Over ons en onze partners
Het Verenigingsloket wordt voor en samen mét verenigingen, koepels en dienstverleners gebouwd. Het programmateam van het Departement Cultuur, Jeugd en Media coördineert de inhoudelijke en technische ontwikkeling in samenwerking met Digitaal Vlaanderen.
Samenwerkingen
Beheerder van het Verenigingsloket is het Vlaams departement Jeugd, Cultuur en Media. Zij zijn initiatiefnemer en coördinator en bezieler van het project
- Digitaal Vlaanderen - verantwoordelijk voor de Vlaamse digitale bouwstenen die zorgen voor de uitwisseling van gegevens in het kader van overheidsdienstverlening, waaronder de verenigingsdata via het Verenigingsregister
- VLAIO - dat de basis van het webplatform van het Verenigingsloket heeft geleverd via e-loketondernemers.be
- ABB - ondersteunt de lokale besturen (waar het grootste gedeelte van de dienstverlening aan verenigingen zich bevindt) bij digitalisatieprojecten zoals de Lokale Producten- en Dienstencatalogus
Zij worden op regelmatige tijdstippen op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en daarover geconsulteerd:
- Verenigingen via gebruikerstesten, focusgroepen en enquêtes. Bij de start van het project was er ook een participatietraject opgezet om maximale input te verwerven.
- Koepels, steunpunten en federaties via focusgroepen, participatietraject, piloottrajecten en een vertegenwoordiging in de partnerraad
- Lokale besturen via focusgroepen, participatietraject, piloottrajecten en de werkgroep lokale besturen
- Vlaamse en federale overheidsdiensten via het participatietraject, piloottrajecten en een vertegenwoordiging in het bestuurscomité
- Federale overheidsdiensten via het participatietraject en een vertegenwoordiging via de partnerraad
- Softwareleveranciers via piloottrajecten, vragenuurtjes en een klankbordgroep
Contactmomenten
Het Verenigingsloket wil verenigingen, koepels, lokale besturen en Vlaamse overheidsdepartementen en hun softwareleveranciers informeren over de ontwikkelingen en bijsturen waar nodig.
We organiseren om de twee maanden een online kennismakings- en vragenmoment voor lokale besturen, Vlaamse overheidsdepartementen en koepels. Je krijgt informatie over de doelstellingen, werking en planning van het Verenigingsloket en -register en kan vragen stellen.
De data voor 2024 zijn nog niet bepaald, maar je kan je al wel inschrijven voor het webinar voor overheden of voor verenigingen en koepels!
Softwareleveranciers moeten er voor zorgen dat lokale besturen en overheidsdepartementen kunnen aansluiten op het Verenigingsloket en -register en dat de verenigingsdata en productinformatie kan doorstromen naar de ICT-tools en terug. Daarom organiseren we samen met de collega’s van Digitaal Vlaanderen elke maand een online vragenmoment voor softwareleveranciers waar ze terecht kunnen met alle individuele technische en functionele vragen.
Tijdens de ontwikkeling van het Verenigingsloket leggen we prototypes en mogelijke scenario’s voor aan eindgebruikers. Dat zijn in eerste instantie vertegenwoordigers van verenigingen, koepels en steunpunten. Op deze manier behouden we ten allen tijde de focus op de gebruikerservaring en kunnen we in een vroeg stadium onlogische scenario’s en andere moeilijkheden voor eindgebruikers detecteren.
Wil je zelf ook graag deelnemen aan gebruikerstesten? Neem dan contact op via verenigingsloket@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het programmateam informeert op regelmatige tijdstippen over de stand van zaken, het verdere ontwikkelingsproces en de bestaande of nog in te plannen functionaliteiten. Hiervoor worden maandelijkse infosessies georganiseerd of aangesloten bij bestaande initiatieven.
Wil je op de hoogte blijven van onze infosessie en evenementen? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief(opent in nieuw venster)!
Overlegorganen
Via verschillende overlegorganen nemen de betrokken partners en een vertegenwoordiging van de verschillende doelgroepen actief deel aan de ontwikkeling van het Verenigingsloket.
Het bestuurscomité geeft de visie en strategische richting van het Verenigingsloketproject aan en is samengesteld met leidinggevende ambtenaren van de Vlaamse overheidsdiensten die meewerken aan het project: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Agentschap Binnenlands Bestuur, Digitaal Vlaanderen, VLAIO, Sport Vlaanderen, Departement Zorg en het kabinet van minister-president Jan Jambon.
Het bestuurscomité wordt 3 à 4 keer per jaar samengeroepen om de realisaties van de afgelopen maanden, de voortgang en projectaanpak te bespreken en strategische keuze te maken.
De partnerraad is representatief samengesteld uit vertegenwoordigers van het werkveld: koepelorganisaties en steunpunten actief binnen verschillende domeinen, Vlaamse overheidsdiensten en vertegenwoordigers van lokale besturen. De partnerraad wordt 3 à 4 keer per jaar samengeroepen om de realisaties van de afgelopen maanden te bespreken, de roadmap toe te lichten, resultaten van gebruikersonderzoek voor te stellen enzovoort. De expertise en praktijkkennis van de deelnemers wordt ook ingezet om probleemstellingen en onderzoeksvragen voor te leggen en af te toetsen aan het standpunt van verenigingen en koepels.
De partnerraad is samengesteld uit verenigingen en koepels zoals de Ambrassade, de Verenigde verenigingen, de Federatie, ZorgnetIcuro, Faro, Kunsten, de Vlaamse Sportfederatie … Ook Vlaamse overheidsdepartementen met een rijk verenigingsleven zoals Sport Vlaanderen, Zorg en Cultuur, Jeugd en Media zijn vertegenwoordigd. Voor de lokale besturen nemen Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten (OVSG), Vereniging Vlaamse Provincies (VVP) en Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) deel.
De meeste verenigingen komen het vaakst in contact met hun lokaal bestuur om activiteiten te organiseren, toelatingen en attesten aan te vragen, subsidies of materiaal te krijgen … Lokale besturen kennen op hun beurt de verenigingen op hun grondgebied het best en ondersteunen hen vaak in de praktijk. Het is dan ook belangrijk voor het succesvol uitbouwen van het Verenigingsloket dat de plannen en ontwikkelingen in elke fase aan deze praktijkkennis worden getoetst. Daarom organiseert het programmateam elke drie maanden een online overleg met de werkgroep lokale besturen waarbij de voortgang van het project wordt toegelicht en interactief op zoek wordt gegaan naar oplossingen voor uitdagingen.
De werkgroep is representatief samengesteld met centrumsteden en kleinere gemeenten, en diverse profielen gaande van IT-verantwoordelijken tot stafmedewerkers en procesanalisten.
Wil je ook deelnemen aan de werkgroep lokale besturen? Neem dan contact op via verenigingsloket@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
Softwareleveranciers zorgen voor de praktische implementatie en integratie met de IT-systemen van de dienstverleners (lokale besturen, Vlaamse overheidsdiensten, koepels en steunpunten, ...). Ze zijn een onmisbare schakel om het Verenigingsloket in de praktijk te laten functioneren. Daarom organiseert het programmateam elke drie maanden een online overleg waarin een update wordt gegeven over de voortgang van het project en toelichting bij nieuwe functionaliteiten en planning. Tijdens dit overleg wordt ingezoomd op de technische aspecten van dit project en technische expertise uitgewisseld.
De klankbordgroep is samengesteld met softwareleveranciers die actief zijn in de verschillende bestuurslagen (lokaal, regionaal en federaal) en domeinen (procesbeheer, reservatiesystemen, CRM, website, ticketing, ...)
Wil je ook deelnemen aan de klankbordgroep softwareleveranciers? Neem dan contact op via verenigingsloket@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)