Aanvragen van microdata voor onderzoek
De individuele gegevens (microdata) van de bevragingen van Statistiek Vlaanderen staan ter beschikking van overheidsdiensten en instellingen die statistisch, beleidsvoorbereidend of wetenschappelijk onderzoek verrichten.
Statistiek Vlaanderen heeft begin 2021 twee nieuwe bevragingen gelanceerd. De SV-bevraging wordt verschillende keren per jaar afgenomen en dient als bron voor een aantal Vlaamse openbare statistieken. De COVID-19-bevraging brengt de impact in kaart van de coronacrisis op de leefsituatie van de inwoners van het Vlaamse Gewest.
De SV-bevraging kwam in de plaats van de Survey ‘Sociaal-culturele verschuivingen in Vlaanderen’ (SCV-survey) die vanaf 1996 tot en met 2018 jaarlijks werd afgenomen door de Studiedienst Vlaamse Regering en later door Statistiek Vlaanderen.
De individuele gegevens (microdata) van de SV-bevraging, de COVID-19-bevraging en de SCV-survey staan ter beschikking van overheidsdiensten en instellingen voor statistisch, beleidsvoorbereidend en wetenschappelijk onderzoek.
Hieronder vindt u de verschillende stappen die u moet doorlopen voor het bekomen van deze individuele gegevens.
Procedure voor aanvraag van microdata bevragingen
- Stap 1
De aanvrager stuurt een e-mail aan het DPO-team van de VSA (data-aanvragen.vsa@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)) om een aanvraag voor individuele gegevens toe te lichten.
Een lid van het DPO-team van de VSA, dat bestaat uit de functionaris voor gegevensbescherming van de VSA (hierna “Data Protection Officer” of “DPO”) en statistici van de VSA, zal de e-mail van de aanvrager doorsturen naar de statisticus van de VSA die geschikt is om op die e-mail te antwoorden.
Indien die statisticus van mening is dat een aanvraag voor individuele gegevens ingediend kan worden, contacteert die statisticus de aanvrager en verzoekt die statisticus dat de aanvrager:
- het blanco “Aanvraagformulier voor individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”;
- de blanco “Verklaring i.v.m. de technische en organisatorische maatregelen i.k.v. de aanvraag voor individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”; alsook
- het blanco “Protocol voor de elektronische mededeling van individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”,
die op de website van Statistiek Vlaanderen ter beschikking gesteld zijn, downloadt en invult.
Tijdens deze fase kan de aanvrager voor inhoudelijke vragen over de data terecht bij die toegewezen statisticus van de VSA en voor administratief-technische vragen bij het DPO-team (ook via data-aanvragen.vsa@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)).
Let op: een individu dat bijvoorbeeld niet verbonden is aan een overheidsdienst of een instelling kan geen individuele gegevens verkrijgen.
Rekening houdend met de noodzaak om de verwerking van nieuwe aanvragen (die betrekking hebben op een goedgekeurd contract) te versnellen, voorziet de VSA een vereenvoudigde procedure, waardoor een aanvraag via één enkel formulier ingediend kan worden en er uiteindelijk aan het bestaande protocol een addendum wordt toegevoegd. In onderstaande gevallen kan een vereenvoudigd aanvraagformulier voor individuele gegevens (“Aanvraagformulier voor individuele gegevens van de VSA via de vereenvoudigde procedure(Word bestand opent in nieuw venster)”), gedownload en ingevuld worden:
verlenging van een vorig contract;
toevoeging van variabelen aan een vorig contract;
nieuwe doeleinden (voor zover deze verband houden met eerdere doeleinden en noodzakelijk zijn voor de uitbreiding van het oorspronkelijke onderzoeksproject); of
wijziging identiteit van de instelling.
- Stap 2
De aanvrager stuurt via e-mail een zo volledig mogelijk ingevuld maar nog niet ondertekend dossier, bestaande uit een:
- “Aanvraagformulier voor individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”;
- “Verklaring i.v.m. de technische en organisatorische maatregelen i.k.v. de aanvraag voor individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”; alsook
- “Protocol voor de elektronische mededeling van individuele gegevens van de VSA(Word bestand opent in nieuw venster)”,
in docx-formaat, naar data-aanvragen.vsa@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
In bovenvermelde gevallen kan een zo volledig mogelijk ingevuld maar nog niet ondertekend vereenvoudigd aanvraagformulier voor individuele gegevens naar data-aanvragen.vsa@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) verstuurd worden.
- Stap 3
Het DPO-team van de VSA zal het dossier of het vereenvoudigd aanvraagformulier beoordelen. Tijdens die evaluatie kan het voorkomen dat, indien een of meerdere ontvangen documenten onvolledig, onjuist of onduidelijk zijn, (een) document(en) met opmerkingen naar de aanvrager terug gestuurd wordt/worden. In dat geval neemt een lid van het DPO-team contact op met de aanvrager.
Op basis van de definitieve inhoud van het dossier of het vereenvoudigd aanvraagformulier, gaat het DPO-team van de VSA in beraad over de aanvraag. Na beraad van het DPO-team en advies van de DPO aan de Hoofdstatisticus van de VSA, neemt de Hoofdstatisticus – als verwerkingsverantwoordelijke – een beslissing (die onder andere gebaseerd is op de rechtsgrond van de mededeling van de individuele gegevens) of de gevraagde individuele gegevens meegedeeld mogen worden.
- Stap 4
Na de goedkeuring door de Hoofdstatisticus, deelt een lid van het DPO-team van de VSA aan de aanvrager mee dat het definitief dossier of het definitief vereenvoudigd aanvraagformulier gefinaliseerd en ondertekend mag worden. Elektronische ondertekening, bij voorkeur via een (met eID) gekwalificeerde elektronische handtekening, kan door de verwerkingsverantwoordelijke, de wettelijke vertegenwoordiger van de instelling of door een persoon met deze bevoegdheid. Als dit laatste het geval is, moet ons via data-aanvragen.vsa@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) ook een bewijs van deze volmacht/delegatie bezorgd worden. Om het indienen van dossiers of vereenvoudigde aanvraagformulieren te vergemakkelijken, staan wij echter ook toe dat de functionaris voor gegevensbescherming/Data Protection Officer/DPO van de instelling dergelijke documenten verstuurt.
In het geval een vereenvoudigd aanvraagformulier goedgekeurd werd, dient een addendum bij het bestaande protocol gevoegd te worden. Het DPO-team van de VSA zal de aanvrager een addendum bezorgen, dat eveneens – zoals hierboven omschreven – ondertekend dient te worden.
- Stap 5
Na ontvangst van:
- het ondertekende “Aanvraagformulier voor individuele gegevens van de VSA”;
- de ondertekende “Verklaring i.v.m. de technische en organisatorische maatregelen i.k.v. de aanvraag voor individuele gegevens van de VSA”; alsook
- het ondertekende “Protocol voor de elektronische mededeling van individuele gegevens van de VSA”;
of
- het ondertekende “Aanvraagformulier voor individuele gegevens van de VSA via de vereenvoudigde procedure”; alsook
- het ondertekende addendum bij het bestaande protocol,
en indien van toepassing ook het bewijs van volmacht/delegatie, zal de Hoofdstatisticus bovenvermeld protocol of addendum ondertekenen.
Het door beide partijen ondertekende protocol of addendum wordt in 2 versies naar de aanvrager verstuurd, namelijk:
in een versie met de originele handtekeningen, bv. met (eID) gekwalificeerde elektronische handtekeningen; en
in een versie die geschikt is voor publicatie (waarbij onderliggende gegevens van gekwalificeerde elektronische handtekeningen niet meer raadpleegbaar zijn), doordat het origineel protocol afgedrukt werd met een PDF-drukker zoals Microsoft Print to PDF, CutePDF Writer.
Die laatst vermelde versie wordt vervolgens door de VSA op de website Statistiek Vlaanderen gepubliceerd.
- Stap 6
De VSA levert de aanvrager de gevraagde individuele gegevens van zodra deze beschikbaar zijn.