Bestuursdocumenten die u kunt opvragen (en uitzonderingen)
U hebt het recht om bestuursdocumenten waarover de overheid beschikt, in te kijken, er een kopie van te ontvangen en er uitleg over te krijgen. Er zijn wel een aantal uitzonderingen.
Alle informatie
Alle informatie die de overheid heeft, kunt u opvragen. De definitie van een bestuursdocument is dan ook ruim: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
- schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails…
- statistieken en databestanden
- foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Ook documenten en bestanden die afkomstig zijn van particulieren, organisaties of andere overheden, komen in aanmerking. Het moet daarbij niet noodzakelijk gaan over informatie die tot een beslissing heeft geleid.
Iedereen kan een bestuursdocument opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen en overheden.
Uitzonderingen
De overheidsinstantie moet u toegang geven tot alle bestuursdocumenten die u opvraagt, behalve als:
- Het om een document gaat dat nog onvolledig is of nog niet afgewerkt.
- Het om een toekomstig document gaat (dat dus nog niet bestaat op het moment van uw aanvraag).
- Een aanvrager kan ook geen documenten opvragen die fysiek vernietigd zijn, volgens de richtlijnen van het Archiefdecreet.
- Het om interne communicatie gaat waarbij het belang van de overheid om zijn interne communicatie af te schermen, zwaarder doorweegt dan het algemene belang dat gediend is met openbaarmaking.
- Uw vraag vereist dat de overheidsinstantie gegevens verzamelt uit dossiers om een nieuw document op te maken.
- Uw vraag vereist dat de overheidsinstantie informatie verwerkt of analyseert.
- Uw vraag vereist dat de overheidsinstantie bijkomende uitleg toevoegt aan een document.
- Uw vraag vereist dat de overheidsdienst een samenvatting maakt van een omvangrijk dossier.
- Uw vraag te vaag geformuleerd is, ook na een verzoek tot herformulering.
- Uw vraag duidelijk onredelijk is.
Specifieke uitzonderingen op basis van de inhoud
Daarnaast zijn er nog uitzonderingen die enkel gelden voor dossiers met een specifieke inhoud.
Gedeeltelijke openbaarmaking van documenten
Als de informatie deels valt onder een van de uitzonderingen en deels niet, dan geeft de overheidsinstantie alleen toegang tot het deel dat openbaar kan worden gemaakt. Ze vermeldt daarbij expliciet waarom een deel van de gevraagde informatie niet openbaar mag worden gemaakt.
Bestuursdocumenten ouder dan 10 jaar
Voor bestuursdocumenten die
- onder de bovenstaande uitzonderingen vallen, en
meer dan tien jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn,
beoordeelt de overheidsinstantie of de belangen vermeld in de uitzonderingen nog steeds geschaad worden als de documenten openbaar gemaakt worden. Als de belangen door het verlopen van de tijd niet meer geschaad worden, moet de overheidsinstantie de documenten openbaar maken.
Auteursrechten
Als uw aanvraag gaat over een bestuursdocument waarop auteursrechten rusten dan:
- kunt u de documenten inkijken zonder beperking
- is een kopie of afschrift alleen mogelijk na de schriftelijke toestemming van de auteur of rechthebbende
Deze beperking maakt deel uit van de wetgeving over het auteursrecht(opent in nieuw venster).
Uitzonderingen uit de federale openbaarheidswetgeving
Voor sommige aanvragen bij een Vlaamse overheidsdienst, moet die Vlaamse overheidsdienst ook de federale uitzonderingsgronden toepassen (federale openbaarheidswet(opent in nieuw venster)). Dat is bijvoorbeeld het geval bij het beroepsgeheim van een advocaat of de opsporing en vervolging van strafbare feiten.
Wetenschappelijke toegang
Wetenschappers kunnen in sommige gevallen een bijzondere toegang krijgen tot bestuursdocumenten die niet of nog niet openbaar zijn.
Meer informatie over de wetenschappelijke toegang tot bestuursdocumenten.