke gedrukte publicatie 1 exemplaar te bezorgen aan de bibliotheek van de Vlaamse overheid (contactgegevens: zie hieronder).

Als je al twee exemplaren hebt opgestuurd bij de aanvraag voor het wettelijk depot, dan hoef je geen extra exemplaar meer op te sturen.

De bibliotheek heeft de opdracht om alle gedrukte publicaties van de Vlaamse overheid te bewaren en te ontsluiten. Ze catalogiseert ze in haar informatiesysteem en bewaart ze in het archief. Iedereen kan de publicaties op aanvraag raadplegen.

Voor boeken kun je een ISBN (Internationaal Standaard Boeknummer) aanvragen. Voor tijdschriften en andere seriële publicaties kun je een ISSN (Internationaal Standaardserienummer) aanvragen. Een ISBN of ISSN aanvragen is niet verplicht.

Een ISBN of ISSN maakt je publicatie gemakkelijker opzoekbaar: het wordt gebruikt in de besteladministratie van boekhandels en boekdistributiebedrijven, en in de catalogi en bestelsystemen van bibliotheken.

ISBN of ISSN aanvragen: procedure

1. Stuur een e-mail naar publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of vraag een ISBN of ISSN aan via de publicatiedatabank(opent in nieuw venster) (login vereist). Je kunt het ISBN/ISSN gelijktijdig met het wettelijk depotnummer aanvragen (zie hierboven).
2. De bibliotheek stuurt het ISBN/ISSN naar jou door.
3. Vermeld het ISBN in het colofon van je publicatie. Vermeld het ISSN bij voorkeur bovenaan rechts op de frontpagina of in het colofon.

Zelf ISBN of ISSN aanvragen

Deze entiteiten moeten bovenstaande procedure volgen om een ISBN of ISSN aan te vragen:

• de departementen
• de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) zonder rechtspersoonlijkheid
• de strategische adviesraden
• de kabinetten van de Vlaamse Regering

De intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en alle extern verzelfstandigde agentschappen mogen bovenstaande procedure volgen, maar ze kunnen ook zelf een ISBN aanvragen bij Meta4books(opent in nieuw venster) of een ISSN aanvragen bij de Koninklijke Bibliotheek van België(opent in nieuw venster).