Benoemen bestuurders en organisatie algemene vergadering
Hoe voert uw woonmaatschappij een bestuurswissel door in de raad van bestuur? Hoe nodigt u het Vlaams Gewest uit op uw jaarlijkse algemene vergadering? U leest meer over deze procedures en relevante wetgeving op deze pagina.
Profiel en expertise bestuurders
Wonen in Vlaanderen maakte als inspiratie een overzicht van de expertise en competenties die bij voorkeur aanwezig zijn binnen de raad van bestuur van uw woonmaatschappij(PDF bestand opent in nieuw venster). Niet elke bestuurder heeft noodzakelijk alle kennis en competenties, maar ze horen wel aanwezig te zijn in de raad van bestuur.
Hoe een bestuurswissel doorvoeren?
Een bestuurswissel binnen de raad van bestuur van de woonmaatschappij - naar aanleiding van gemeente- of provincieraadsverkiezingen - kan op twee manieren gebeuren:
- ofwel via de gewone of een bijzondere algemene vergadering, die beslist over het ontslag en de benoeming van bestuurders
- ofwel via een (voorlopige) coöptatie door de raad van bestuur.
U leest hieronder meer over de stappen in deze beide procedures.
- Stap 1
Het lokaal bestuur richt een aangetekend schrijven aan de woonmaatschappij met daarin het verzoek om het mandaat van zijn vertegenwoordiger in de raad van bestuur van de woonmaatschappij te willen beëindigen. Dit doen ze ook voor mandatarissen die bestuurder mogen blijven. Dit kan eventueel aangevuld worden met de wens dat het mandaat slechts komt te vervallen net voor het moment dat de nieuwe vertegenwoordiger voor het lokaal bestuur wordt benoemd.
U vindt hier een modelbrief(Word bestand opent in nieuw venster) die lokale besturen hiervoor kunnen (maar niet moeten) gebruiken.
- Stap 2
In hetzelfde (of een ander) aangetekend schrijven draagt het lokaal bestuur minstens twee kandidaat-vertegenwoordigers voor (met eventueel een rangschikking), zodat de algemene vergadering haar keuzerecht voor de benoeming kan uitoefenen. Om het evenwicht tussen mannen en vrouwen te bewaren, lijkt het aangewezen minstens één kandidaat van elk geslacht voor te stellen.
- Stap 3
De raad van bestuur neemt kennis van dit verzoek en start dan een procedure op om tot benoeming over te (laten) gaan, indien er ondertussen minder dan 15 bestuurders in de raad van bestuur zetelen.
Indien er 15 of meer bestuurders zetelen, dan zullen eerst bestuurders ontslag moeten nemen (of krijgen), alvorens een nieuwe bestuurder kan worden benoemd.
Hoe kunnen bestuurders ontslag nemen of krijgen?
- Enkel de algemene vergadering kan bestuurders ontslaan, niet de raad van bestuur.
- Een aangetekende brief van een lokaal bestuur zorgt voor een ambtshalve verval van het mandaat van zijn daarin vermelde bestuurder vanaf het moment dat daarin vermeld staat.
- Een bestuurder kan ook op eigen initiatief zijn functie neerleggen. De aandeelhouders moeten hier geen toestemming voor geven. Wel is het een vereiste dat het ontslag met een liefst schriftelijke verklaring bij de vennootschap wordt ingediend.
Dit kan eventueel met volgende eenvoudige schriftelijke mededeling:
“Geachte mevrouw/meneer [naam] en de algemene vergadering van aandeelhouders,
Hierbij deel ik u mee uit functie te willen treden als bestuurder bij woonmaatschappij [organisatie], en zodoende mijn ontslag indien met ingang vanaf heden. Ik dank u voor het vertrouwen. ….”
- Stap 4
De raad van bestuur kan op twee manieren bestuurders benoemen (en bestaande mandaten verlengen):
- ofwel via organisatie van een algemene vergadering
- ofwel door (voorlopige) coöptatie door de raad van bestuur.
Deadline 2024-2025 - Stap 5
Wanneer de nieuwe bestuurders benoemd of gecoöpteerd zijn, moet de raad van bestuur in de nieuwe samenstelling een voorzitter en een ondervoorzitter benoemen en een nieuw dagelijks bestuur aanwijzen.
Voorbeeld agenda van dergelijke raad van bestuur:
“
- Kennisname einde mandaat voorzitter / ondervoorzitter
- Benoeming voorzitter / ondervoorzitter
- Samenstelling van het orgaan van dagelijks bestuur
“
Op dezelfde vergadering waarop een nieuw bestuurslid wordt gecoöpteerd kan u ook de bovenstaande punten agenderen.
De raad van bestuur kan slechts beraadslagen en geldig besluiten indien ten minste de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De besluiten van de raad van bestuur worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Elke bestuurder beschikt hierbij over één stem.
De benoeming van een voorzitter en ondervoorzitter en de samenstelling van het orgaan van dagelijks bestuur moeten uiteraard rekening houden met de eventuele specifieke bepalingen die daarover in het intern reglement staan. (vb: voordrachtrecht, alternerend voorzitterschap, …)
Voorbeeld besluiten van de raad van bestuur:
“
- De vergadering neemt kennis van het einde van het mandaat van # en # als bestuurder in de woonmaatschappij en neemt bijgevolg ook kennis van het einde van hun respectievelijke mandaat als voorzitter en ondervoorzitter van de raad van bestuur.
- De vergadering beslist om # aan te stellen als voorzitter van de raad van bestuur voor de duurtijd van zijn/haar mandaat als bestuurder. De vergadering beslist om # aan te stellen als ondervoorzitter van de raad van bestuur voor de duurtijd van zijn/haar mandaat als bestuurder.
- De vergadering beslist om overeenkomstig artikel # van het intern reglement, de samenstelling van het orgaan van dagelijks bestuur vast te stellen als volgt: ##
Voormelde leden van het orgaan van dagelijks bestuur worden aangesteld voor de duurtijd van hun mandaat als bestuurder. De algemeen directeur maakt deel uit van het orgaan van dagelijks bestuur voor de duurtijd van zijn functie.
“
- Stap 6
Het ontslag en de benoeming van bestuurders door de algemene vergadering of de coöptatie van bestuurders door de raad van bestuur, alsook de aanstelling van een voorzitter en ondervoorzitter in de raad van bestuur en de samenstelling van het orgaan van dagelijks bestuur, moet gepubliceerd worden in de bijlage tot het Belgisch Staatsblad.
Deze publicatie gebeurt kosteloos voor elke woonmaatschappij, mits vermelding van ondernemingsnummer op het publicatieformulier.
Relevante regelgeving: Vlaamse Codex Wonen
Relevante regelgeving: modelstatuten
Jaarlijkse algemene vergadering: uitnodiging
Nodig het Vlaamse Gewest op de juiste manier uit naar de jaarlijkse (bijzondere) algemene vergadering van woonmaatschappij.
Een woonmaatschappij houdt elk jaar een algemene vergadering. Het Vlaamse Gewest wordt als aandeelhouder op die vergadering uitgenodigd.
Stuur de uitnodiging voor de algemene vergadering met de nodige bijlagen ten laatste 15 kalenderdagen voor de vergadering naar vergaderingshm.wonen@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie) en backoffice@fb.vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het agentschap Wonen in Vlaanderen laat u dan weten wie de gemandateerde ambtenaar zal zijn.
Een uitnodiging aangetekend opsturen is niet meer nodig.
Contact
Met vragen kan u terecht op woonmaatschappij.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).